Auditoría interna Archives - Página 2 de 2 - Software ISO
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Auditoría interna

ISO 9001

Auditoría

Antes de enfrentarnos a un proceso de auditoría es fundamental que el equipo auditor lleve a cabo una reunión inicial con los auditados.

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El objetivo de esta reunión es establecer un clima adecuado para la auditoría y garantizar que tanto los auditores como los auditados compartan los mismos objetivos, además de cuadrar la agenda y tener clara la metodología de la auditoría.

Lo principal es dejar bien claro cuál es el propósito de la auditoría y no convertir el proceso en un interrogatorio, sino en una conversación fluida donde el auditado no tenga ningún problema en preguntar y aportar. Si generamos un clima cómodo el auditado no tendrá inconvenientes en expresar sus “sentimientos” sobre la ISO 9001. Pude ser que nos diga que la calidad sólo es papeleo, que es una inutilidad, que manejan el proceso de manera independiente a los requisitos de la ISO…  en este momento estamos ante una oportunidad para simplificar el proceso que estamos auditando, aumentando así la rentabilidad de la organización.

Tenemos que evitar que el auditado sienta que el día de la auditoría es un día de inspección, de examen, de posibilidad de que lo sancionen reduciéndole su sueldo… ¡no!. Es la magnífica oportunidad que tienen de expresar sus logros, sus éxitos, cómo las mejoras que propusieron han dado sus frutos y resultados y cómo sus problemas se pueden convertir en oportunidades de mejora.

Este proceso clave debe de dejarse recogido en el procedimiento de Auditoría Interna de la organización especificando sus objetivos.

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ISO 9001

ISO 9001

Hoy estrenamos una serie de post enfocados a ayudar a directivos, representantes de la gerencia, responsables de calidad y auditores internos a desarrollar los procesos de auditoría interna en la organización cumpliendo los requerimientos de ISO 9001:2008 y además aportando un valor real a la organización.

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Según la norma de vocabulario de la ISO 9000 una Auditoría es «proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría (registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información) y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los  criterios de auditoría  (conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia)».

La clasificación más común que se realiza para con las auditorías son:

En esta serie de post que desarrollaremos  en un mes y medio trataremos de desvelar factores clave de éxito de una auditoría interna desde la implicación del personal, cómo seleccionar y trabajar con el equipo de auditores internos, cuáles son los pasos de preparación de la auditoría, el desempeño de la auditoría y por último la emisión del informe y el desarrollo del plan de mejora.

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Gestión del PMG Auditorías internas con ISOToolsEl Programa de Mejoramiento de Gestión (PMG) es una de las herramientas para aplicar, entre otros, el Proceso de Auditoría Interna en el Sector Gubernamental chileno. Este programa se encuentra vigente para aquellas instituciones que se encuentran en el marco básico. Su objetivo es crear y fortalecer las Unidades de Auditoria, con el objeto de desarrollar en forma permanente y continua, auditorias de carácter general, estratégico, fundamentalmente preventivas, de apoyo a la gestión, el análisis y la toma de decisiones en el resguardo de los recursos públicos.

El Proceso de Auditoría Interna en el Sector Gubernamental se basa en normas internacionales de auditoría, adecuadas a la realidad nacional, orientándose por lo tanto a que los profesionales de la Auditoría Interna puedan realizar su labor como una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor a la Administración en el cumplimiento de sus objetivos y mejorar las operaciones en el Estado, mediante un enfoque sistemático y disciplinado.

El Marco Básico del Sistema de Auditoría Interna comprende cuatro etapas y sus respectivos productos:

Etapa I

  • La institución crea formalmente la Unidad de Auditoria Interna, considerando al menos el nombramiento formal del jefe de la unidad, su dependencia directa del jefe de Servicio y sus objetivos son concordantes con las orientaciones estratégicas de la institución.
  • La institución formula y/o actualiza el Estatuto de Auditoria interna, aprobado por el Jefe de Servicio.
  • La institución informa los antecedentes de funcionamiento de la Unidad de Auditoría, realizando un análisis de fortalezas y debilidades de la Unidad de Auditoria, identificando las competencias específicas que requieren para el funcionamiento de la Unidad y participación en los Comité de Auditorías Ministeriales y Regionales.

