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Software para la Gestión de la Excelencia

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EFQM Nuevo Modelo de Excelencia Versión 2013En este segundo artículo (aquí podemos ver el primero) propongo llevar a cabo planes de mejora analizando los ejes transversales del Modelo EFQM o dicho de otra manera haciendo una lectura y análisis horizontal del mismo.

Los ejes transversales aparecieron por primera vez en la versión 2003 del Modelo EFQM de Excelencia, nos indican que al poner en marcha planes de mejora y al analizar los distintos procesos que cruzan las áreas funcionales de la organización, estaremos incidiendo con la mayoría de los subcriterios.

Entendemos por eje a un conjunto de agentes facilitadores y resultados que integran los procesos estratégicos, clave y de apoyo, relacionados con conceptos clave de la organización y que siguen una lógica REDER. Dicho de otra manera un eje es un concepto vital  dentro de una organización, el cual está relacionado con varios criterios y subcriterios del modelo.

Enfoqeue lógico REDER para la evaluación de los criterios y subcriterios del Modelo de Excelencia en la Gestión de PerúLa lectura horizontal del Modelo  por ejes nos facilita  el análisis del desempeño de la organización y la identificación de los puntos fuertes y áreas de mejora dentro de los subcriterios alineados al eje.

Cuando se realiza una autoevaluación  general de una organización, como resultado tenemos un elevado número de acciones de mejora. El problema se plantea cuando necesitamos seleccionar aquellas acciones que tengan mayor impacto positivo en la organización.  Si la organización tiene identificados los ejes transversales podremos asociar planes de mejora relacionados con los subcriterios de los ejes seleccionados, haciendo así referencia a la regla 20-80 de Pareto, es decir hay un 20% de las acciones de mejora que nos producen el 80% de los resultados que deseamos alcanzar.

El número de ejes depende de cada organización, aunque podemos hacer referencia a algunos que salieron publicados en la v.2003 del modelo EFQM:

  • Comunicación
  • Responsabilidad social de la organización
  • Creatividad e innovación
  • Clientes
  • Gobierno de la organización
  • Conocimiento
  • Mercado y definición del mercado
  • Personas de la organización
  • Metodología de procesos
  • Proveedores/Partners
  • Sostenibilidad

Este listado de ejes hay que resaltar que es un ejemplo no prescriptivo, pero que lo adecuado sería que cada organización identifique los suyos y personalice los anteriores, ya que    algunos se pueden considerar como demasiado generales.  Lo importante a tener en cuenta a la hora de seleccionar los ejes es pues que no sean demasiado generales ya que se verían involucrados todos los criterios del modelo y la mayoría de subcriterios.

Proceso de Evaluación de la Excelencia según la lógica REDERPor ejemplo la satisfacción de los grupos de interés está relacionada con la mayoría de criterios y subcriterios ya que estamos hablando de resultados en los criterios: 6) clientes, 7) personas, 8) sociedad, 9) accionistas.

Un ejemplo de eje es el de la comunicación externa e interna,  podría estar relacionado con los siguientes subcriterios (v.2010):

1a) Los líderes establecen y comunican una clara dirección y orientación estratégica

1c) Cómo se implican lo líderes en la comunicación con los grupos de interés externos

1d) Cómo se implican lo líderes en la comunicación con las personas de la organización

2d) Cómo se comunica la estrategia y las políticas de apoyo a los grupos de interés

3d) Eficacia de la comunicación en la organización

4d) Gestión de las tecnologías de la información y la comunicación

4e) Gestión de la información y del conocimiento

5a) Comunicación de los cambios y mejora en los procesos

7 a), 7b) Medición de la satisfacción y eficacia de la comunicación  interna

9b) Indicadores  del rendimiento de los sistemas de comunicación y de la información

Dentro de cada eje podemos identificar subejes para hacer un diagnóstico más concreto. Los subejes nos pueden ayudar a analizar mejor el comportamiento de un determinado eje. Por ejemplo en el eje de personas, podrían identificarse los siguientes subejes: comunicación interna, selección y formación,  reconocimiento, compromiso y participación.

El subeje de comunicación interna está principalmente relacionado con todo el grupo de subcriterios anterior pero no con el  1c que es comunicación externa, por lo tanto a la hora de identificar áreas de mejora no sería necesario analizar este subcriterio  1c.

Con este ejemplo hemos construido el subeje de la comunicación interna para analizarlo desde las perspectiva de los agentes: liderazgo, estrategialas personas, los recursos, los procesos y desde los resultados en este caso en las personas y los clave.

Cada organización tiene un número determinado de ejes, se recomienda que tengan entre 6-12, depende del tamaño de la organización. La selección de los subcriterios que formarán parte del eje o subeje dependerán de la situación en la que se encuentre la organización.

