La app que optimiza la gestión de la información documentada

La gestión documental es la base y el soporte de cualquier sistema o modelo de gestión de calidad y excelencia, ya que se exige que estén adecuadamente documentados.

Las nuevas normas ISO, como la ISO 9001:2015 o la ISO 14001:2015, hablan de “información documentada” y las organizaciones tienen que plantearse cómo proceder a su gestión. Por tanto, de la tarea de gestionar la documentación de los sistemas se derivan una serie de problemas comunes en las organizaciones, que suponen pérdidas de tiempo y de dinero, impidiendo así la productividad del propio sistema. Problema que se incrementa si la empresa cuenta con varias sedes o unidades organizativas o trabaja con distintos sistemas de gestión.

Hoy día es impensable gestionar tal volumen de documentación que se manejan en los sistemas sin herramientas tecnológicas de apoyo, y en este sentido, la gestión de la documentación en la nube ofrece una gran posibilidad de superar estos problemas que se derivan de la gestión manual o de herramientas de almacenamiento poco eficaces. El resultado de optar por el Cloud se traduce en un aumento de la efectividad y reducción de costes para la empresa.

Vista del Gestor Documental de ISOTools Excellence

Funcionalidad

Solución completa de la administración de documentos, bajo la gestión del ciclo de vida, desde la elaboración, revisión, aprobación y difusión. Alineada bajo los estándares de las normas ISO y con una completa funcionalidad.

Administración

• Clasificación jerárquica de documentos en carpetas según las categorías definidas; y visualización de la lista maestra.
• Permite definir una regla para la codificación de los documentos, de esta manera se evitarán errores manuales y así también, la generación automática de correlativos (versiones).
• Soporta la administración de todos los diversos formatos de archivos, entre los que se incluye: Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Project, Visio), Adobe PDF, AutoCAD, Imágenes (JPG, BMP, Corel Draw, entre otros).
• Uso de diagramas de flujo (workflow) para el proceso de creación, revisión y aprobación, así como la solicitud de nuevos documentos y versiones.
• La herramienta permite configurar en cada fase a uno o varios responsables, donde podemos definir reglas de negocio, con condicionales de obligatoriedad de ejecución de la tarea hacia uno o todos los responsables, y con ello; pasar a la siguiente fase.
• Al finalizar una fase, el sistema permite configurar un aviso automático o previa consulta si se requiere dar aviso al siguiente responsable vía correo electrónico y Centro de ISOTools indicándole la tarea y plazos que tiene para ejecutarla.

Vista del Workflow de Documentos

Vista de ficha de documento

Vista de fases de documento

• Uso de Editor Avanzado para la creación de documentos de forma nativa para las extensiones .DOC, .XLS, .PPT; con la posibilidad de predefinir plantillas.

Plantilla DOCX en ISOTools

Vista de plantilla XLSX en ISOTools

• Posibilidad de integración con aplicaciones de El Cliente para mostrar los documentos vigentes vía URL pública (Intranet, Página Web, entre otros).

Vista de permisos

Vista de asignación de permisos

• Control de envío, recibimiento y cancelación de copias de documentos impresas o distribuidas por e-mail.
• Emisión de lista maestra de documentos, con la posibilidad de exportar a formatos XLS, WORD, PDF.

Revisión

• Auditoría de acceso sobre las acciones ejecutadas (Log de Trabajo) frente a las acciones de cada usuario (visualización, edición, creación, difusión, impresión de documentos).
• Definición de los permisos de acceso a los documentos por grupos de usuario y tipos de documento; según el perfil asignado al cargo o usuario.
• Mecanismo de seguridad para restricción de copia e impresión de documentos.

Publicación

• Búsqueda avanzada de documentos a partir de diversos criterios.


Vista de búsqueda avanzada de documentos

• Visualizador propio para formatos de archivo, como Word, Excel, PDF.

Mantenimiento

• Posibilidad de establecer una revisión periódica para los documentos que requieren una actualización e ISOTools genera el aviso del inicio de este proceso sobre la base de la configuración (workflow).
• Archivado de documentos para definir cómo preservar y evitar riesgos legales por la retención de los mismos.
• Eliminación de documentos obsoletos sólo cuando sea posible excluirlos.

Indicadores y Reportes

• Información fiable con un cuadro de mando (Dashboard) para conocer en tiempo real, los diversos indicadores que permitan medir el cumplimiento y eficiencia de la gestión.
• Reportes automáticos y diseño amigable: El usuario podrá establecer la forma de visualizar su información para su análisis y establecer la periodicidad para su autogeneración.