Gestionar la información documentada con un Gestor Documental
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Información documentada en normas ISO: qué puede hacer por ti un Gestor Documental

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Información documentada en normas ISO

Uno de los principales cambios que se han introducido en las últimas versiones revisadas de normas ISO (como la ISO 9001 y la ISO 14001 publicadas en septiembre de 2015) y que, se incluirá en las normas que se revisen en un futuro próximo es la información documentada en normas ISO.

Este requisito establece que las organizaciones deben documentar toda la información de su Sistema de Gestión ISO. No se explicita la forma en que debe documentarse si bien implica la gestión de un mayor volumen de documentación.

Como vimos en el artículo Cómo comenzar a automatizar el Sistema de Gestión ISO, la gestión de la documentación es uno de los principales retos de la gestión de normas ISO.

En el día a día, las organizaciones invierten una gran cantidad de tiempo en la gestión de los documentos de sus Sistema de Gestión, en algunos casos llegando al punto de dedicar más tiempo al trabajo administrativo que a la búsqueda de la mejora continua de los procesos y procedimientos.

Ante esta disyuntiva las organizaciones necesitan contar con herramientas que faciliten el día a día del mantenimiento del Sistema de Gestión y, a su vez, les permita cumplir con el requisito de información documentada en normas ISO. Una de esas herramientas que permite automatizar la gestión de los Sistemas de Calidad, Sistemas Ambientales, etc. son los denominados Software ISO en lo cuáles se suele incluir un aplicativo de Gestor Documental.

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Un Gestor Documental para cumplir con el requisito de información documentada

Un Gestor Documental no es sino un aplicativo dentro de un Software de Gestión ISO que cumple con la funcionalidad de almacenar, administrar, distribuir la documentación de una organización de acuerdo a su estructura y necesidades y, además, sirve de soporte para el resto de actividades y procesos del mantenimiento del Sistema de Gestión puesto que relaciona la documentación con éstos.

Gestor documental

Vamos a ver algunos ejemplos de los principales problemas con los que se encuentran las organizaciones en su día en la gestión de sus documentos y mantenimiento de su Sistema de Gestión y la forma en que un Gestor Documental facilita el trabajo en el día a día:

Problema: gestión en papel de modo que la información no se puede compartir con otros usuarios. Además, es de difícil acceso y vulnerable a pérdidas o deterioros.

Solución: un Gestor Documental permite almacenar toda la información y documentación de la organización en un único repositorio permitiendo el trabajo colaborativo entre las personas que trabajan en el Sistema de Gestión y, además, su acceso es tan fácil como tener un usuario y contraseña y un acceso a Internet. La información está segura y accesible en tiempo real.

Problema: No puedo controlar quién tiene acceso a la documentación

Solución: un Gestor Documental permite evitar la circulación de copias de documentos no controladas ya que toda la documentación se encuentra dentro de un sistema corporativo y cuenta con la funcionalidad de Gestión de Permisos a usuarios o grupos de usuarios para definir a nivel de documento o de carpeta de documentos quién puede acceder o no a la documentación. De esta forma, todos los miembros del equipo pueden trabajar en el mismo entorno y acceder sólo a la documentación pertinente. Por ejemplo, los usuarios pueden acceder a los documentos y la gerencia acceder adicionalmente a datos e indicadores en tiempo real para tomar decisiones.

Problema: nunca encuentro los documentos cuando los necesito

Solución: trabajar con el Gestor Documental incluido dentro de la herramienta Software ISO, permite la fácil localización de documentos con la funcionalidad de Búsqueda avanzada pudiendo conocer el listado de documentos vigentes a tiempo real (por ejemplo, para las auditorías) en pocos segundos.

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Problema: el proceso de revisión, aprobación y distribución de la documentación es complejo y se suelen producir errores

Solución: el Gestor Documental de ISOTools Excellence incluye la funcionalidad de Flujos de Trabajo de Documentos permitiendo desde la solicitud de revisión de un documento hasta la aprobación y distribución del mismo. Se definen distintos flujos de trabajo que permiten asignar a distintos usuarios la redacción, revisión, aprobación y publicación a nivel interno de un documento.

Problema: cuando revisamos un documento, no podemos estar seguros de que todos trabajan con la última versión

Solución: cuando creamos una nueva versión del documento, se inhabilita el acceso a la anterior versión de un documento (sólo puede consultarlo o restaurarlo el Administrador de la herramienta). De esta forma, estamos seguros de que todos los usuarios acceden a la última versión de cada documento.

Además, incluye un Sistema de Alertas de forma que cuando se aprueba la nueva versión de un documento se generan alertas en la propia plataforma y se envían e-mails para notificar de los cambios a los usuarios.

Problema: necesito poder trabajar con mis documentos cuando estoy gestionando el Sistema de Gestión

Solución: el Gestor Documental incluido en la plataforma ISOTolls Excelence no sólo aplica para gestionar los documentos de la organización sino que además interactúa con el resto de aplicativos como apoyo al resto de procesos. Por ejemplo, desde los aplicativos de Mapa de Proceso de de gestión de Recursos Humanos podemos acceder en cualquier momento a los documentos asociados  a estos procesos.

En el caso de ISOTools Excellence, además de resolver los anteriores problemas, cuenta con las siguientes características:

  • Interfaz de usuario amigable e intuitiva.
  • Parametrizable de forma que puede adaptarse a cualquier organización.
  • Soporte por parte de un equipo de consultores expertos que han acompañado en la certificación y automatización de Sistemas de Gestión ISO en más de 15 países.
  • Creación de nuevos documentos desde la propia herramienta.
  • Carga de documentos actuales de forma sencilla y rápida.
  • Integración con Google Drive para trabajar en línea.
  • Información del documento: estado (elaboración, en revisión, aprobado, etc. ), fecha de creación, nombre, tipo de documento, flujo de trabajo donde se encuentra, número de versión, etc.
  • Histórico de cambios y trazabilidad del ciclo de vida del documento: versiones, registro de cambios y acciones que realizan los usuarios como modificaciones, distribución, etc.
  • Eficiente organización de la documentación.

 

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