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¿Qué debo tener en cuenta para integrar sistemas de gestión?

Sistemas de gestión

En el contexto actual, la innovación es fundamental para que una organización pueda mantenerse en el mercado, cada vez hay mayor exigencia por parte de los clientes y partes interesadas, sumado a la alta competencia, la exigencia legal y todos los factores que intervienen, en cualquier proceso organizacional, para ello un factor clave de éxito es la integración de los sistemas de gestión.

Para poder unificar los objetivos, políticas y estrategias presentes en el contexto organizacional, es necesario estructurar un sistema que contenga la calidad, ambiente, seguridad y salud ocupacional, además de todas las normas y estándares que permitan el cumplimiento de los requisitos legales exigidos por cualquier país, para ello se debe implementar un Sistema de Gestión Integrado (SGI), que garantice la optimización y efectividad en todos sus procesos.

¿Qué es la Integración de Sistemas de Gestión ISO?

Es un Sistema de Gestión que contiene un marco integral, de todos los factores que hacen vida en una organización, por medio de la articulación de todos sus procesos y actividades en una única estructura, permitiendo el cumplimento a cabalidad de sus objetivos y los requerimientos en el ámbito legal.

3 factores claves de éxito para lograr un Sistema de Gestión Integral

De acuerdo a las necesidades actuales contar con un SGI, es la mayor ventaja que puede tener cualquier organización, pues el hecho de tener solamente un Sistema de Gestión convencional, no garantiza el cumplimiento legal de todo su contexto, cosa que se ve ampliamente satisfecha con la implementación de un SGI.

Implementación del Sistema de Gestión Integral

Para que la implementación de un SGI sea exitosa, es necesario contar con una estructura, objetivos y estrategias que se adapten específicamente a cada organización de acuerdo a sus procesos, además de considerar una serie de factores que se presentaran a continuación;

  • Análisis del contexto organizacional; se necesita comprender a la organización de forma integral, desde necesidades y expectativas de sus clientes y colaboradores, hasta el alcance que tendrá el SGI, para el cumplimiento de los objetivos estratégicos.
  • Liderazgo y compromiso con el SGI; es responsabilidad de la lata dirección, definir objetivos, estrategias, políticas que se alienen en un solo marco al cumplimiento del SGI, que promuevan la comunicación e interacción de todas las partes interesadas.
  • Planificación Estratégica; definir objetivos que puedan ser cumplidos por medio de estrategias integradas en un solo plan, estableciendo todos los recursos, actividades y las responsabilidades de cada uno.
  • Control y Mejora Continua; establecer indicadores de control a cada objetivo, para poder medir su eficacia y eficiencia, además de documentar toda la información, para determinar posibles desviaciones y realizar acciones preventivas o correctivas que permitan la mejora continua.

Análisis del grado en la unificación del Sistema de Gestión Integral

El proceso de integración no resulta ser una tarea fácil, sin embargo, es recomendable evaluar el nivel de cumplimiento en la integración de sus sistemas, para ello se recomienda analizarlo en base a los siguientes factores;

  • Nivel de Integración en toda la estructura documental; determinar el cumplimiento en la unificación documental, evaluando su coherencia, su eficacia y eficiencia, dependiendo del grado de complejidad que se identifique, se deben elaborar procedimientos que puedan dar cobertura a la totalidad del sistema, ya que serán el soporte de todo SGI.
  • Nivel de Integración de sus procesos; es necesario comprender que la calidad, ambiente, seguridad y salud ocupacional se deben gestionar de forma conjunta, evaluando todos sus operaciones y su interrelación, por medio de un análisis exhaustivo en el nada de procesos.
  • Nivel de Integración de su estructura organizativa; centralizar el control para garantizar el correcto funcionamiento del sistema, por medio de la unificación de criterios y responsabilidades, por medio de objetivos que se alineen a una visión global, permitirá medir eficazmente la inercia organizacional presente en cada departamento y optimizara la toma de decisiones.

Determinar la efectividad en la implementación de un SGI

Para determinar si el SGI es productivo, se necesita verificar que se esté cumpliendo con las siguientes acotaciones;

  • Definir un solo responsable del SGI.
  • Integración a cabalidad de todos los procesos y actividades en la organización.
  • Coherencia en la definición de los objetivos, metas, y políticas en un solo marco.
  • Optimización en la documentación.

Principales beneficios al implementar un SGI

  • Cumplimiento de los objetivos organizacionales.
  • Uso efectivo de los recursos.
  • Cumplimiento de los requisitos en el contexto legal.
  • Maximiza la confianza de todas las partes interesadas.
  • Sustentabilidad y mejora en los procesos.
  • Mejora la imagen corporativa.
  • Optimización documental.
  • Unificación de todos sus procesos.
  • Mayor control y medición.
  • Promueve la mejora continua.

Para lograr una efectiva integración en un sistema de gestión, la Familia de Normas ISO, ofrece la Normas la Norma ISO 9001:2015, Norma ISO 45001:2018 y la Norma ISO 14001:2015, que permiten adoptar un formato unificado por medio de los criterios establecidos en el Anexo SL, considerando desde la terminología hasta la estructura organizacional, logrando una completa armonía en la gestión de todo el contexto organizacional.

Software ISOTools

El Software ISOTools, permite llevar la estrategia a otro nivel, sin perder nunca de vista los objetivos y manteniendo siempre presentes las políticas y cultura de la organización.

Dispone de gran capacidad para fomentar la participación de todos los usuarios en el sistema de gestión y del mantenimiento de las evidencias sin miedo a su pérdida.

Con ISOTools, tiene la opción de mejorar a su alcance.

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