Administración Archives - Página 2 de 2 - Software ISO
cerrar

Software para la Gestión de la Excelencia

Cerrarcerrar_megamenu

Sobre ISOTools

Cerrarcerrar_megamenu
PLATAFORMA TECNOLÓGICA PARA LA GESTIÓN DE LA EXCELENCIA Demo Login

Administración

La estrategia empelada para establecer un desarrollo de los Municipios es el Programa de Gestión de Calidad para los Servicios Municipales, el cual se encuentra liderado por la Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo, Chile Calidad y la Asociación Chilena de Municipalidades.

En anteriores publicaciones comentamos que el Modelo Gestión de Calidad de los Servicios Municipales se trataba de un grupo de actividades que juegan un papel fundamental para mantener un desarrollo de la Mejora Continua y alcanzar la Excelencia.Sala de reuniones

Los municipios son instituciones del Estado que tienen como objetivo dar respuesta a las necesidades de los ciudadanos, proporcionando un servicio de calidad para la sociedad. Para ello se establece un ciclo PDCA de mejoramiento continuo.

Aunque  siempre ha existido la necesidad de mejorar la gestión de las Municipalidades en Chile, es a partir de los años 90 cuando se inicia el trabajo para lograr una mejora de la gestión de los municipios más destacados de Chile,  a su vez se procedió a fortalecer aquellos municipios que presentaban carencias en su gestión.

Cuando se tiene la intención de mejorar la calidad es imprescindible contar con la colaboración humana y económica.

Fue en el año 2000 cuando los municipios comenzaron a experimentar una evolución importante en el tema de la gestión. Por otro lado, la decisión de no haber realizado una adecuada inversión de capital humano que estuviese a favor de la iniciativa supuso un incremento o  una desviación del esfuerzo, lo que dio como resultado que los municipios presentaran ciertas carencias.

A partir del 2006 se trabajó apostando por el desarrollo de un programa que contribuyera con herramientas fundamentadas en Modelos de Gestión de Excelencia. Con ello, se alcanza una correcta gestión de los municipios y es un año después cuando se da comienzo con las certificaciones de los servicios municipales.

Personal

 

Todos los procesos de Autoevaluación, Diseño e Implementación de Planes de Mejora se encuentran apoyados técnica y económicamente por la SUBDERE

Para realizar una actualización de todos los Municipios, este proceso  debe estar asociado a determinados objetivos y métodos que estén respaldados política y económicamente. Atendiendo sobre todo al uso de indicadores concretos con los que obtener mejoras y por lo tanto la modernización de las Municipalidades.

En ISOTools llevamos años trabajando en el sector público y muchas Municipalidades han confiado en la Plataforma como herramienta de apoyo que facilite su avance hacia la mejora continua. Autoevaluación, gestión de indicadores, planes de mejora…todo ello puede ser gestionado fácilmente con ISOTools.


En anteriores artículos ya hemos hablado sobre las ventajas de utilizar la metodología Lean para la mejora continua y la excelencia en una organización.

El tema que nos ocupa hoy se centra en la metodología Lean para oficinas, o dicho de otro modo, vamos a explicar como se aplica Lean en los procesos administrativos de una organización. Lean office

Cómo ya indicamos en días anteriores, la metodología Lean históricamente se centraba en analizar todas y cada uno de las actividades del proceso productivo industrial, con el fin de optimizar las tareas implicadas y obtener un mayor rendimiento. Sin embargo, con el paso del tiempo se ha observado que una parte importante del potencial de mejora de una empresa reside fuera del proceso productivo.

Si se decide aplicar Lean en los procesos administrativos, podemos centrarnos en un área mayor de análisis. Ésta área comprendería desde la orden del cliente hasta el pago de la factura, y este intervalo de tiempos  se conoce como Lead Time. El Lead Time será el resultado de sumar todos y cada uno de los pasos del proceso de transformación del producto, las tareas de los procesos administrativos de reproducción y el Post Producción (servicio post venta, atención al cliente, facturación, pago a proveedores, etc).

