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Software para la Gestión de la Excelencia

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Sobre ISOTools

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PLATAFORMA TECNOLÓGICA PARA LA GESTIÓN DE LA EXCELENCIA Demo Login

gestión por procesos

La gestión por procesos es un sistema de gestión organizacional, basado en principios de Calidad   y que se centra en los resultados obtenidos de los procesos internos de cada organización.

Permite conocer cuales son las fortalezas y debilidades del sistema, determinar qué procesos son necesarios y cuales no, aquellos que hay que rediseñar o mejorar, establecer prioridades de mejora, asignar responsabilidades explícitas al personal sobre los procesos, aumentar la capacidad de la organización para crear valor y, sobre todo, crea el contexto óptimo que permita la implantación y mantenimiento de planes de mejora continua.

A la hora de elaborar un mapa de procesos podemos distinguir tres eslabones principales, como son:

  1. Macroproceso: conjunto de procesos interrelacionados que pretenden conseguir un objetivo común. Estos procesos representan las actividades cotidianas de la organización y sirven de apoyo al logro de la estrategia corporativa.
  2. Proceso: conjunto de recursos y actividades relacionados entre sí que se ejecutan para transformar unos insumos en productos o servicios, aportando valor añadido al usuario al que van dirigidos. Podemos distinguir varios tipos:
    • Procesos estratégicos: son los procesos responsables de analizar las necesidades y condicionantes de grupos de interés en el largo plazo.
    • Procesos clave: son aquellos procesos orientados a generar un valor añadido sobre una entrada, para conseguir un resultado que sean satisfactorios tanto para la organización como para el cliente final.
    • Procesos soporte: son los procesos responsables de proveer a la organización de todos los recursos necesarios.
  3. Subproceso: agrupación lógica de actividades secuenciales que contribuyen al objetivo del proceso.

Los principales componentes de la gestión por procesos son:

  • La identificación de los procesos.
  • La coordinación y el control del funcionamiento de la organización.
  • La mejora de los procesos.
  • La determinación de un sistema de información para el seguimiento de los resultados.

Por su parte, un mapa de procesos es un inventario gráfico de los procesos de una organización. Toma como punto de partida los macroprocesos que constituyen la cadena de valor, y los divide en niveles inferiores, con el objetivos de detectar claramente los procesos y subprocesos que lo conforman y la forma como operan.

El enfoque de ISOTools a la gestión por procesos facilita el trabajo a las organizaciones que quieren implementar esta forma de trabajo. Les permite diseñar mapas, procesos, fichas, work flows, indicadores de desempeño, personas participantes, así como vincular objetivos de mejora o requerimientos legales.


Six-Sigma

Six Sigma

Six Sigma es una metodología de mejora de procesos. Se basa en la minimización de la variabilidad de los procesos, logrando de este modo que estos contengan menos errores y por tanto mejorar la calidad del servicio o producto. Entiéndase en este contexto, error como cualquier evento o circunstancia que impida que el producto o servicio no cumpla con los requisitos exigidos por el cliente.


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Existen multitud de herramientas Six Sigma, las cuales son de carácter estadístico. Son empleadas por empresas que pretenden incrementar su productividad. Tanto es así que éstas permiten predecir la solución a un problema, incluso antes de que este se produzca.

A continuación estudiaremos de forma más detallada cada una de las herramientas:

Todas estas herramientas son elementos sencillos que permiten simplificar labores complejas como la identificación de errores en la calidad del servicio o producto. Sin embargo en la actualidad existen avances tecnológicos que permiten de forma eficiente realizar funciones de vital importancia en las organizaciones.

ISOTools es una solución tecnológica que permite a automatización de la implantación y seguimiento de modelos Internacionales de Excelencia y de Estándares de Calidad. Se trata de una plataforma on-line que puede adaptarse a las necesidades de la organización simplificando y dinamizando los procesos burocráticos por los que debe atravesar una organización.


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Cadena-de-valor

Gestión por procesos

Hace unos días hablábamos de la gestión por procesos en las empresas y ya veíamos sus ventajas. La más importante es la capacidad que tiene este enfoque de gestión por procesos de hacernos recuperar la orientación al cliente e identificar durante su definición qué es lo que realmente aporta valor.


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Bien, hoy vamos a ver este sistema de gestión aplicado desde la óptica de un concepto clásico del marketing, La Cadena de Valor, definida por Michael Porter en 1985.

A pesar de los años, esta visión de la empresa, con sus lógicas adaptaciones, se mantiene vigente y se complementa con la gestión por procesos.

Hecho esto, contaremos con una visión global de los procesos por los que se compone una organización, las entradas, recursos, controles y salidas de los que se compone cada uno y las relaciones que existen entre ellos. De esta manera, la dirección de la organización será capaz de identificar qué se puede mejorar en cada uno de ellos y la implicación a otros niveles y procesos que esta requiere.

Desde ISOTools ponemos a disposición de las organizaciones las herramientas necesarias para la gestión de este tipo de sistemas de gestión, desde el conocimiento y la experiencia necesarios para su diseño hasta software específico adaptado a su empresa con el que conocer y mejorar los pormenores de su sistema de gestión en tiempo real.

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La Dirección por objetivos es un estilo de dirección eficaz y motivador, ya que el directivo distribuye entre sus colaboradores no las tareas, sino los objetivos que hay que cumplir, dejando en sus manos la iniciativa en cuanto a los medios. Por tanto, dirigir por objetivos significa delegar decisiones y también señalar previamente los criterios según los cuales se van a juzgar los resultados.

