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Gestión por procesos

procesos internos

Procesos internos

Los procesos internos de negocio son un conjunto de actividades que se realizan por una persona o más con el fin de conseguir los objetivos de gestión. Para que una organización sea productiva y rentable, los procesos deben ser eficientes. El objetivo de la mejora de los procesos internos es mejorar de forma continua la productividad de los procesos.

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Procesos

Procesos

En ocasiones puede ser confuso el procedimiento para llevar a cabo la implementación de una gestión por procesos. Por ello, a continuación vamos a exponer una metodología con la que aumentan las posibilidades de éxito a la hora de implantar la gestión por procesos en una empresa o institución de cualquier tipo.

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Procesos

Procesos

Como ya hemos visto en otros artículos anteriormente, podemos definir los procesos como aquel conjunto de actividades interrelacionadas entre sí que, a partir de una o varias entradas de materiales o información, dan lugar a una o varias salidas también de materiales o información con valor añadido. Es decir, son la manera en la que se hacen las cosas en la organización.

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Procesos

Procesos

Las organizaciones son tan eficientes como lo son sus procesos. La mayor parte de las organizaciones han tomado conciencia de esto y se han planteado cual es la forma de mejorar dichos procesos para así evitar algunos males habituales. Estos pueden ser el bajo rendimiento, el poco enfoque al cliente, las barreras departamentales o los subprocesos ineficientes debido a la falta de visión global del proceso.

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La Dirección por objetivos es un estilo de dirección eficaz y motivador, ya que el directivo distribuye entre sus colaboradores no las tareas, sino los objetivos que hay que cumplir, dejando en sus manos la iniciativa en cuanto a los medios. Por tanto, dirigir por objetivos significa delegar decisiones y también señalar previamente los criterios según los cuales se van a juzgar los resultados.

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Este nuevo enfoque de la función directiva centra su preocupación en el para qué del centro educativo, en la capacidad de integrar sus objetivos con un alto nivel de compromiso y aceptación por parte de los componentes de la comunidad educativa, manteniendo en función de esos objetivos la identidad del centro y propiciando la renovación continua del mismo en una constante adaptación de la institución al medio social en que vive. Para ello, obviamente, los objetivos del centro deben estar claramente definidos.

Tres aspectos, estrechamente relacionados, destacan en la dirección por objetivos: planificación participada, coparticipación y corresponsabilidad.

El personal del centro debe participar en la elaboración y planificación de los objetivos institucionales, así como llevar a cabo una participación conjuntamente con sus compañeros, teniendo en cuenta que para que otros puedan realizar las tareas que tienen encomendadas, primero otros deben realizar las suyas. Se crea una motivación a través del compañerismo.
Las funciones del director en este contexto son:

  • Concepción del centro global, considerado como un todo
  • Actitud motivadora, creativa y potenciadora de compromisos individuales
  • Determinación concreta, específica y compartida de los objetivos individuales
  • Planificación participativa de actividades
  • Asignación concreta de responsabilidades de cada uno en los resultados
  • Coordinación de las aportaciones de los sectores de la comunidad escolar
  • Renovación constante de las metas de la organización en base a los resultados
  • Mantener una estructura relacional
  • Dirección centrada en tareas de impulso, motivación, apoyo y comprensión
  • Aceptación de responsabilidades compartidas por todos
  • Alto grado de comprensión y aceptación de los objetivos

Los objetivos institucionales deben fijarse en las siguientes áreas:

  • Productividad de la organización: dónde se tiene en cuenta la evolución de los alumnos
  • Integración en la organización: desarrollo personal y profesional de los docentes, su participación en la toma de decisiones e innovación y cambio
  • Salud de la organización: buen funcionamiento de los recursos humanos y materiales con el entorno
  • Realimentación de la organización: teniendo en cuenta los resultados de objetivos de análisis de la situación y del proceso de rectificación.

En todo centro educativo que quiera seguir la metodología de la dirección por objetivos, se deben definir los mismos y realizar una planificación de cómo se llevará a cabo la consecución de dichos objetivos, siempre contando con la colaboración de toda la comunidad educativa (personal del centro en primer lugar, padres y alumnos en segundo).