Los motivos por los que aplicar Lean en la administración son muchos, a continuación destacamos los más relevantes:

–       Aproximadamente tres de cada cuatro quejas que hacen los clientes están relacionadas con procesos administrativos, por ejemplo, las eternas esperas, datos erróneos, problemas de comunicación en momentos decisivos, etc.

–       Tareas no estandarizadas ni automatizadas, lo que supone una pérdida importante de tiempo y de coste en tareas no esenciales, como por ejemplo, la excesiva burocracia, el desconocimientos de los objetivos organizacionales, dificultad a la hora de encontrar los documentos y la información, etc.

Por otro lado, tenemos que destacar que la aplicación del Lean Office a áreas de soporte de la organización permite mejorar la gestión del conocimiento en la empresa. Según estudios realizados, al menos el 80% del conocimiento sobre cómo funcionan los procesos pertenecen a los empleados. De esta forma la empresa se hace totalmente dependiente de su personal y si el empleado implicado no está disponible, pueden surgir problemas a corto plazo para la empresa.

Por último destacamos las principales ventajas de adoptar una estrategia Lean Office en sus procesos administrativos:

  • Aumentar el control sobre los procesos, base fundamental para la mejora continua.
  • Centrarse en los procesos, en lugar de en las personas.
  • Mayor transferencia de conocimiento entre los empleados.

Lean office 1

  • Eliminación de los desperdicios en los procesos, aportando un mayor valor al cliente.
  • Procesos de trabajo definidos y estandarizados, lo que asegura reducir las desviaciones negativas de los resultados prefijados, con independencia del empleado que lleve a cabo la tarea.

 

Desde ISOTools  apostamos por la aplicación de métodos como Lean para la consecución de la excelencia y el desarrollo de la mejora continua en las organizaciones, por ello ofrecemos nuestro Software Web de última generación para Sistemas de Gestión de fácil manejo y Outsourcing de Servicios de Consultoría.

 

 

 


Esta nueva norma ISO ofrece soluciones ante la problemática que se deriva del proceso de facturación en las organizaciones y que en muchas ocasiones provoca la insatisfacción del cliente con el servicio o producto adquirido. Cubre los servicios públicos de red de suministro de luz, gas, agua, saneamiento, calefacción urbana y comunicaciones.

ISO 14452 afecta a todas las facturas o declaraciones de los servicios en las  que existe una relación contractual en el largo plazo entre el cliente y el proveedor. Es independiente de la forma de pago que se lleve a cabo, incluso se aplica a los servicios carecen de mediador y a aquellos pagos que se realizan en el mismo punto de entrega del bien o servicio.

La ISO 14452:2012 se centra en la integración de una Red de Servicios de Facturación en la organización. Esta red permite establecer un marco de actuación que asegure a los clientes que las facturas que reciben presentan cuentas claras, exactas, completas y de fácil compresión en su lectura.

El principal objetivo de esta norma es proporcionar una nueva forma de lidiar con las preocupaciones del cliente sobre la facturación, y para ello se basa en las características intrínsecas de cada mercado.

Los beneficios que se pueden extraer de esta norma son muy diversos y abundantes, los principales son:

  • Menor número de quejas por servicios de utilidad.
  • Reducción de costes operativos.
  • Optimización en el proceso de recuperación de deuda.
  • Aumento de la satisfacción del cliente.
  • Mejorar los métodos de pago.
  • Establece puntos de referencia para las expectativas del cliente.
  • Permite la implantación de tecnología de medición inteligente y de fuente de información.
  • Facilita la innovación en la facturación.

El fin principal que  persigue  la Organización Mundial de Normalización (ISO) con  la integración de una Red de Servicios de Facturación como esta, es mantener una sociedad más justa, donde se desarrolle una facturación clara y concisa para el consumidor y los distintos grupos de interés afectados.

Esta norma es consecuencia de las actividades irregulares  que venían realizando algunas organizaciones  a cerca de los importes, contenidos y criterios de cobro y devolución que establecían a sus clientes y proveedores de forma injustificada.

