La app que optimiza la gestión de la información documentada

La gestión documental es la base y el soporte de cualquier sistema o modelo de gestión de calidad y excelencia, ya que se exige que estén adecuadamente documentados.

Las nuevas normas ISO, como la ISO 9001:2015 o la ISO 14001:2015, hablan de “información documentada” y las organizaciones tienen que plantearse cómo proceder a su gestión. Por tanto, de la tarea de gestionar la documentación de los sistemas se derivan una serie de problemas comunes en las organizaciones, que suponen pérdidas de tiempo y de dinero, impidiendo así la productividad del propio sistema. Problema que se incrementa si la empresa cuenta con varias sedes o unidades organizativas o trabaja con distintos sistemas de gestión.

Hoy día es impensable gestionar tal volumen de documentación que se manejan en los sistemas sin herramientas tecnológicas de apoyo, y en este sentido, la gestión de la documentación en la nube ofrece una gran posibilidad de superar estos problemas que se derivan de la gestión manual o de herramientas de almacenamiento poco eficaces. El resultado de optar por el Cloud se traduce en un aumento de la efectividad y reducción de costes para la empresa.

Funcionalidad

Solución completa de la administración de documentos, bajo la gestión del ciclo de vida, desde la elaboración, revisión, aprobación y difusión. Alineada bajo los estándares de las normas ISO y con una completa funcionalidad.

Administración

• Clasificación jerárquica de documentos en carpetas según las categorías definidas; y visualización de la lista maestra.
• Permite definir una regla para la codificación de los documentos, de esta manera se evitarán errores manuales y así también, la generación automática de correlativos (versiones).
• Soporta la administración de todos los diversos formatos de archivos, entre los que se incluye: Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Project, Visio), Adobe PDF, AutoCAD, Imágenes (JPG, BMP, Corel Draw, entre otros).
• Uso de diagramas de flujo (workflow) para el proceso de creación, revisión y aprobación, así como la solicitud de nuevos documentos y versiones.
• La herramienta permite configurar en cada fase a uno o varios responsables, donde podemos definir reglas de negocio, con condicionales de obligatoriedad de ejecución de la tarea hacia uno o todos los responsables, y con ello; pasar a la siguiente fase.
• Al finalizar una fase, el sistema permite configurar un aviso automático o previa consulta si se requiere dar aviso al siguiente responsable vía correo electrónico y Centro de ISOTools indicándole la tarea y plazos que tiene para ejecutarla.

• Uso de Editor Avanzado para la creación de documentos de forma nativa para las extensiones .DOC, .XLS, .PPT; con la posibilidad de predefinir plantillas.

• Posibilidad de integración con aplicaciones de El Cliente para mostrar los documentos vigentes vía URL pública (Intranet, Página Web, entre otros).

• Control de envío, recibimiento y cancelación de copias de documentos impresas o distribuidas por e-mail.
• Emisión de lista maestra de documentos, con la posibilidad de exportar a formatos XLS, WORD, PDF.

Revisión

• Auditoría de acceso sobre las acciones ejecutadas (Log de Trabajo) frente a las acciones de cada usuario (visualización, edición, creación, difusión, impresión de documentos).
• Definición de los permisos de acceso a los documentos por grupos de usuario y tipos de documento; según el perfil asignado al cargo o usuario.
• Mecanismo de seguridad para restricción de copia e impresión de documentos.

Publicación

• Búsqueda avanzada de documentos a partir de diversos criterios.



• Visualizador propio para formatos de archivo, como Word, Excel, PDF.

Mantenimiento

• Posibilidad de establecer una revisión periódica para los documentos que requieren una actualización e ISOTools genera el aviso del inicio de este proceso sobre la base de la configuración (workflow).
• Archivado de documentos para definir cómo preservar y evitar riesgos legales por la retención de los mismos.
• Eliminación de documentos obsoletos sólo cuando sea posible excluirlos.

Indicadores y Reportes

• Información fiable con un cuadro de mando (Dashboard) para conocer en tiempo real, los diversos indicadores que permitan medir el cumplimiento y eficiencia de la gestión.
• Reportes automáticos y diseño amigable: El usuario podrá establecer la forma de visualizar su información para su análisis y establecer la periodicidad para su autogeneración.