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Este nuevo enfoque de la función directiva centra su preocupación en el para qué del centro educativo, en la capacidad de integrar sus objetivos con un alto nivel de compromiso y aceptación por parte de los componentes de la comunidad educativa, manteniendo en función de esos objetivos la identidad del centro y propiciando la renovación continua del mismo en una constante adaptación de la institución al medio social en que vive. Para ello, obviamente, los objetivos del centro deben estar claramente definidos.

Tres aspectos, estrechamente relacionados, destacan en la dirección por objetivos: planificación participada, coparticipación y corresponsabilidad.

El personal del centro debe participar en la elaboración y planificación de los objetivos institucionales, así como llevar a cabo una participación conjuntamente con sus compañeros, teniendo en cuenta que para que otros puedan realizar las tareas que tienen encomendadas, primero otros deben realizar las suyas. Se crea una motivación a través del compañerismo.
Las funciones del director en este contexto son:

  • Concepción del centro global, considerado como un todo
  • Actitud motivadora, creativa y potenciadora de compromisos individuales
  • Determinación concreta, específica y compartida de los objetivos individuales
  • Planificación participativa de actividades
  • Asignación concreta de responsabilidades de cada uno en los resultados
  • Coordinación de las aportaciones de los sectores de la comunidad escolar
  • Renovación constante de las metas de la organización en base a los resultados
  • Mantener una estructura relacional
  • Dirección centrada en tareas de impulso, motivación, apoyo y comprensión
  • Aceptación de responsabilidades compartidas por todos
  • Alto grado de comprensión y aceptación de los objetivos

Los objetivos institucionales deben fijarse en las siguientes áreas:

  • Productividad de la organización: dónde se tiene en cuenta la evolución de los alumnos
  • Integración en la organización: desarrollo personal y profesional de los docentes, su participación en la toma de decisiones e innovación y cambio
  • Salud de la organización: buen funcionamiento de los recursos humanos y materiales con el entorno
  • Realimentación de la organización: teniendo en cuenta los resultados de objetivos de análisis de la situación y del proceso de rectificación.

En todo centro educativo que quiera seguir la metodología de la dirección por objetivos, se deben definir los mismos y realizar una planificación de cómo se llevará a cabo la consecución de dichos objetivos, siempre contando con la colaboración de toda la comunidad educativa (personal del centro en primer lugar, padres y alumnos en segundo).

Es muy importante que el personal del centro se sienta integrado en la consecución de los objetivos y actúe de forma conjunta con el resto de personas. Para ello, el director debe desempeñar su papel de coordinador de todo el proceso, ayudando y motivando en todo momento a sus colaboradores.

Para hacer más llevadera esta función, ISOTools cuenta con una solución Balanced Scorecard o CMI, que permite al centro definir sus objetivos estratégicos, además de iniciativas, etapas y tareas derivadas de éstos. Y unos indicadores y metas, que permiten ver la evolución y consecución de los objetivos.

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procesos

Procesos

La Gestión por Procesos es la forma de gestionar los centros educativos  basándose en los Procesos, entendiendo estos como una secuencia de actividades orientadas a generar un valor añadido sobre una entrada para conseguir un resultado, y una salida que a su vez satisfaga los requerimientos del Cliente, en este caso (alumnos y familias).

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La Gestión por Procesos es la piedra angular tanto de las normas ISO como de los modelos de Excelencia. Su implantación puede ayudar a una mejora significativa en todos los ámbitos de gestión de las organizaciones.

Para toda la definición de la información del proceso, se tendrá que asignar un responsable por proceso y las personas involucradas en el proceso para que puedan aportar y entre todos ir desarrollando el proceso en cuestión. En los centros educativos suelen formar grupos de trabajo por proceso para ir desarrollando la información.

El enfoque de ISOTools a la gestión por procesos facilita el trabajo a las organizaciones que quieren implementar esta forma de trabajo sin recurrir a la certificación o acreditación. ISOTools les permite diseñar mapas, procesos, fichas, work flows, indicadores de desempeño, personas participantes, así como vincular objetivos de mejora o requerimientos legales.

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Procesos

Enfoque basado en procesos

A la hora de gestionar una organización por procesos nos planteamos una serie de cuestiones que son clave:

  • ¿Por qué la gestión por procesos?
  • ¿Qué diferencia hay entre un proceso y un procedimiento?
  • ¿Cómo podemos clasificar los procesos?
  • ¿Cómo controlar y gestionar un proceso?

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Respecto a la primera cuestión podemos subrayar que las empresas de la era industrial se organizaban verticalmente o por áreas funcionales ya que se creía que el fraccionar la empresa en trozos o departamentos  más pequeños se podía controlar mejor. Pero este planteamiento se ha demostrado que no funciona ya que:

Conclusión: para cada indicador además de definir el qué se medirá, debe quedar claro el cómo se medirá, quién lo medirá, la frecuencia de medición y la frecuencia de revisión.

ISOTools provee de las herramientas necesarias para que este proceso, tanto en su fase de implantación como en su fase de gestión y evaluación, resulte eficaz y eficiente en términos económicos y de recursos empleados.

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Acreditación en Salud

El enfoque basado en procesos es un modelo recomendado a nivel internacional como herramienta de gestión, su aplicación en la gestión de calidad de las instituciones de salud mostrará resultados importantes y será un punto de partida para su introducción en este tipo de organizaciones. Leer más


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