Principales características del sistema de gestión de documentos ISO

Los requisitos de las normas 9001, 14001 y 27001, hacen que el sistema de gestión de documentos ISO resulte complejo y eventualmente difícil de administrar. Los documentos son muchos y buena parte de ellos cuentan con versiones, revisiones y aprobaciones que deben ser asimilados en periodos de tiempo limitados.

Así las cosas, el sistema de gestión de documentos ISO, deben enfrentar desafíos que solo pueden ser superados con la asistencia de una solución informática. Pero ¿Cuáles deben ser las características de este tipo de solución? Veamos:

Sistema de gestión de documentos ISO – Los desafíos que debe enfrentar

Un sistema de gestión de documentos ISO potencia la implementación de sistemas de gestión basado en normas ISO. Pero la elección de una solución informática debe satisfacer las necesidades de la organización y de los Sistemas de Gestión. ¿Cuáles son esas necesidades? Veamos:

1- Dificultad para acceder a los documentos: algunas organizaciones emplean tiempo y recursos humanos tratando de hallar el documento preciso. La facilidad para encontrar los documentos debe ser una constante en una solución de software dedicada a la gestión documental.

2- Falta de flujo de trabajo en los documentos: suele suceder que las personas que reciben un documento, no sepan qué hacer con él y, lo que es peor, no saben que trámite seguir con él.

3- La confidencialidad de la documentación: algunos documentos deben ser comunicados a todas las partes interesadas dentro de la organización en todos los niveles. Pero otros solo deben ser conocidos por la Alta Dirección, por ejemplo. Contar con un sistema de gestión de documentos ISO, que permita establecer acceso controlado a determinados documentos, es una necesidad que debe satisfacer la solución de software.

4- Control de versiones de documentos: las revisiones de documentos alojadas en múltiples ubicaciones, generan riesgo ya que algunos empleados pueden estar trabajando con versiones desactualizadas. Igualmente, es necesario conocer la evolución del documento desde su origen.

5- Comunicación deficiente: la transmisión de documentos por correo electrónico, puede requerir en un momento dado adjuntar información adicional, lo cual no siempre resulta fácil.

Teniendo en cuenta estas necesidades, podemos definir las características de un sistema de gestión de documentos ISO. Veamos cuáles son:

Características del sistema de gestión de documentos ISO

1- Facilidad de acceso a los documentos: gracias a la App Gestión Documental de ISOTools, cada documento se almacena en el proyecto o carpeta al cual pertenece. Llegar a cada documento no requiere más de 3 clicks. Los usuarios pueden ubicar los documentos, desde cualquier pantalla de la App, sea utilizando la opción de búsqueda, o accediendo a la carpeta del proyecto. La plataforma posee una sección llamada “Mis archivos”, que actúa como un centro de gestión de documentos. Gracias a ello, no hay pérdida de tiempo tratando de hallar un documento.

2- Flujo de documentos intuitivo: la App Gestión Documental de ISOTools, establece en forma automática estados personalizados para la gestión de documentos, y por ende, flujos de trabajo preestablecidos. Estos flujos pueden ser tan complejos o simples como lo requieran las necesidades de la organización. La configuración más utilizada para el flujo de trabajo de documentos es la siguiente:  a-) Borrador b-) Para revisión c-) Para aprobación d-) Aprobado. Este es solo un ejemplo. Las opciones de configuración son infinitas. Tantas, como organizaciones existen en el mundo.

3- Confidencialidad absoluta de la documentación: es posible desarrollar documentos que solo estarán disponibles para un equipo de trabajo, o para los empleados que ostenten determinados niveles de seguridad. Incluso, algunos pueden ser visibles solo para su autor. Esto gracias a la App Gestión Documental de ISOTools.

4- Capacidad para controlar versiones de documentos: la App Gestión Documental de ISOTools, puede registrar un número ilimitado de versiones de un mismo documento, permitiendo regresar o consultar versiones anteriores con un solo click. Igualmente, si el usuario así lo requiere, la plataforma puede mostrar todos los cambios para así, entender la evolución del documento.

5- Comunicación contextual: sabemos que algunos documentos generan discusiones e incluso polémicas. Los comentarios y discusiones generadas por un mismo documento, son guardadas y registradas para futuras consultas, pudiendo ser utilizadas y procesadas a través de un módulo especifico destinado al archivo de ellas.

Software ISOTools Excellence

A través de la App gestión documental de ISOTools las organizaciones pueden automatizar y gestionar de forma eficiente sus documentos, conservar la confidencialidad y aumentar el nivel de confiabilidad de su información.

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