El análisis por ejes permite a los evaluadores (internos o externos) comprender mejor las relaciones causa (criterios 1 al 5) y efecto (criterios 6 al 9).

checklistA la hora de la autoevaluación este enfoque nos permite asignar evaluadores no solo por criterios y subcriterios (enfoque vertical) sino también asignar evaluadores por ejes (enfoque horizontal).

Para terminar podríamos considerar también ejes los que el modelo EFQM propone como Conceptos Fundamentales de la Excelencia y luego hacer una matriz de correlación con  los subcriterios que más impactan en cada Concepto de Excelencia

Para implementar y gestionar la evolución y grado de cumplimiento de este proceso, así como el de implantación de un modelo como el EFQM, se debe contar con software apropiado que minimice los tiempos y nos ayude a tener claros nuestros objetivos, estrategia y en qué punto nos encontramos para tomar las acciones correctas hasta llegar del punto A al B, nuestra meta. ISOTools cuenta con software especializado, escalable y a medida para la implementación y gestión de proyectos relacionados con la estrategia corporativa, la implantación de normativas de calidad y modelos de acreditación.


EFQM Nuevo Modelo de Excelencia Versión 2013La filosofía del Modelo EFQM nos propone que pensemos cómo somos de excelentes en nuestra organización en cada un de los 8 conceptos fundamentales de Excelencia analizando la información interna y externa (micro y macro entorno). Estos 8 principios fundamentales describen los pilares esenciales para que cualquier organización pública o privada,  alcance una excelencia sostenida.

El Modelo EFQM permite evaluar dónde se encuentra nuestra organización en su camino hacia la excelencia, ayudándonos a identificar las fortalezas clave y las áreas de mejora en cada uno de esos principios con relación a la Visión y Misión. El grado de excelencia en el que nos encontramos se evaluará a través del esquema lógico REDER que nos permite evaluar  de una manera estructurada el rendimiento de una organización.

Una vez  terminada la autoevaluación por parte de la organización se realizará la reunión de consenso y se hará un  informe con la puntuación obtenida para cada uno de los subcriterios y sus correspondientes puntos fuertes y áreas de mejora detectados.

Como seguramente nos vamos a encontrar con muchas áreas de mejora, el siguiente paso debería ser establecer los criterios para priorizarlas. Algunos de esos criterios que podríamos tener en cuenta pueden ser:

  • La Visión y Misión
  • Los Factores Clave de Éxito más relevantes de la organización
  • La cadena de valor
  • Los objetivos estratégicos que deberían ser obtenidos de la Visión
  • Los resultados clave esperados en los criterios 6,7,8, 9 del Modelo EFQM.
  • Los requisitos de los grupos de interés o stakeholder: clientes, empleados, aliados, sociedad, etc.

Una vez seleccionados los criterios a utilizar se elegirán las áreas de mejora que más impacten en los criterios. Se puede realizar una tabla de ponderación que cruce las áreas de mejora con esos criterios elegidos y se les da una puntuación para priorizarlas según su capacidad para ponerla en marcha (disponibilidad de personal, de tiempo, económica, etc.) y su impacto en el criterio anterior seleccionado.

Una vez seleccionadas las mejoras, se debería hacer una ficha para su seguimiento que contenga el nombre de la acción, el propietario o responsables de su control, fechas de ejecución, indicadores que nos midan la evolución o grado de consecución (rojo, amarillo, verde). Es recomendable que la acción de mejora siga la sistemática REDER-PDCA:

  • Resultados: esperados del enfoque elegido. Deberíamos identificar la relevancia, utilidad y rendimiento de los resultados obtenidos.
  • Enfoque: planificación, descripción de la acción de mejora y sus razones de selección. Ver si la acción de mejora está centrada en las necesidades de los grupos de interés y apoyan claramente la estrategia.
  • Despliegue: cómo se despliega el enfoque, implantación sistemática de la acción de mejora en las áreas consideradas más relevantes para dicho enfoque.
  • Evaluación y Revisión de la acción: cómo y cuándo se evalúa la acción de mejora, es decir que hace la organización para  revisar, perfeccionar y mejorar el enfoque elegido y su despliegue.

Estos procesos de autoevaluación, así como la implantación y gestión del modelo EFQM pueden ser una importante inversión en tiempo por parte del personal de una organización. Por este motivo es recomendable contar con software específico como el que ISOTools pone a su disposición.


EFQM

El Modelo EFQM de Excelencia promueve una autoevaluación sobre 1000 puntos, de la organización en base a cinco criterios agentes y cuatro criterios resultados que abarcan todas las áreas del funcionamiento de la organización.

El sistema de ISOTools Excelencia permite a las organizaciones realizar el proceso de evaluación o autoevaluación a través de un sistema objetivo de valoración del estado de la organización en comparación con el modelo y con otras organizaciones, así como analizar su evolución en el tiempo tras la implantación de las correspondientes líneas de mejora mediante el análisis de indicadores y la generación de informes.


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