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Qué necesita para implementar un SGC

Implementar Sistema de Gestión de la Calidad

Implementar un SGC

El objetivo de las organizaciones es lograr la excelencia para satisfacer las necesidades de sus clientes. Sin embargo muchas de ellas encuentran un estancamiento en el proceso; incluso muchas caen en su curva de crecimiento.

Uno de los grandes elementos que permiten que las organizaciones, no solo mantengan su punto de equilibrio, sino que también se encuentren en evolución, son los SGC, los cuales al ser implementados en las organizaciones de manera adecuada siguiendo el paso a paso según los ítems que la norma logran mantenerse en lo más alto de la curva de evolución del sistema.

El sistema de gestión de calidad es un sistema que nos da las herramientas para que una organización pueda alienar todos sus procedimientos con el fin de cumplir todos los requerimientos de las partes interesadas. Todo esto con el fin de lograr la excelencia. Uno de los factores más importantes, es que este sistema se adapta a cualquier tipo o tamaño de organización, lo que hace que sea un sistema integro para las organizaciones.

La preocupación de la mayoría de las organizaciones y la pregunta que surge alrededor de ellas es cómo implementar un SGC.

Pasos para implementar un SGC

Análisis:

En este punto las organizaciones deben revisar cuál es su estatus actual, entrar a mirar cómo está el planteamiento de sus objetivos, si se están o no cumpliendo en el corto plazo, y determinar si se están dando los pasos adecuados para el avance en un mediano y corto plazo. Se debe revisar con qué recursos cuentan, si la alta dirección se encuentra en disposición para involucrar a todos sus colaboradores para la implementación de un sistema de gestión de Calidad.

Procesos:

Deben revisar cómo está el desarrollo de sus procesos, si tienen o no políticas, si cuentan con manuales. De no contar con ellos deben empezar a generarse estas políticas, pues en ellas se establecen los compromisos de la organización a nivel interno y externo, así como el nivel de calidad que se quiere alcanzar. Se debe empezar a establecer los responsables de los procesos establecer cuál es su rol dentro de la organización.

Documentación:

La construcción de una buena documentación, permite a las organizaciones tener claro el desarrollo de sus procesos, lograr una mayor interpretación del SGC y tener consignado allí las evidencias del desarrollo y cumplimento de los objetivos. El SGC ofrece una jerarquía a nivel documental, el cual es un buen elemento para poner en práctica en nuestras organizaciones, estas se encuentran así en su orden descendente y respetando su jerarquía: manuales, políticas, procedimientos, instrucciones y registros. La organización es autónoma de determinar su nivel de documentación pues la intensión de la norma es documentar la información necesaria, es decir, no toda la información necesita ser documentada.

Capacitaciones:

En este nivel las organizaciones encuentran un reto interesante, ya que desde la alta dirección se debe replicar una cultura de inmersión a un cambio que permite que la organización realice sus actividades de manera ordenada, contando con un recurso humano capacitado generando una conciencia de desarrollo de sus funciones, y permite que los integrantes de la organización trabajen en equipo, cumplan los objetivos y trabajen en dirección ascendente hacia la excelencia.

 

 

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Implementación:

Al aterrizar las acciones anteriormente nombradas donde ya realizamos el análisis de nuestra organización, montamos un plan, organizamos la estructura y lo ejecutamos, toda la organización pone en marcha el SGC.

Seguimiento:

Después de ejecutar el SGC, se debe realizar el seguimiento del sistema con auditorías internas. En ellas se identificará el cumplimiento de todos los parámetros, que estos estén funcionando adecuadamente y en caso en que se logren identificar No conformidades, se deben tomar las acciones ya sean correctivas, preventivas o predictivos pertinentes, que nos permitan tener controlado el SGC, pues garantizar que en nuestra organización no hayan ( No Conformidades), nos permite lograr la certificación que nos haga así más competitivos en el mercado

Contar con un SGC en nuestras organizaciones nos permite no solo tener una mejor relación con el cliente, sino estar seguros de la satisfacción del mismo; mejora los tiempos de ejecución de nuestros procesos, cambia la actitud y el compromiso del recurso humano, hace una compañía eficiente y eficaz; al estar certificados, no solo genera un reconocimiento local si no mundial, en general encamina a nuestra organización hacia la excelencia.

Software para Sistema de Gestión de Calidad

Con el uso de ISOTools, el software para el Sistema de Gestión de Calidad, la organización logró importantes mejoras como:

  • Uso del tablón de noticias de ISOTools para mejorar la comunicación global de la organización, de este modo la comunicación no solo es a través de email o teléfono.
  • Reducción de los costos desencadenados de la no calidad, pero a la misma vez, se sigue manteniendo el nivel
  • Involucración de todo el personal en la implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad. Todo ello, cumpliendo con los requerimientos establecidos para lograr la certificación ISO 9001 ya que todos realizaban correctamente sus tareas. Además el número de usuarios de la plataforma se vio incrementado, en un principio eran 6 y pasaron a ser unos 78 usuarios (incluidos proveedores).
  • Realizar reuniones en cualquier lugar siempre que se disponga de un dispositivo tecnológico y acceso a internet. Toda la información estará centralizada y controlada por permisos.
  • Reducción del uso de documentos obsoletos o duplicados.

 

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