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PLATAFORMA TECNOLÓGICA PARA LA GESTIÓN DE LA EXCELENCIA

Caso de éxito Codelpa, Colores del Pacífico

País: Chile

Sector: Servicios

Introducción

Codelpa es un referente en la industria de la pintura a nivel mundial. Una empresa chilena que comenzó con su actividad en 1933 con la marca Ceresita, enfocada prácticamente por completo en el ámbito doméstico y ha crecido de forma exponencial en los últimos años hasta el día de hoy.

Desde entonces y gracias a las buenas prácticas que desde entonces se vienen poniendo en práctica, ahora es un Grupo de empresas, fruto de la fusión con varias marcas, siendo en la actualidad la empresa de pinturas y revestimientos más grande de Chile.

Parte de estas buenas prácticas desarrolladas durante años son, entre otras, el cuidado por las personas que componen la organización y la alineación de todos sus integrantes con los valores corporativos: Integridad, cercanía, respeto, lealtad, excelencia y trabajo en equipo.

Estas buenas prácticas en materia de calidad y SST han llevado a Codelpa a ser elegida como una de las mejores empresas para trabajar en Chile.

Codelpa se compone de cuatro grandes centros en Chile, y una planta de distribución en Perú, así como varias tiendas propias que dan trabajo y satisfacción a más de 1000 personas.

Colores del Pacífico (Codelpa), gracias a la composición de sus marcas, actualmente ofrece productos especializados para la práctica totalidad de los sectores, desde el doméstico hasta la industria naval.

Durante su trayectoria, Codelpa ha conseguido numerosas certificaciones y reconocimientos que la permiten estar a la cabeza del sector y mejorar su competitividad, no solo en el ámbito nacional, también internacional.

Algunos de los reconocimientos conseguidos son:

  • Certificación ISO 9001:2015
  • Certificación de Conducta responsable
  • Certificación LEED (USA y Canadá)
  • Certificación Green Wise

La gestión de ISO 9001 en Codelpa forma parte de la estrategia de la organización. Desde la alta dirección se enfoca la planificación estratégica con la orientación de la ISO 9001. Gracias a esto la implicación de todas las áreas es integral y completa.

 

Problemas que impulsaron a Codelpa a decidirse por la automatización de sus sistemas de gestión con una plataforma tecnológica:

  • La curva de crecimiento de la compañía se volvió exponencial desde 2012 con la fusión de varias organizaciones y esto llevó a que los procesos y procedimientos se volvieran más complejos a una velocidad mayor de la que se podía gestionar.
  • El número de procesos y la documentación asociada a los mismos se incrementa rápidamente desde 2012, aumentando drásticamente la carga de trabajo de los responsables del Sistema de Gestión de la Calidad que gestionaban la documentación de forma manual.
  • Los procesos alcanzaron la cifra de 2000 documentos asociados, sus respectivas versiones, control de cambios y comunicación. Esto implicaba un exceso de tiempo de gestión, errores y desplazamientos para hacer llegar la documentación a los responsables y a cada una de las partes implicadas.
  • Se alcanzó la cifra de 400 procedimientos y 600 instructivos, lo que finalmente suponía aproximadamente 10.000 hojas de documentación física que cambiaban frecuentemente.
  • El listado maestro de documentos se encontraba desactualizado frecuentemente y su modificación requería la intervención de varias personas.
  • A pesar de que se utilizaba un desarrollo propio el sistema no estaba preparado para la gestión de versiones y los circuitos de validación y aprobación de documentos por lo que el intercambio de correos electrónicos era tedioso.
  • Al llevar un control mediante archivos físicos el gasto en papel reducía el margen de beneficios de la organización.
  • Elevado número de errores humanos producidos por la aplicación de documentación incorrecta o desactualizada.
  • El proceso de auditoría se gestionaba de forma digital, también a través del desarrollo propio del ERP, sin embargo, no existía una trazabilidad ni comunicación entre los entornos del desarrollo, lo que suponía elevados tiempos de hasta dos semanas.
  • La gestión de Riesgos se desarrollaba de forma manual. Cada responsable cumplimentaba en plantillas contemplando el riesgo con las formulaciones compartidas y accesos comunes.
  • No se extraía el máximo rendimiento de las oportunidades de mejora y las no conformidades al no existir comunicación entre estas y los planes de acción correspondientes.
  • La gestión de residuos se gestionaba por cada responsable, pero no existía una metodología homogeneizada y acorde con las políticas de la organización. Al ser esta información gestionada de forma separada por distintas personas no era homogénea, dificultando la capacidad de toma de decisiones.
  • Exceso de recursos empleados en la recopilación de documentos históricos y la consolidación de la información acerca de los mismos.
  • La información se manejaba de forma manual, centralizando gran parte de la gestión en ciertas personas. Esto a su vez causaba falta de implicación de los colaboradores en el Sistema de Gestión y aumentaba el riesgo de pérdida de información y errores en la misma.