Etapa II

  • Gestión del PMG Auditorías internas con ISOToolsLa institución, a través de la Unidad de Auditoría Interna, elabora un diagnóstico a partir de la Matriz de Riesgos Estratégica, indicando los procesos estratégicos y de soporte, subprocesos y etapas, de manera de priorizar los temas a auditar y fundamentar el Plan Anual de Auditoría.
  • La institución, a través de la Unidad de Auditoria Interna elabora un Plan Anual de Auditoría para el año siguiente en base al diagnóstico realizado considerando las tres líneas de auditoria: Institucional, contemplando un número de auditorias congruente con los niveles de criticidad de los riesgos y los recursos humanos disponibles; Ministerial y Gubernamental.

Etapa III

  • La institución, a través de la Unidad de Auditoria Interna ejecuta el Plan Anual de Auditoría correspondiente al período considerando al menos que: i) aplica los mecanismos de auditoria de acuerdo a la metodología establecida por el Consejo de Auditoria Interna General de Gobierno, que indica al menos las orientaciones que se deben tener presente para programar, ejecutar e informar la ejecución de los Planes Anuales de Auditoria; ii) realiza las actividades especificadas en el Plan Anual de Auditoria, incluyendo las tres líneas de auditoría Institucional, Ministerial y Gubernamental.
  • La institución, a través de la Unidad de Auditoria, genera mensualmente informes de resultado de la ejecución del Plan Anual de cada una de las auditorias realizadas con sus respectivos programas, identificando objetivos generales y específicos, alcance, oportunidad y análisis de los resultados, entre otros aspectos.

Etapa IV

  • Gestión del PMG Auditorías internas con ISOToolsLa institución, informa al Consejo de Auditoria las medidas correctivas o preventivas (compromisos) respecto a las recomendaciones señaladas por la Unidad de Auditoria, enviando un informe de seguimiento de los compromisos adoptados por el Servicio.
  • La institución, a través de la Unidad de Auditoría, elabora e implementa un Plan de Seguimiento de las recomendaciones formuladas en los informes de auditoría interna, señalando al menos las materias sobre las que se hará seguimiento, los compromisos, plazos y responsables considerando la auditoria contemplada en el Plan, el hallazgo que originó el compromiso y el grado de cumplimiento de éste entre otros aspectos.
  • La institución debe cumplir con un porcentaje mínimo de implementación del Plan de Seguimiento con la finalidad de asegurar la disminución del nivel de riesgo existente en la administración de los recursos.
  • La institución deberá al menos mantener el grado de desarrollo del sistema de acuerdo a cada una de las etapas tipificadas.

Conozca más sobre los objetivos y requisitos de cada etapa.

Gracias a la automatización del Modelo Auditorías con ISOTools, podrá disfrutar de las siguientes beneficios:

  • Aumenta la frecuencia de auditorías.
  • Sistematizar los avisos y distribución prácticas de tareas.
  • Aplicar la evaluación matricial de Riesgos.
  • Compara el desempeño a lo largo del tiempo (Mejora Continua)
  • Identifica puntos críticos y ordena el análisis de debilidades
  • Facilita las comunicaciones (especialmente informes de desempeño)
  • Organiza los Planes de GestiónGestión del PMG Auditorías internas con ISOTools
  • Evalúa el cumplimiento legal y reglamentario
  • Definir mediadas preventivas y de apoyo a la gestión.
  • Análisis de inidcadores y generación de informes para la toma de decisiones en el resguardo de los recursos públicos.
  • Definición de los planes Anuales de auditoría, de Seguimiento.

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