Es muy importante que el personal del centro se sienta integrado en la consecución de los objetivos y actúe de forma conjunta con el resto de personas. Para ello, el director debe desempeñar su papel de coordinador de todo el proceso, ayudando y motivando en todo momento a sus colaboradores.

Para hacer más llevadera esta función, ISOTools cuenta con una solución Balanced Scorecard o CMI, que permite al centro definir sus objetivos estratégicos, además de iniciativas, etapas y tareas derivadas de éstos. Y unos indicadores y metas, que permiten ver la evolución y consecución de los objetivos.

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procesos

Procesos

La Gestión por Procesos es la forma de gestionar los centros educativos  basándose en los Procesos, entendiendo estos como una secuencia de actividades orientadas a generar un valor añadido sobre una entrada para conseguir un resultado, y una salida que a su vez satisfaga los requerimientos del Cliente, en este caso (alumnos y familias).

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La Gestión por Procesos es la piedra angular tanto de las normas ISO como de los modelos de Excelencia. Su implantación puede ayudar a una mejora significativa en todos los ámbitos de gestión de las organizaciones.

Para toda la definición de la información del proceso, se tendrá que asignar un responsable por proceso y las personas involucradas en el proceso para que puedan aportar y entre todos ir desarrollando el proceso en cuestión. En los centros educativos suelen formar grupos de trabajo por proceso para ir desarrollando la información.

El enfoque de ISOTools a la gestión por procesos facilita el trabajo a las organizaciones que quieren implementar esta forma de trabajo sin recurrir a la certificación o acreditación. ISOTools les permite diseñar mapas, procesos, fichas, work flows, indicadores de desempeño, personas participantes, así como vincular objetivos de mejora o requerimientos legales.

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La Gestión de Competencias para el desarrollo de los Recursos Humanos y en general para la organización, es una práctica cada vez más extendida tanto en el sector privado como público. La eficiencia profesional se logra haciendo uso de competencias profesionales así como de competencias personales.

tipos de competenciaCompetencia se define como un conjunto identificable y evaluable de capacidades que permiten desempeños satisfactorios en situaciones reales de trabajo, de acuerdo a estándares históricos y tecnológicos vigentes, y afectan la calidad de productos y/o servicios.

  • Competencias Genéricas: Adaptación al cambio, Creatividad e Innovación, Lealtad y Sentido de pertenencia, Orientación al cliente, Trabajo en equipo.
  • Competencias Específicas: Compromiso, Credibilidad técnica, Dinamismo, Don de mando, Liderazgo, Pensamiento estratégico, Precisión, Relaciones públicas, Tolerancia a la presión.

Cada organización define su “Catálogo de Competencias” y los niveles de las mismas necesarios para desarrollar actividades en la organización.

Una buena identificación de competencias y niveles establecidos, hacen más fácil evaluar a los trabajadores en sus puestos, poder reconocer el empleado más idóneo para optar a un puesto vacante en la empresa, así como  reconocer de esta forma deficiencias en la organización a nivel individual o a nivel de puesto.

Tras la toma de conciencia de ello se deben establecer formaciones que hagan que cada día la brecha entre competencias requeridas y disponibles sea menor o idóneamente que no exista.

ISOTools permite la automatización de todo el proceso. Definición del Catálogo de competencias con los distintos niveles, asignación a cada puesto y rol de la organización estableciendo unos valores recomendados y de riesgo para así evaluar a cada persona según su puesto y rol que ocupa o alguno al que puede optar.

Todas las evaluaciones quedan registradas en el curriculum de la persona y automáticamente se forma la matriz de competencias requeridas, disponibles y potenciales. De forma muy visual y siempre con la información actualizada.

El entorno es cambiante, las necesidades en la sociedad, normas, exigencias…, todo ello hace que las organizaciones tengan que estar preparadas, resistan y evolucionen. La mejora continua basada en personas, procesos y estrategia es el camino hacia la excelencia.


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