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Software para la Gestión de la Excelencia

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Sobre ISOTools

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PLATAFORMA TECNOLÓGICA PARA LA GESTIÓN DE LA EXCELENCIA Demo Login
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Modelos de Gestión y Excelencia

educación

Centros Educativos

A todos los efectos, se puede comparar un centro educativo con una organización empresarial. Todo centro educativo debe contar con fondos suficientes, para poder seguir desarrollando su labor principal, que es la enseñanza y formación de las generaciones futuras.

Por tanto, hay que definir qué personas forman parte del centro, qué puesto ocupa cada una de estas personas, y cuales son sus funciones. Además de las relaciones de jerarquía y/o colaboración que se dan entre cada una de ellas.

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Una vez definidas las funciones de cada miembro, se tendrán que definir los objetivos del centro, en estos debe tenerse en cuenta el sistema educativo actual, la política y valores del centro escolar y la metodología seguida en las aulas. Todo el personal debe actuar

A lo largo de la historia se han definido varios modelos de organización escolar, cada uno de ellos desde una perspectiva diferente, se detallan a continuación.

En el Modelo Productivo la escuela se define una unidad racional y está formada por personas productivas. Como resultado se busca el máximo beneficio. Y algunos de los autores que defendieron este modelo fueron Taylor y Fayol.

Esta visión revela la importancia de la eficiencia en cuanto a la adecuación de los resultados a los objetivos propuestos y de la eficacia en cuanto al uso adecuado de los recursos.

De este modelo se extraen las siguientes consecuencias:

  • Planificación precisa y ajustada
  • Dirección por objetivos
  • Minucioso control de calidad
  • Selección y promoción del personal directivo y docente

 

En el Modelo Humanista la escuela es un sistema social de roles y status que forma una comunidad educativa participativa cuyos miembros son personas sociales. Como resultado se busca el bienestar y la eficiencia. Es en este modelo donde aparecen términos tales como: motivación, liderazgo o dinámica de grupos, de la voz de Elton Mayo.

En el Modelo Burocrático la escuela se ve como una estructura formal de órganos y funciones, que se rige por el principio de jerarquía y cuyos miembros son personas organizacionales. Como resultado final se busca la eficiencia. Y algunos de los autores que defendieron este modelo fueron Weber y Merton.

En el Modelo Político la escuela se define como un área de lucha de intereses, libre frente a la opresión, donde conviven personas políticas. Como resultado deseado se busca la convivencia.

En el Modelo Cultural la escuela se define como un conjunto simbólico de significados caracterizada por tener una cultura simbólica compartida formada por seres culturales. El resultado deseado es la comunicación.

En el Modelo Sistémico la escuela funciona como un sistema abierto cuyos miembros son seres funcionales. El propósito buscado es la eficiencia.

Cogiendo lo mejor de cada uno de estos modelos, se podría confeccionar el Modelo Ideal para toda organización o centro educativo. En todos se persigue la eficiencia y un modelo eficaz y eficiente es un modelo de calidad.

Puntos a seguir en un Modelo Ideal:

    • Contar con personas productivas, comprometidas con su trabajo
    • Realizar un uso adecuado de los recursos
    • Planificar de forma precisa y ajustada
    • Definir objetivos concretos y alcanzables
    • Dirigir en base a objetivos
    • Realizar controles de Calidad
    • Motivar y Liderar al personal
    • Realizar dinámicas de grupos
    • Potenciar un clima laboral satisfactorio
    • Transmitir los valores de la escuela para que el personal se sienta identificado

Sea cual sea el modelo implantado en el centro educativo, ISOTools permite gestionarlo de forma eficaz. Permite definir una estructura del organigrama, los puestos y las personas que forman parte del centro educativo, crear el plan estratégico del centro, estableciendo indicadores para su medición y planes de acción, etc. Y toda la información al alcance de quién la necesite en cada momento y en cualquier lugar.

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Balanced Scorecard

indicadores

Los KPI’s (Key Performance Indicators) o Indicadores Clave de Desempeño, evalúan el grado del desempeño en un proceso, centrándose en el cómo y dándonos una medida de su rendimiento con el objetivo de que podamos alcanzar el objetivo que se ha fijado.

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Son métricas que pueden ser tanto financieras como no financieras que generalmente se recogen en su plan estratégico.

