Saltar al contenido principal

PDCA gestor documental

PDCA también en el gestor documental

Portada » Blog Calidad y Excelencia » PDCA también en el gestor documental

PDCA Gestor Documental

Esta metodología fue difundida por William Edwards Deming en la década de los cincuenta y ha ayudado a las organizaciones a mantener una adecuada gestión de mejoras continúas, debido a que las organizaciones la adoptan por ser una metodología sistemática para dar solución al problema identificado.

Las cuatro etapas de la mejora continua

  • P: “Plan”, o planear.
  • D: “Do”, hacer o llevar a cabo.
  • C: “Check” comprobar, analizar o verificar.
  • A: “Actuar”, para corregir los errores.
  1. Planear: En esta etapa se debe identificar la o las necesidades clave para lograr crear el plan de trabajo optimo ante la o las necesidades identificadas. Es necesario un análisis exhaustivo y lograr identificar la o las causa raíz del problema para posterior a ello definir las acciones a tomar para evitar la ocurrencia de la desviación.
  2. Hacer: En esta etapa se debe implementar y ejecutar la o las soluciones que se hayan establecidos en el paso anterior.
  3. Verificar: Esta etapa es llamada aprendizaje, debido a que es en este momento en el cual se analiza y evalúa lo ejecutado junto a los resultados, se debe responder a la pregunta ¿funciona las mejoras propuestas? En el caso de ser no la respuesta, se debe evaluar porque no funciono siendo capaces de detectar cuál es la verdadera causa raíz y si existen tareas pendientes que perjudiquen al resultado obtenido.
  4. Actuar: En esta etapa se debe tomar decisiones y acciones basadas en la evidencia obtenida. De acuerdo a los resultados obtenidos se establecen los nuevos procedimientos a ejecutar para evitar la ocurrencia y de esta manera obtener una mejora continua del proceso.

Esta metodología PDCA es muy utilizada por las organizaciones para obtener mejoras importantes a través del control eficiente de los procesos internos y externos, esta herramienta reduce las posibilidades de errores en las tomas de decisiones gerenciales.

Cabe señalar que cuando esta metodología es implementada se debe mantener y jamás olvidar el objetivo de mejora continua, debido a que su funcionamiento es identificar y solucionar un problema.

Descargue el e-book gratuito: ISO 9001:2015. El futuro de la Calidad.


Ventajas del PDCA en el gestor documental:

Dentro del gestor documental, más aún si nos referimos a un Sistema de Gestión ISO es clave seguir un proceso de mejora continua. Serán el instrumento clave para conseguir un sistema de gestión que maximice el valor que aporta a la organización. Gracias a seguir este ciclo aumentaremos las ventajas que ya de por si aporta un gestor documental:

Digitalización documental: La documentación física se transforma en digital lo que facilita su acceso, disminuye posibilidades de deterioro o perdida del documento, difusión mas oportuna y disminuye el impacto ambiental. Es por ello que este proceso se debe realizar de una manera organizada y planificada. Un proceso de digitalización difícilmente 

Centralización: Dentro de una organización existen diversas alternativas de difundir un documento lo que a su vez perjudica la comunicación, quedando la información desestructurada y repartidas. El sistema de gestión documental almacena y organiza la información en un solo lugar, adicionalmente la organización puede entregar accesos a los colaboradores correctos y mantener el control de los documentos. La centralización documental termina con la perdida de tiempo en búsqueda de documentos debido a que facilita su acceso.

Flujo de Trabajo: Define el correcto flujo de trabajo lo que permite que los procesos se desarrollen de manera mas eficiente y productivas. Esto es posible debido a la automatización de los procesos y el control de ellos permitiendo el seguimiento de todas las tareas.

Seguridad de la información: Al mantener la documentación digital se mantiene la documentación mas segura de sufrir algún daño, la información en el gestor documental se resguarda constantemente debido a las copias de seguridad y accesos restringidos a la plataforma. De esta manera las organizaciones se sienten más seguras de que toda su información se encuentra en el sistema.

Control de versiones: Controlan las versiones del documento mediante su historial de versión y mantiene activo el documento en la versión correcta, esto permite disminuir el problema de trabajar con documentación obsoleta.

Debido a la transformación digital el gestor documental es imprescindible para las bases de datos de las organizaciones ya que permite hacer todo más fácil y controlable, permitiendo un orden de todos los archivos lo que a su vez facilita su búsqueda.

Software ISOTools

ISOTools  es un software que hace sencillos los sistemas y modelos de gestión, para lograr una óptima gestión esta herramienta se basa en la metodología PDCA. ISOTools posee la aplicación gestor documental y otras, la herramienta gestora documental de ISOTools nos permite el almacenamiento digital de toda la documentación de una organización (Procedimientos, Matriz, Protocolo, Registro, Instructivo, etc.) adicionalmente facilita el acceso a la documentación en el momento que sea requerido.

Solicite su inscripción a una demo gratuita en este enlace.

-

¿Desea saber más?

Entradas relacionadas

Implementar una estrategia de sostenibilidad paso a paso

Estrategia de sostenibilidad A través de la estrategia de sostenibilidad, las organizaciones establecen cuál es su orientación hasta…

Ver más
Ventajas SGSI
Ventajas de tener un sistema de gestión de seguridad de la información (II)

Sistema de Gestión Seguridad de la Información En el anterior artículo tratamos cómo las organizaciones se beneficias del…

Ver más
Riesgos IT
¿Cómo gestionar riesgos IT con la nueva ISO 27002?

Riesgos IT Lo primero que debemos saber antes de abordar cómo gestionar los riesgos en tecnologías de la…

Ver más
Semana De La Calidad
ISOTools presente en la Semana de la Calidad de Perú 2022 un año más.

ISOTools participará de forma activa en la 32 Semana de la Calidad de Perú entre los días 3…

Ver más