¿Qué problemáticas se originan de la integración de sistemas de gestión desde un único departamento?
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Sistemas de Gestión Integrados

¿Qué problemáticas se originan de la integración de sistemas de gestión desde un único departamento?

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Una organización que cuenta con una estructura en la que un único departamento trabaja en la integración de los diferentes sistemas de gestión normalmente opta por la implementación de forma progresiva de las normas.

La preexistencia de una norma ya implementada y certificada condiciona el tipo de ajustes que se van a tener que poner en marcha para que una nueva certificación funcione en la organización y que el sistema de gestión trabaje como uno solo.

En otros casos, se opta por la implementación simultánea de dos sistemas de gestión y hay que ajustar por ambas partes para lograr cumplir con todos los requisitos del estándar de referencia y que el resultado sea satisfactorio y funcione.

En estas dos situaciones o en cualquier otra que se pueda presentar, siempre hay que reajustar por una o por otra parte y las personas se ven avocadas a tener que refrescar y actualizar conceptos. La forma en la que se trabajaba ya no es la misma y antiguas operativas pueden interferir o no ser las adecuadas para la nueva situación.

Con todo esto, los problemas más destacados para la organización que surgen como consecuencia de este cambio en los sistemas de gestión son:

  • Se trabaja con documentación en paralelo que dan cumplimiento a los requisitos de la norma. Con ello, la utilización de la documentación genera dudas: ¿es esta la que hay que aplicar o es esta otra que viene por el cumplimiento de otra norma?
  • Al contar con una gran variedad de documentación, hay que tener en cuenta que ésta va a precisar de una actualización, revisión y modificación constante, así como puede haber registros que recopilen información similar, pero que correspondan cada uno a un sistema de gestión. En resumen, el sistema de gestión se convierte en papeleo constante y las personas trabajan para el sistema cuando el sistema tendría que estar trabajando para la organización.
  • Si un procedimiento o registro no se ajusta de forma adecuada puede llevar a que sea inoperativo, que se genere confusión entre las personas que tienen que aplicarlo o entre las personas que tienen que participar en la generación de los registros que van asociados a él. Con ello, podemos encontrarnos con una información contradictoria que no beneficia que las personas de la organización tengan confianza en el sistema de gestión integrado.
  • Se multiplican los seguimientos y las actividades de control, de forma que se superan los mecanismos tradicionales, existiendo una dedicación de tiempo muy alta, para asegurar que las actividades derivadas del SIG se están llevando a cabo y lo más importante, para verificar su eficacia.

 

Como vemos, integrar no es una tarea fácil desde un único departamento, aunque con esta estructura se facilita que la gestión se concentra en determinadas personas que están en contacto o relacionadas con todos los sistemas a la vez.

Las decisiones tomadas en la integración y gestión de los sistemas se harán desde una perspectiva global lo que ayuda a ver el sistema como uno solo y controlar las consecuencias e impactos en conjunto.

 

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