Desde ISOTools somos conscientes de que el desarrollo de normas como la ISO 14452 son fundamentales para la lucha por una sociedad más justa para todos. Además, tenemos que remarcar que esta norma no sólo presenta una única vertiente social, sino que también, permite instaurar en las organizaciones sistemas de gestión que optimicen las actividades relacionadas con la facturación, el cobro y el pago de facturas.

En ISOTools ponemos a disposición de todas las organizaciones una Herramienta Única que permite una gestión óptima de los procesos que se llevan a cabo tanto administrativos, como aquellos destinados a la gestión de la calidad, seguridad de la información, etc.


Chile y las normas de calidad ISOChile es el país latinoamericano con mejor perspectiva de crecimiento en el mercado de los estándares internacionales. Esto es así ya que ha sido el país que tardado menos en percibir la creciente necesidad de incorporar normas de calidad de reconocimiento internacional.

Esta demanda ha tomado gran intensidad en el país debido a las exigencias del cliente, el proveedor, el mercado, las leyes de inocuidad de los alimentos, las exportaciones, la crisis energética, el medio ambiente etc.

Las normativas de calidad que han cobrado mayor importancia en Chile son las normas ISO 9001 e ISO 14001 las cuales continuarán encontrándose entre las preferidas por las empresas en los próximos años.

En este contexto, también hay que señalar la importancia que está tomando la implementación de Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud Laboral según la norma OHSAS 18001.

Dicho estándar esta creciendo de forma potencial en el sector de la minería y empresas agregadas.

Según los expertos, Chile continuará creciendo en materia de certificación a través de estándares internacionales adaptándose a las nuevas tendencias e incorporaciones.

En concreto, se prevé que Chile crecerá aún más en el área de la Seguridad de la Información y la Gestión Energética.

¿Qué mueve a las empresas chilenas a implementar normas de calidad?

La consolidada madurez de las empresas de este país, son el principal factor que les orienta a desear realizar un crecimiento de la organización a través de la mejora continua.

En el pasado las empresas apenas se esforzaban por esto, simplemente trataban de obtener un mero papel que las distinga del resto y sea demostrable a clientes e inversores. Esto ya apenas ocurre en las empresas chilenas, ya que estas se esfuerzan por seguir las directrices de las normas, para obtener las múltiples ventajas que ello les aporta.

Otro de los motivos que les mueve a hacerlo es, la tan intensa demanda competitiva que rodea a las organizaciones del país. Las cuales movidas por el temor a quedarse obsoletas asumen la necesidad de entrar en el proceso de certificación.

¿En que puede ayudar las certificaciones internacionales a las empresas chilenas?

En primer lugar, en la proyección del negocio y a dar respuesta a las necesidades del mercado. En segundo lugar le aporta el soporte en el que basarse para mejorar la calidad, del servicio de forma sistemática y confiable.

Por último además de las ventajas características y concretas de cada estándar, las empresas se benefician de tener vía libre en nuevos mercados gracias al reconocimiento internacional.

ISOTools es una solución on-line que dinamiza y agiliza el proceso de seguimiento e implantación de estándares internacionales así como sistemas de Excelencia fomentando de forma sencilla el aumento de la competitividad y la mejora continua en su empresa.


Gestión del PMG Auditorías internas con ISOToolsEl Programa de Mejoramiento de Gestión (PMG) es una de las herramientas para aplicar, entre otros, el Proceso de Auditoría Interna en el Sector Gubernamental chileno. Este programa se encuentra vigente para aquellas instituciones que se encuentran en el marco básico. Su objetivo es crear y fortalecer las Unidades de Auditoria, con el objeto de desarrollar en forma permanente y continua, auditorias de carácter general, estratégico, fundamentalmente preventivas, de apoyo a la gestión, el análisis y la toma de decisiones en el resguardo de los recursos públicos.