Podemos diferenciar cuatro tipos de indicadores:

Plataforma Tecnológica ISOTools Excellence

Mediante ISOTools se definen y gestionan los diferentes indicadores que puede tener la organización. De la misma manera, la plataforma tecnológica y el software de gestión permite seguir la situación de cada uno de estos y comprobar así el grado de consecución de objetivos. 


Cadena-de-valor

Gestión por procesos

Hace unos días hablábamos de la gestión por procesos en las empresas y ya veíamos sus ventajas. La más importante es la capacidad que tiene este enfoque de gestión por procesos de hacernos recuperar la orientación al cliente e identificar durante su definición qué es lo que realmente aporta valor.


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Bien, hoy vamos a ver este sistema de gestión aplicado desde la óptica de un concepto clásico del marketing, La Cadena de Valor, definida por Michael Porter en 1985.

A pesar de los años, esta visión de la empresa, con sus lógicas adaptaciones, se mantiene vigente y se complementa con la gestión por procesos.

Hecho esto, contaremos con una visión global de los procesos por los que se compone una organización, las entradas, recursos, controles y salidas de los que se compone cada uno y las relaciones que existen entre ellos. De esta manera, la dirección de la organización será capaz de identificar qué se puede mejorar en cada uno de ellos y la implicación a otros niveles y procesos que esta requiere.

Desde ISOTools ponemos a disposición de las organizaciones las herramientas necesarias para la gestión de este tipo de sistemas de gestión, desde el conocimiento y la experiencia necesarios para su diseño hasta software específico adaptado a su empresa con el que conocer y mejorar los pormenores de su sistema de gestión en tiempo real.

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Acreditación

Sistema de Acreditación

El Sistema de Acreditación Regional de Carreras Universitarias para el MERCOSUR (ARCU-SUR), es un sistema de acreditación de la calidad de la formación de nivel universitario que está orientado a obtener una mejora permanente en la formación de las personas, siguiendo patrones de calidad requeridos para la promoción del desarrollo económico, social, político y cultural de la zona del MERCOSUR.

BTN SALUD

Acreditación en Salud

Con esta acreditación se pretende conseguir la consolidación de la sociedad del conocimiento y una comunidad científica regional, orientada a la constitución de un mundo igualitario y de paz, donde prevalezca la responsabilidad, la defensa de los derechos humanos, el medio ambiente y la cooperación solidaria.

FUENTE: Institución de Educación Superior (IES) y Agencia Nacional de Acreditación (ANA)

Este tipo de acreditación también se puede gestionar a través de ISOTools, ya que facilita que mediante la aplicación de procesos, podamos incluir esta imagen como mapa de procesos, sobre la que ir navegando y accediendo a la información de cada paso/proceso del sistema.

Desde ISOTools podremos configurar el formulario de solicitud a enviar, tendremos toda la documentación centralizada, podremos extraer informes, redactar el informe preliminar y final.

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Excelencia

Excelencia

Son muchas las empresas que buscan la Excelencia, un término que puede resultar abstracto y subjetivo si no lo enfocamos en el área empresarial y aún más si no lo traducimos en acciones concretas en el día a día de la entidad.

Veamos primero que podemos entender como Excelencia empresarial.

Según el EFQM las empresas excelentes son aquellas que “alcanzan y mantienen niveles de funcionamiento superiores que satisfacen o exceden las expectativas de todos sus grupos de interés”

Contando con estas ocho cualidades, desarrollar lo necesario para los nueve puntos anteriores es mucho más sencillo. A pesar de esto, es necesario contar con las herramientas clave para la gestión y muy posiblemente, con el conocimiento específico de alguien con experiencia en la creación de empresas excelentes.

ISOTools provee de las herramientas y el apoyo necesario para que una organización pueda trabajar en la línea de la excelencia de forma consistente y mantenida en el tiempo.


La Dirección por objetivos es un estilo de dirección eficaz y motivador, ya que el directivo distribuye entre sus colaboradores no las tareas, sino los objetivos que hay que cumplir, dejando en sus manos la iniciativa en cuanto a los medios. Por tanto, dirigir por objetivos significa delegar decisiones y también señalar previamente los criterios según los cuales se van a juzgar los resultados.

