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Indicadores y cuellos de botella para la aplicación de la Teoría de Restricciones (TOC)

Indicadores

Los procesos productivos en las organizaciones difícilmente funcionan todos al mismo ritmo, y mucho menos al ideal en cada circunstancia. En todas es fácil encontrar cuellos de botella que hacen que los siguientes pasos de la cadena sufran retrasos o necesiten hacer reprocesos entre otras circunstancias.

Todo esto son frenos en el camino hacia la consecución de los objetivos. Ya sean operativos o estratégicos las consecuencias son las mismas: pérdida de eficiencia, desaprovechamiento de recursos en algunas áreas por la escasez de recursos en otras, pérdida de grado de satisfacción de los clientes y el resto de partes implicadas.

 

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Para identificarlos será imprescindible establecer un buen sistema de indicadores que representen de forma clara e inequívoca el rendimiento de cada fase y proceso de la organización para proporcionar la información necesaria para establecer planes de acción fundamentados en datos tan pronto como sea posible.

Para cada organización los indicadores serán distintos y normalmente la persona responsable de cada proceso será la más indicada para detectarlos. Aun así, esta reflexión sobre los tipos de cuellos de botella o restricciones y los indicadores que pudieran estar asociados puede ayudarte a identificarlos.

Tipos de restricciones o cuellos de botella

Podríamos identificar muchos causantes de estos cuellos de botella, pero en líneas generales los podríamos agrupar en los siguientes bloques:

Cuellos de botella temporales:

Las causas de este tipo de botella son muy amplias pero el resultado es siempre el mismo. Falta tiempo para ejecutar todo lo que se requiere o incluso para planificar adecuadamente. Ya sea por la falta de formación de un equipo, falta de capacidad productiva o personas que ejecuten, exceso de cargas laborales o incluso mala gestión (del tiempo y los recursos) de los responsables, al final todo desemboca en un “no me ha dado tiempo”.

Los indicadores pueden ser correspondientes con casi cualquier proceso y fase de la organización, prácticamente asociados a personas, así que el papel de los mandos intermedios será clave en la detección de los mismos.

Cuellos de botella en el producto:

El producto suele ser otro de los factores limitantes en muchas organizaciones y también pueden ser múltiples las causas. Es posible que el producto sea excesivamente especialista o que tenga fallas de calidad significativas repetidamente, incluso que el stock se rompa con asiduidad consiguiendo la pérdida de interés por parte del consumidor.

Para detectar estos cuellos de botella los indicadores están relacionados con las no conformidades, encuestas de satisfacción, tasa de reprocesos o devoluciones entre otros.

Cuellos de botella en la cadena de suministro:

Puede estar ligado a todos los anteriores pero el tratamiento de sus causas suele ser distinto ya que implica a proveedores y otros actores. En consecuencia, de fallas en la cadena de suministro se podrían producir retrasos en la cadena productiva, tiempos de trabajo desiguales entre turnos o fases productivas.

Los indicadores suelen estar relacionados con los proveedores de la organización, ya sean materias primas, servicios esenciales o los servicios logísticos de salida de producto de la cadena.

Para gestionarlos adecuadamente siempre es recomendable un buen sistema de Gestión de Proveedores que nos permita hacerlos partícipes del Sistema de Gestión.

Cuellos de botella financieros:

Otro de los desencadenantes más frecuentes de cuellos de botella son los problemas financieros de las organizaciones. Habitualmente el crecimiento requiere de inversión, de nuevas tecnologías o capital para acceder a nuevos mercados. En caso de que la capacidad de inversión no sea suficiente es muy posible que se generen conflictos.

Los indicadores en este sentido pueden ser muy variados y estar enfocados en el cash-flow, intereses, líneas de crédito o capital entre otros.

Cuellos de botella en la capacidad de venta

La venta es compleja, y cuanto más complejo y de mayo importe es el producto más complejo se hace. Está claro que es todo un arte. En ocasiones este proceso de venta falla y no se consigue el rendimiento deseado, ya sea por causas de comunicación, falta de adaptación al mercado o incapacidad comercial para alcanzar al cliente o para cerrar la venta.

Los indicadores más habituales serán los relacionados con el embudo comercial (ya sea desde el área de marketing o solamente al área de venta), aquellos que sean capaces de proporcionarnos una visión realista de en qué fase del proceso comercial están abandonando más clientes potenciales.

Cuellos de botella en el modelo de negocio

Sin duda los más peligrosos y problemáticos de solventar ya que repercuten en todas las áreas de la organización. Suelen estar causados por problemas en la escalabilidad del negocio o las operaciones y los indicadores estarán relacionados con los procesos estratégicos pudiendo ser muy variados.

Software para la gestión de indicadores

ISOTools Excellence cuenta con un módulo para la gestión de indicadores, ayuda a las organizaciones a:

  • Generar información
  • Utilizar la plataforma de forma fácil sin perder información

En la actualidad, nos comunicamos a través de varios medios, entre ellos Whatsapp o correo electrónico. Estos medios nos facilitan mucho la comunicación, pero haciendo uso de ellas, es muy fácil que la información se pierda, de ahí la importancia de que un responsable maneje todos estos datos.

Con el módulo de indicadores de ISOTools, todas las gestiones se realizan de un modo más ágil, siendo mucho más fácil el desarrollo de las actividades y de cualquier tipo de gestión que haya que desarrollar.

A través de ISOTools las organizaciones podrán definir los indicadores manuales y los indicadores automáticos.

Los indicadores manuales, serán aquellos que estén sometidos a variaciones independientes. En el caso de los indicadores automáticos, se trata de indicadores que se alimentarán automáticamente de los propios registros y de la información generada en la plataforma en tiempo real.

En la Plataforma Tecnológica ISOTools, las organizaciones pueden asignar al responsable o responsables de cualquiera de los indicadores que hayan quedado configurados. Además, todos los indicadores definidos en el software, tendrán información gráfica, la cual nos dará una idea de la evolución y del nivel de cumplimiento haciendo un simple clic.

El software también nos permite tener más detalle sobre el indicador, por ejemplo, permite verificar su periodicidad, el valor recomendado, el meta o el valor de riesgo.

En el caso de que los limites definidos por cada indicador no se cumplan o se superen, es posible establecer avisos al responsable de dicho indicador.

Como hemos podido ir mencionando, la gestión de indicadores mediante el software ISOTools es ágil, sencilla y centralizada.

Le invitamos a que nos solicite más información y pueda conocer más cómo ISOTools cuenta con diferentes funcionalidades que ayudan en el análisis de información y gestión de indicadores para tomar las mejores decisiones.

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