Sistemas de Gestión Integrados

Si trabajo en la integración desde varios departamentos, ¿qué problemas se pueden presentar?

Cuando hablamos de que la integración se hace desde diferentes departamentos nos referimos a que los responsables de cada sistema de gestión (Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional) pertenecen a diferentes áreas o departamentos.

¿Son los problemas a los que se enfrenta una organización de este tipo diferentes a los que se presentan cuando es un solo departamento o área?

En este caso, el Sistema de Gestión acumula las problemáticas asociadas a la integración junto con otras dificultades específicas de la inexistencia de la falta de unidad en la gestión. Así, además de la documentación en paralelo, la duplicidad de los trabajos asociados a la documentación (revisión, actualización, modificación…), la confusión y contradicciones en la información o el excesivo tiempo dedicado a las actividades de control y seguimiento, añadimos las siguientes cuestiones:

• Pueden llegar a generarse conflictos entre procesos transversales. Si un proceso se distribuye entre diferentes departamentos, puede no llegarse a acuerdo a la hora de redactar, aprobar e implementar el proceso. Esto puede llegar a generar una gran cantidad de retrasos en la operativa de procesos.
• Como consecuencia de lo anterior, se producen conflictos internos derivados de la falta de entendimiento o la falta de una correcta asignación de las responsabilidades de procesos comunes y procesos relacionados. Con ello, la organización sufre el desgaste y enfrentamiento entre las personas que forman parte de ella.
• Cada elemento que constituye el SIG, al depender de departamentos o áreas independientes entre sí, puede llegar a ser estanco y hermético a las posibles relaciones con otros elementos o procesos. De este modo, el sistema de gestión ve dificultada su verdadera integración.
• Ante esta perspectiva, una de las principales consecuencias es que la organización no mejora y no se nutre de la experiencia acumulada por todos sus elementos. El SIG no llega a permeabilizarse en todos los niveles por las barreras estructurarles y la visión compartimentada de la organización.

Como conclusión, se observa que el mantenimiento de un sistema integrado de gestión se enfrenta a mayores trabas cuando no hay una unidad en cuanto al manejo del mismo, por lo que la máxima coordinación y visión de conjunto es necesaria para asegurar que la organización puede mantener ese Sistema de Gestión sin verse avocada a la separación total de los sistemas que lo integran.