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Este nuevo enfoque de la función directiva centra su preocupación en el para qué del centro educativo, en la capacidad de integrar sus objetivos con un alto nivel de compromiso y aceptación por parte de los componentes de la comunidad educativa, manteniendo en función de esos objetivos la identidad del centro y propiciando la renovación continua del mismo en una constante adaptación de la institución al medio social en que vive. Para ello, obviamente, los objetivos del centro deben estar claramente definidos.

Tres aspectos, estrechamente relacionados, destacan en la dirección por objetivos: planificación participada, coparticipación y corresponsabilidad.

El personal del centro debe participar en la elaboración y planificación de los objetivos institucionales, así como llevar a cabo una participación conjuntamente con sus compañeros, teniendo en cuenta que para que otros puedan realizar las tareas que tienen encomendadas, primero otros deben realizar las suyas. Se crea una motivación a través del compañerismo.
Las funciones del director en este contexto son:

  • Concepción del centro global, considerado como un todo
  • Actitud motivadora, creativa y potenciadora de compromisos individuales
  • Determinación concreta, específica y compartida de los objetivos individuales
  • Planificación participativa de actividades
  • Asignación concreta de responsabilidades de cada uno en los resultados
  • Coordinación de las aportaciones de los sectores de la comunidad escolar
  • Renovación constante de las metas de la organización en base a los resultados
  • Mantener una estructura relacional
  • Dirección centrada en tareas de impulso, motivación, apoyo y comprensión
  • Aceptación de responsabilidades compartidas por todos
  • Alto grado de comprensión y aceptación de los objetivos

Los objetivos institucionales deben fijarse en las siguientes áreas:

  • Productividad de la organización: dónde se tiene en cuenta la evolución de los alumnos
  • Integración en la organización: desarrollo personal y profesional de los docentes, su participación en la toma de decisiones e innovación y cambio
  • Salud de la organización: buen funcionamiento de los recursos humanos y materiales con el entorno
  • Realimentación de la organización: teniendo en cuenta los resultados de objetivos de análisis de la situación y del proceso de rectificación.

En todo centro educativo que quiera seguir la metodología de la dirección por objetivos, se deben definir los mismos y realizar una planificación de cómo se llevará a cabo la consecución de dichos objetivos, siempre contando con la colaboración de toda la comunidad educativa (personal del centro en primer lugar, padres y alumnos en segundo).

Es muy importante que el personal del centro se sienta integrado en la consecución de los objetivos y actúe de forma conjunta con el resto de personas. Para ello, el director debe desempeñar su papel de coordinador de todo el proceso, ayudando y motivando en todo momento a sus colaboradores.

Para hacer más llevadera esta función, ISOTools cuenta con una solución Balanced Scorecard o CMI, que permite al centro definir sus objetivos estratégicos, además de iniciativas, etapas y tareas derivadas de éstos. Y unos indicadores y metas, que permiten ver la evolución y consecución de los objetivos.

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dirección por objetivos

Dirección por objetivos

Se ha escrito mucho al respecto de la dirección por objetivos, pero hay un aspecto clave a resaltar y es que la dirección por objetivos solo puede funcionar si las personas de las organizaciones conocen los objetivos corporativos, operativos y personales. El primer problema que nos encontramos es que si pasáramos una encuesta al personal de las empresas nos llevaríamos una gran sorpresa al ver que alrededor del 90% de los empleados no conoce el rumbo de su empresa, es decir no sabe hacia dónde se dirigen sus esfuerzos del día a día. Como dijo Seneca: “No hay buen viento para quien no sabe hacia donde va”. A continuación se describen tres pasos que podrían ayudar a los directivos a establecer una dirección por objetivos eficaz:

» ISOTools pone en manos de las empresas las herramientas para establecer un sistema de dirección por objetivos consecuente y orientado con la estrategia empresarial, así como el conocimiento especializado de un equipo multidisciplinar de personas altamente cualificadas que le ayudarán a alcanzar sus objetivos.


Continuando con el serial sobre auditoría interna, vamos a ver uno de los puntos clave de la preparación de la auditoría, el muestreo de datos.