Soluciones que ha aportado ISOTools

  • ISOTools ha aportado un completo Sistema de Gestión que permite a Codelpa la mejora continua de sus procesos y de la organización en su totalidad. Gracias a su flexibilidad no solo ha hecho más eficaz y eficiente el Sistema de Gestión de la Calidad, también ha ayudado en la gestión de otras certificaciones y reconocimientos como el de Conducta responsable.
  • ISOTools ha facilitado a Codelpa un completo gestor documental que permite la automatización de toda la documentación del Sistema de Gestión, su asignación a procesos, procedimientos, planes de acción o responsables entre otros. Esto sumado a un completo sistema de avisos y alertas consiguen que los excesivos recursos empleados en la gestión documental del sistema se vean prácticamente eliminados.
  • Gracias al módulo de auditorías de ISOTools, que está integrado con la gestión documental, procesos, objetivos, indicadores, no conformidades, hallazgos y el resto de componentes del Sistema de Gestión. Gracias a esto el tiempo empleado en el desarrollo de las auditorías, tanto internas como externas se ha reducido sustancialmente.
  • ISOTools mediante la trazabilidad entre todos sus registros, facilita el seguimiento y evaluación, permitiendo ahorrar tiempo y recursos de gestión.
  • ISOTools aporta un Software de gestión cuya seguridad de la información está acreditada bajo las normas ISO/IEC 27001 e ISO/IEC 20000
  • La solución para la gestión de incidentes y accidentes de ISOTools ha permitido el tratamiento eficaz de hallazgos, accidentes e incidentes y el aprovechamiento de todas las oportunidades que de ellos se pueden extraer. Esto ha aportado también a la consecución de la certificación de conducta responsable.
  • El Sistema de Indicadores facilitado por ISOTools permite contar con una visual completa del estado de situación de los distintos riesgos, procesos o planes de acción entre otros para la toma de decisiones en tiempo real.
  • ISOTools ha facilitado un sistema integral para la identificación y gestión de hallazgos mediante códigos QR o URLS, gracias a esto ha podido aumentar significativamente el número de hallazgos y con ello sus oportunidades de mejora.
  • El sistema de gestión de residuos aportado por ISOTools facilita el empleo de una metodología homogénea entre todos los responsables de cada uno de los procesos.

Mejoras que se han alcanzado gracias a la Automatización del Sistema de Gestión Integrado:

  • Gracias a ISOTools Codelpa cuenta actualmente con un Sistema de Gestión de la Calidad completo y eficaz que le permite ahorrar tiempo y recursos invertidos en la gestión.
  • El sistema de trazabilidad integral de la información en ISOTools permite la gestión unificada desde un mismo panel, sin necesidad de plataformas de terceros o reprocesos en la introducción o la búsqueda de información.
  • ISOTools ha permitido a Codelpa el ahorro del 100% del papel utilizado en el Sistema de Gestión gracias al proceso de Transformación Digital integral. Con ello se ha conseguido digitalizar la información de más de 400 procedimientos y 600 instructivos por un total de más de 10.000 páginas.
  • Los procesos de auditoría se han visto reducidos un 75% desde la implementación de ISOTools, lo que supone un gran ahorro en los recursos humanos invertidos y un mayor aprovechamiento de los recursos destinados al Sistema de Gestión de la Calidad.
  • ISOTools ha permitido un mayor aprovechamiento de las oportunidades de mejora, que actualmente se transforman en mejoras que realmente se implementan, ayudando a la organización en su crecimiento a todos los niveles.
  • Gracias a ISOTools y la gestión de usuarios y personas que facilita, todas las partes interesadas están en todo momento en aviso las gestiones que les correspondan, eliminando comunicaciones innecesarias, reduciendo tiempos de gestión y agilizando los procesos de la organización.
  • El sistema de reporting de ISOTools ha permitido una mayor capacidad de toma de decisión y un ahorro en los recursos invertidos para la generación de informes de revisión por la dirección.
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