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Metodología de los 5 porqués. Cómo aplicarla correctamente

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5 porqués

Metodología de los 5 porqués

Los 5 porqués es una metodología sistemática de preguntas que se emplea mientras se realiza un análisis de problemas con el objetivo de identificar las principales causas posibles.

Al hacer uso de la metodología de los 5 porqués, es necesario preguntar varias veces ¿por qué? Cada respuesta que encontremos a un ¿por qué? conforma el fundamento para la próxima pregunta.

La metodología de los 5 porqués no convierte en obligatorio que haya que preguntar exactamente 5 veces ¿por qué? Es imprescindible que esta pregunta se formule hasta que encontremos la verdadera causa raíz del problema particular.

La pregunta debe hacerse hasta considerar que hemos llegado a la causa raíz del fenómeno analizado.

Cuando encontrar la respuesta al ¿por qué? se torne muy complejo, lo más probable es que hayamos identificado el motivo del problema.

A través de esta metodología de los 5 porqués, somos capaces de comprender cómo los problemas minúsculos cuentan con una relación latente de causa y efecto con una causa raíz.

Esta metodología fue originariamente desarrollada por Sakichi Toyoda y se empleó en la corporación de motores Toyota mientras evolucionaban en su metodología de manufacturación.

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Cómo aplicar la metodología correctamente.

A continuación, mencionaremos pasos para aplicar la metodología de los 5 porqués correctamente en las organizaciones.

En primer lugar, habrá que comenzar el proceso haciendo una reunión en la que se lleve a cabo una lluvia de ideas, para ello es posible recurrir al Diagrama de causa y efecto. En esta reunión convocaremos al personal que sea conocedor de la zona en la que se ha presentado el problema.

Tras la identificación de las posibles causas del problema, habrá que comenzar preguntando ¿Por qué…? Ya sabemos que repetiremos esta pregunta tantas veces como sea necesario hasta que el equipo sea capaz de identificar profundamente los motivos por los que un problema tiene lugar. En este punto, hay que destacar que habrá ocasiones en las que las causas principales se puedan encontrar realizando menos de cinco preguntas y en otras, será necesario realizar más.

Un aspecto fundamental, durante el uso de la metodología de los 5 porqués, no preguntaremos nunca ¿Quién? Hay que profundizar en el proceso, pero no en el personal que estará involucrado en dicho proceso.

Para que la metodología de los 5 porqués funcione correctamente, formaremos grupos reducidos, en ellos no habrá más de 5-10 personas, pero porque tenemos que ser conscientes de que no puede tratarse de una aplicación individual. Habrá una persona que actúe como facilitador, en este caso será el que conozca cómo es la mecánica del grupo y los vínculos entre los diferentes integrantes.

Después de que todo el grupo esté de acuerdo de la causa raíz del problema, hay que determinar cuáles serán las medidas a aplicar con el objetivo de prevenir que el problema vuelva a producirse. En este sentido, una buena práctica para este punto es establecer siempre una relación de pregunta, respuesta y acción correctiva.

Planteamiento del problema¿Por qué?««««Acción correctiva
¿Por qué ocurre esta situación?Respuesta««««Solución

Cuando se establezca cual es la acción correctiva apropiada, entonces habrá que llevar a cabo una asignación de las acciones a los miembros del grupo.

Como puede ocurrir con cualquier otra acción, será necesario realizar un monitoreo y auditoría de la acción. Su finalidad es garantizar que la acción establecida ha logrado solucionar el problema. Si funciona correctamente, el grupo elegido para aplicar esta metodología no tendría que realizar más acciones, pero en caso de que esta no aporte los resultados esperados habrá que comenzar con la metodología de los 5 porqués.

En conclusión, los 5 porqués se puede emplear en diferentes procesos y, además, es una metodología interesante para las organizaciones. La aplicación de la metodología de los 5 porqués traerá una mejora en todos los procesos de la organización, consiguiendo que sean más eficaces.

Software para aplicar la metodología de los 5 porqués

El Software ISOTools Excellence crece con su organización, permitiendo incrementar de forma progresiva las funcionalidades necesarias gracias a su sistema modular.

Debido a su alto grado de parametrización, tiene la posibilidad de adaptarse a las necesidades del sistema de gestión o modelo de excelencia de la organización.

ISOTools cuenta con módulos destinados a diferentes objetivos y tiene la capacidad de automatizar un gran número de estándares y modelos de gestión. En relación a esto, ISOTools optimiza las gestiones necesarias para llevar a cabo la metodología de los 5 porqués.

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