El Proceso de Auditoría Interna en el Sector Gubernamental se basa en normas internacionales de auditoría, adecuadas a la realidad nacional, orientándose por lo tanto a que los profesionales de la Auditoría Interna puedan realizar su labor como una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor a la Administración en el cumplimiento de sus objetivos y mejorar las operaciones en el Estado, mediante un enfoque sistemático y disciplinado.

El Marco Básico del Sistema de Auditoría Interna comprende cuatro etapas y sus respectivos productos:

Etapa I

  • La institución crea formalmente la Unidad de Auditoria Interna, considerando al menos el nombramiento formal del jefe de la unidad, su dependencia directa del jefe de Servicio y sus objetivos son concordantes con las orientaciones estratégicas de la institución.
  • La institución formula y/o actualiza el Estatuto de Auditoria interna, aprobado por el Jefe de Servicio.
  • La institución informa los antecedentes de funcionamiento de la Unidad de Auditoría, realizando un análisis de fortalezas y debilidades de la Unidad de Auditoria, identificando las competencias específicas que requieren para el funcionamiento de la Unidad y participación en los Comité de Auditorías Ministeriales y Regionales.

Etapa II

  • Gestión del PMG Auditorías internas con ISOToolsLa institución, a través de la Unidad de Auditoría Interna, elabora un diagnóstico a partir de la Matriz de Riesgos Estratégica, indicando los procesos estratégicos y de soporte, subprocesos y etapas, de manera de priorizar los temas a auditar y fundamentar el Plan Anual de Auditoría.
  • La institución, a través de la Unidad de Auditoria Interna elabora un Plan Anual de Auditoría para el año siguiente en base al diagnóstico realizado considerando las tres líneas de auditoria: Institucional, contemplando un número de auditorias congruente con los niveles de criticidad de los riesgos y los recursos humanos disponibles; Ministerial y Gubernamental.

Etapa III

  • La institución, a través de la Unidad de Auditoria Interna ejecuta el Plan Anual de Auditoría correspondiente al período considerando al menos que: i) aplica los mecanismos de auditoria de acuerdo a la metodología establecida por el Consejo de Auditoria Interna General de Gobierno, que indica al menos las orientaciones que se deben tener presente para programar, ejecutar e informar la ejecución de los Planes Anuales de Auditoria; ii) realiza las actividades especificadas en el Plan Anual de Auditoria, incluyendo las tres líneas de auditoría Institucional, Ministerial y Gubernamental.
  • La institución, a través de la Unidad de Auditoria, genera mensualmente informes de resultado de la ejecución del Plan Anual de cada una de las auditorias realizadas con sus respectivos programas, identificando objetivos generales y específicos, alcance, oportunidad y análisis de los resultados, entre otros aspectos.

Etapa IV

  • Gestión del PMG Auditorías internas con ISOToolsLa institución, informa al Consejo de Auditoria las medidas correctivas o preventivas (compromisos) respecto a las recomendaciones señaladas por la Unidad de Auditoria, enviando un informe de seguimiento de los compromisos adoptados por el Servicio.
  • La institución, a través de la Unidad de Auditoría, elabora e implementa un Plan de Seguimiento de las recomendaciones formuladas en los informes de auditoría interna, señalando al menos las materias sobre las que se hará seguimiento, los compromisos, plazos y responsables considerando la auditoria contemplada en el Plan, el hallazgo que originó el compromiso y el grado de cumplimiento de éste entre otros aspectos.
  • La institución debe cumplir con un porcentaje mínimo de implementación del Plan de Seguimiento con la finalidad de asegurar la disminución del nivel de riesgo existente en la administración de los recursos.
  • La institución deberá al menos mantener el grado de desarrollo del sistema de acuerdo a cada una de las etapas tipificadas.

Conozca más sobre los objetivos y requisitos de cada etapa.

