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Mejores prácticas del KANBAN para conseguir un flujo continuo y optimizado

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KANBAN

Hace poco hablamos de la metodología japonesa KANBAN (letreros en japonés) para la gestión de proyectos, sin duda una de las formas más sencillas y visuales de para la gestión de proyectos de complejidad media baja en la que intervienen varias personas.

Su eficacia no es casual. Desde su creación en los años 40 ha sido utilizado en una infinidad de organizaciones consiguiendo:

  • Planificaciones flexibles
  • Mejora de control del trabajo en curso y la carga de trabajo de cada participante
  • Mejora de la comunicación entre los integrantes de equipo y los mandos intermedios
  • Mejora de la cadencia en el flujo de trabajo
  • Mejora de la capacidad de autogestión de los integrantes del equipo

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Estas mejoras se consiguen gracias a que KANBAN es una metodología extremadamente simple, de hecho, lo que la puede hacer compleja es la propia naturaleza del proyecto para el que se utilice, pero sus principios se van a mantener invariables.

Mejores prácticas del KANBAN

David J Anderson, quien popularizó KANBAN para la gestión de proyectos ágiles, aporta en sus publicaciones los ingredientes de la receta perfecta para el óptimo rendimiento

Visualiza el flujo de trabajo

Para ello se debe conocer a la perfección el proceso y ser capaces de identificar qué necesitamos exactamente para transformar las entradas del proceso en salidas que tengan un nivel de calidad excepcional y aporten valor al cliente, ya sea interno o externo.

Una vez lo conocemos perfectamente podremos intentar mejorarlo, identificando aquellas fases en las que pudiéramos tener fallas de calidad o cuellos de botella, todo ello previa representación gráfica, lo que ayudará en gran medida a esta identificación

Elimina Interrupciones

Esta es una de las partes fundamentales del KANBAN. Consiste en controlar el Work In Progress (WIP), buscando eliminar la multitarea (multitasking) y con ello concentrar los esfuerzos en lo que realmente importa.

Con ello, en el paso de tarjetas de una fase a otra, podremos identificar los cuellos de botella ya que una fase solo debe tener un número limitado de tareas por hacer y si detectamos que en ciertas fases cuesta pasar el trabajo a la siguiente o se acumulan las tarjetas, deberemos estudiar la causa y actuar en consecuencia.

Gestionar el flujo

KANBAN se basa en la idea de que el flujo de trabajo debe ser continuo e ininterrumpido para conseguir crear un valor óptimo y de forma rápida, maximizando la eficiencia de los recursos. Con ello también minimizamos los riesgos de incumplimiento y los retrasos.

Debemos conseguir que el movimiento de las tarjetas por el tablero sea constante y continuo. En caso de detectar que no es así, de nuevo, deberemos actuar en consecuencia eliminando esos cuellos de botella.

Fomentar la visibilidad

Si todo el equipo es capaz de ver el proceso al completo, todos y cada uno podrán saber en qué punto están, cuáles son sus entradas, sus salidas y que deben hacer.

Esto además fomentará la autogestión y mejorará la capacidad de tomar decisiones.

Retroalimentación constante

Esta mejora sería imposible sin comunicación y la coordinación es esencial para que el flujo sea continuo. Siempre serán necesarias reuniones de coordinación, habitualmente diarias, en las que se analiza el tablero y se pone en común el flujo de esas tarjetas.

Lo ideal es que sean reuniones rápidas de no más de 15 minutos, en pie a ser posible y enfocadas únicamente al flujo.

Mejora continua

Cualquier sistema debe tener como objetivo la mejora continua y KANBAN no es una excepción. La implicación del equipo, la visión compartida y la comprensión de todo el proceso será clave para conseguir que cada persona aporte en todo momento.

Otras metodologías pueden ayudar a mejorar sistemas KANBAN como la teoría de restricciones, el análisis de causas… Existe una gran variedad y en cualquier caso siempre será útil una visión y detección cualitativa por parte de los integrantes con un posterior análisis cuantitativo por parte de los responsables o equipos de mejora.

Si un sistema KANBAN cuenta con estos seis ingredientes las posibilidades de que se consigan resultados asombrosos aumentan y puede suponer un antes y un después en una organización o incluso en equipos de trabajo aislados.

Como se puede observar KANBAN es mucho más que tarjetas pegadas en un tablero. Se trata de una metodología excepcional que, en ocasiones y por lo cómico de su representación, se toma a la ligera. Nada más lejos de la realidad. ¿Nuestra recomendación? Pruébala!!

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