En este punto, el mundo de la auditoría se cruza con el de la estadística propiamente dicha, de modo que antes de entrar en materia veamos qué es y de qué está compuesto:

  • “Una muestra es un conjunto de casos o individuos seleccionados de entre una población total”
  • La población total o universo, en el caso de la auditoría interna, se refiere al total de los puntos a verificar dentro de la auditoría de calidad, que bien por tiempo, recursos o costes, es difícil o imposible de verificar en función del tamaño de la empresa o las normas aplicables.
  • La Muestra, es el conjunto que se selecciona con el objetivo de que sea representativo del total de esos puntos a estudiar.

Pero, ¿A partir de cuántos de esos aspectos a auditar podemos considerar que una muestra es significativa?

Va a depender del grado de riesgo que se esté dispuesto a asumir, o bien, como es más habitual, de la inversión en recursos y tiempo que se esté dispuesto a invertir, ya que a mayor número muestral, mayor tiempo de dedicación y recursos.

La auditoría interna puede ser del total de la organización, de los procesos relacionados con un área, producto o departamento concreto o bien estar orientada a un proceso determinado dentro del sistema de gestión.

En el caso de que se tratara de una auditoría del total de la organización, podría ser una opción el establecer esta muestra por conglomerados, es decir, dividiendo el sistema en sus apartados naturales y asignando a cada uno un número muestral de ítems a revisar o realizar una auditoria interna de todos los procesos de la Organización, y en cada proceso será auditado el responsable del proceso y las personas involucradas. En este caso, se revisará todo el proceso en todos sus puntos de la norma (Diseño y Desarrollo, Satisfacción, Mejora continua, etc.. siempre y cuando en aquellos puntos de la norma que le aplique, excluyendo aquellos que no apliquen)

Otra buena opción es que, una vez definido el alcance de la auditoría, el máximo responsable de la auditoría, o su coordinador, facilite a los auditores lo que se conoce como un “paquete de auditoría” con todo lo necesario para que el auditor conozca a la perfección qué es lo que debe auditar. Este paquete de auditoría se compondría de lo siguiente:

  • Copias de los procedimientos o documentación a auditar. El auditor con dicha información / documentación podrá realizar sus anotaciones oportunas.
  • Copia de la lista de comprobación troncal del proceso. Esta lista deberá ser vuelta a redactar y completada por el auditor en función del análisis que haga de la documentación relativa.
  • Resultados de auditorías anteriores. Con el objetivo de que el auditor conozca las conclusiones obtenidas y pueda controlar que las acciones correctivas de aplicación han sido eficaces.

checklistUna vez inmersos dentro del proceso de auditoría, es de suma importancia que el auditor se asegure de que las muestras representativas se seleccionan al azar. Por ejemplo, si estamos auditando el proceso de mejora continua de la Organización, revisando todas las acciones correctivas, podremos extraer planes PAC (Planes de acción correctiva) de cada una de las entradas del proceso, que podrían ser:

  • Auditorías internas
  • Auditorías externas
  • Revisión por la dirección
  • Reclamaciones de los clientes
  • Informes de no conformidad internas

El auditor debe evitar en todo momento preguntar al auditado por un ejemplo ya que siempre intentará darle el mejor que tenga, sino que será el auditor el que diga “enséñeme el registro XX” .  En el caso en que el auditado nos proponga una muestra representativa, deberemos asegurarnos de ampliarla y extraer más muestras al azar.


procesos

Procesos

La Gestión por Procesos es la forma de gestionar los centros educativos  basándose en los Procesos, entendiendo estos como una secuencia de actividades orientadas a generar un valor añadido sobre una entrada para conseguir un resultado, y una salida que a su vez satisfaga los requerimientos del Cliente, en este caso (alumnos y familias).

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La Gestión por Procesos es la piedra angular tanto de las normas ISO como de los modelos de Excelencia. Su implantación puede ayudar a una mejora significativa en todos los ámbitos de gestión de las organizaciones.

Para toda la definición de la información del proceso, se tendrá que asignar un responsable por proceso y las personas involucradas en el proceso para que puedan aportar y entre todos ir desarrollando el proceso en cuestión. En los centros educativos suelen formar grupos de trabajo por proceso para ir desarrollando la información.

El enfoque de ISOTools a la gestión por procesos facilita el trabajo a las organizaciones que quieren implementar esta forma de trabajo sin recurrir a la certificación o acreditación. ISOTools les permite diseñar mapas, procesos, fichas, work flows, indicadores de desempeño, personas participantes, así como vincular objetivos de mejora o requerimientos legales.

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