Gracias a la automatización del Modelo Auditorías con ISOTools, podrá disfrutar de las siguientes beneficios:

  • Aumenta la frecuencia de auditorías.
  • Sistematizar los avisos y distribución prácticas de tareas.
  • Aplicar la evaluación matricial de Riesgos.
  • Compara el desempeño a lo largo del tiempo (Mejora Continua)
  • Identifica puntos críticos y ordena el análisis de debilidades
  • Facilita las comunicaciones (especialmente informes de desempeño)
  • Organiza los Planes de GestiónGestión del PMG Auditorías internas con ISOTools
  • Evalúa el cumplimiento legal y reglamentario
  • Definir mediadas preventivas y de apoyo a la gestión.
  • Análisis de inidcadores y generación de informes para la toma de decisiones en el resguardo de los recursos públicos.
  • Definición de los planes Anuales de auditoría, de Seguimiento.

CASO DE ÉXITO
ACEFAT, empresa participada por las principales compañías de servicio y el Ayuntamiento de Barcelona, implanta con ISOTools un sistema integrado: Calidad, Medio Ambiente, Prevención de Riesgos Laborales y Responsabilidad Social Empresarial.
ACEFAT, primera empresa de su género creada en  España, apuesta por la implantación de sistemas de gestión integrados, contando con ISOTools como herramienta idónea para la gestión.

 

EL CLIENTE

ACEFAT es una empresa creada en el año 1990 para desarrollar un proyecto de gestión integrada de las obras de servicios que tiene lugar en la vía pública de la ciudad de Barcelona.

Las principales funciones de ACEFAT son:

  • Tramitación y gestión de obras de servicios.
  • Coordinación
  • Auditorías de ejecució de obras
  • Comunicación ciudadana
  • Dirección de calidad urbana
  • Asistencia técnica
  • Plataforma e-Gios: programa de para la gestión integrada de obras de servicios
  • Innovación

Los socios de ACEFAT son:

imagen

imagen

 imagen

 Ayuntamiento de Barcelona

 Aigües de Barcelona

 Fecsa Endesa

imagen

 imagen

imagen

 Gas Natural

 Ono

 Telefónica

 

EL RETO

ACEFAT asume el compromiso de implantar, liderar y desarrollar un Sistema Integrado de Gestión, fundamentado en el cumplimiento de los siguientes principios:

  • Asegurar la satisfacción del cliente, de los socios y de la administración pública.
  • Cumplir con la legislación aplicable y otros requisitos que la organización suscribe.
  • Mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestión.
  • Ser honesto e íntegro siguiendo las pautas marcadas por el Código Ético.
  • Facilitar la conciliación de la vida personal y laboral de los trabajadores.
  • Tener siempre presente las condiciones más adecuadas para prevenir y reducir la contaminación al medio ambiente y los accidentes laborales.
  • Garantizar la suficiente y adecuada formación a los trabajadores.

Para la mejor implantación y gestión de su Sistema Integrado ACEFAT deciden buscar una solución que agilice y facilita la gestión de estos Sistemas.

 

LA SOLUCIÓN: ISOTools

Tras analizar diferentes herramientas informáticas, ACEFAT ha decidido implantar ISOTools por las ventajas que le aporta:

  • Integración de los cuatro sistemas de gestión:
    • Calidad. ISO 9001:2000
    • Medio Ambiente. ISO 14001:2004
    • Seguridad y Salud Laboral. OHSAS 18001:2007
    • Responsabilidad Social Empresaria. SGE 21
  • Facilidad de uso y entorno amigable.
  • Flexibilidad y adaptación a los diferentes formatos.
  • Aportación de nuevas soluciones que favorecen la escalabilidad.
  • Fácil integración con sus herramientas informáticas para la toma de datos (E-Gios).
  • Posibilidad de que los diferentes usuarios trabajen indistintamente en catalán y castellano.
  • Servicio personalizado y atención a sus necesidades específicas.

ACEFAT asume el compromiso de implantar, liderar y desarrollar un Sistema Integrado de Gestión.

La integración de los cuatro Sistemas de Gestión, Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud Laboral y Responsabilidad Social  Empresarial ha sido clave en la elección de ISOTools.


imagen


top