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Digitalización de Sistema de Gestión en las entidades bancarias.

Digitalización de Sistema de Gestión

Hoy por hoy, la economía ha experimentado cambios significativos en su modelo de negocio, por los innumerables avances tecnológicos y el sector bancario no se queda atrás. La digitalización de sistema de gestión trae consigo la oportunidad de optimizar sus procesos y ofrecer en un mejor producto y/o servicio.

Anteriormente las entidades funcionaban con un modelo de servicio físico, en la actualidad todo este sistema se ve sustituido por el mundo digital y esto impulsa al sector bancario a promover la innovación de sus procesos por medio de la automatización, con el principal objetivo de optimizar su modelo de gestión por medio de la aplicación de herramientas tecnológicas.

¿Qué implica la digitalización de un Sistema de Gestión bancario?

Un sistema de Gestión es un modelo estratégico organizacional, su automatización genera un proceso de transformación de toda la información física inherente a los procesos internos y externos de una entidad bancaria, a un formato netamente digital en todo su Sistema de Gestión, por medio de esta innovación, la entidad puede optimizar sus procesos operacionales teniendo una gestión más eficaz y productiva, mediante el uso adecuado de las TIC´s, la digitalización y automatización.

¿Cuáles son los riesgos de no automatizar un Sistema de Gestión?

Flujos de trabajo obsoletos

Debido a que en las entidades bancarias existen gran cantidad de flujos de trabajo, la estructura de sus procesos debería estar continuamente actualizada de acuerdo a la demanda tecnológica, para evitar la obsolescencia y retardo en sus procesos. En este sentido un sistema de gestión digital permite establecer procedimientos más ágiles, claros y eficaces para sus colaboradores y clientes, lo cual permitirá a la entidad posicionarse en el mercado y no llegar a la quiebra.

Menor seguridad en la información y datos

La seguridad de la información de los clientes, debe ser prioridad en cualquier entidad financiera, ya que cada expediente de un usuario contiene datos sensibles y documentos confidenciales que deben ser preservados, y su seguridad debe estar salvaguardada. En este sentido al tener dicha información de forma física aumenta la cantidad de riesgos de deteriorarse, perderse, extraviarse o confundirse con documentos de otros clientes. En la actualidad la seguridad informática representa la mejor opción en la implementación de un sistema de gestión digital.

Aumento de los costes

El manejo de la documentación requerida para cualquier producto y/o servicio bancario, trae consigo un alto costo tanto en personal, como en equipos, herramientas e insumos. Los colaboradores deben gestionar gran cantidad de solicitudes inherentes a su cargo tales como; extractos de cuenta, solicitudes, créditos, hipotecas, notificaciones, cuentas, entre otras, que involucran un costo elevado al momento de la recepción, manejo y envío de la información.

En este sentido, este proceso se puede optimizar mediante la implementación de un sistema de gestión digital, que permita manipular la información de forma automática y muy fácil, minimizando los costes y aumentando la productividad.

Aumento del tiempo de trabajo

La mayoría de los colaboradores utilizan gran parte de la jornada laboral en la búsqueda de documentos, impresión, almacenamiento y envió a sus clientes, considerando la información requerida en cada proceso multiplicado por la cantidad de solicitudes diarias, se obtiene como resultado un sin número de documentos físicos, que requerirán de muchísimas horas laborales para su correcta gestión. Este tiempo puede minimizarse por medio de las herramientas tecnológicas y digitales que permiten manejar de manera más eficaz la información por medio de un sistema de gestión documental digital.

Menor satisfacción de los clientes

Cuando las solicitudes de los clientes se realizan de forma física, el proceso tiende a durar más tiempo, debido a algunas variables como número de turno, cantidad de colaboradores, tiempo de gestión de la información, actitud y aptitud por parte del colaborador, entre otras, que dan como resultado largas esperas.

Estas esperas, indudablemente, se pueden solventar mediante un sistema de gestión digital, que permita al cliente acceder a su información de forma instantánea y segura, además de poder realizar cualquier tipo de solicitud, ya que el banco puede ofrecer la opción de firmar de forma electrónica sus propios documentos.

Mayor Incertidumbre de la documentación en regla

Es primordial la actualización documental inherente al cumplimiento de leyes, normas y procedimientos legales, la cual, tiende a ser más rigurosa en las entidades bancarias, ya que se maneja información confidencial, al realizar este proceso de forma manual existe mayor incertidumbre, además de, que para verificar su cumplimiento se utiliza una mayor cantidad de tiempo.

En comparación con un sistema de gestión digital, este último permite verificar cada requisito de forma automática y ofrece una ventaja significativa, porque se basa en el principio de la mejora continua que ayuda a su adaptación y actualización.

Mayor dificultad en el proceso de auditoría

Para cumplir con las leyes y normas, las entidades bancarias necesitan realizar periódicamente auditorías para verificar su cumplimiento, en este sentido, es inevitable los errores del factor humano, el tiempo en la verificación de los requerimientos, interrupción de los procesos, entre otros, lo cual, claramente se ve optimizado mediante un sistema de gestión que permita ser auditado de forma online y de forma más eficaz ahorrando tiempo y disminuyendo el margen de error.

Mayor contaminación del medio ambiente

Aunque la mayoría de las entidades bancarias adoptan medidas, que permiten minimizar el impacto de sus actividades en el medio ambiente, la realidad es que no han podido eliminarlo, en este sentido, la sustitución del uso de papel por documentos digitales, puede lograrse a través de un sistema de gestión digital.

Estos sistemas representan una ventaja ecológica significativa en cualquier entidad financiera que adopte esta metodología, ya que se suprime la contaminación que se genera al usar este tipo de insumos.

Dado que los clientes cada día son más exigentes, las entidades financieras deben ajustarse a sus necesidades, donde la digitalización financiera es fundamental en su sistema de gestión, ya que este es el panorama actual, las entidades deben reaccionar para poder sobrevivir en este mercado tan volátil y adaptarse a la nueva demanda de sus clientes y colaboradores, en relación a ofrecer soluciones que permitan cumplir sus expectativas y necesidades.

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