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Lista de verificación para un sistema antisoborno

No solo una mayor concienciación ética, nuevas regulaciones y leyes cada día más estrictas obligan a tomar muy en serio el tema del soborno y la corrupción en los negocios. Los frentes a cubrir son muchos y una lista de verificación para un sistema antisoborno puede ser la mejor opción para iniciar el trabajo.

El objetivo de una lista de verificación para un sistema antisoborno es conocer las acciones requeridas para la implementación de un sistema efectivo, de tal manera que no se pase por alto un elemento esencial o un factor de riesgo importante. Te ayudamos a comenzar este importante proyecto ofreciéndote una.

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Lista de verificación para un sistema antisoborno

Esta lista de verificación para un sistema antisoborno permite diseñar e implementar un sistema de gestión antisoborno eficaz, coherente y de alcance global. Se basa en seis componentes considerados desde tres puntos de vista críticos: la prevención, la detección y la corrección.

De este modo se tratan las políticas, la formación y comunicación y los  socios de negocios para abordar la prevención; la detección también considera a los socios y la evaluación de riesgos y la cultura. Por último, dentro del bloque de corrección se tienen en cuenta especialmente las acciones correctivas, los controles y la supervisión y, de nuevo, a los socios de negocios:

PREVENCION

Políticas Formación y Comunicación Socios de negocios
Identificar conflictos de intereses, obsequios y entretenimiento, viajes, donaciones caritativas, contribuciones políticas, acuerdos de compensación y otras prácticas similares que se utilicen en la organización Adquirir o desarrollar programas de capacitación contra el soborno para empleados (en línea y fuera de línea) Revisar los acuerdos estándar y modificarlos para abordar el cumplimiento requerido de las políticas contra el soborno
Identificar partes interesadas clave para las políticas en todas las áreas geográficas Identificar la audiencia objetivo Desarrollar y revisar el código de conducta de socios comerciales
Redactar y actualizar la política global contra el soborno Desarrollar un plan de implementación, mensajes, consecuencias por incumplimiento, etc. Exigir la certificación de los representantes de socios comerciales sobre el código de conducta
Incorporar políticas anti-soborno sobre conflictos de intereses, obsequios y entretenimiento, viajes, donaciones caritativas, contribuciones políticas y acuerdos de compensación Comunicarse con los líderes empresariales sobre las nuevas políticas y su importancia Adquirir o desarrollar programas de capacitación contra el soborno para socios comerciales
Revisar nuevas políticas con base en información de contactos clave en cada área geográfica Desarrollar un plan de comunicación  general contra el soborno y expresar su opinión (correos electrónicos, sitio web, boletines, carteles, etc.)
Actualizar el código de conducta para incluir actualizaciones apropiadas de políticas contra el soborno Implementar capacitación contra el soborno a los empleados
Desarrollar un plan y un cronograma para implementar nuevas políticas en toda la organización Brindar capacitación y comunicaciones periódicas sobre responsabilidades contra el soborno y la presentación de informes (en línea, fuera de línea, móvil, etc.)
Implementar la política contra el soborno a los empleados clave y solicitar la certificación Implementar plan de comunicación anti-soborno
Implementar el código de conducta revisado para todos los empleados y requerir certificación Comunicarse con los empleados cuando los problemas requieran acción
Implementar un proceso de revisión regular para las políticas Desarrollar una política para la capacitación contra el soborno de los socios comerciales (quién debe recibir capacitación, excepciones si el socio comercial tiene la suya propia, etc.)
Asegurarse de que los socios comerciales comprenden las políticas y principios contra el soborno
Ofrecer capacitación contra el soborno o solicitar prueba de la capacitación contra el soborno a representantes de socios comerciales de mayor riesgo
Exigir a los representantes de los socios comerciales que certifiquen la política antisoborno y que todos los empleados que hacen negocios en su nombre hayan sido capacitados
Entregar comunicaciones periódicas a los socios comerciales sobre la línea de ayuda y las políticas contra el soborno

 

DETECCIÓN

Evaluación de Riesgos Cultura Socios de Negocios
Realizar y actualizar la evaluación de riesgos Asegurarse de que la línea directa sea visible para todos los empleados en los idiomas apropiados Desarrollar una lista global de terceros utilizados en cada área geográfica
Enumere todas las ubicaciones geográficas en las que opera y clasifique las áreas por riesgo según:

·         Nivel de riesgo de corrupción (utilizando CPI u otro     sistema de clasificación de riesgo)

·         Tipo y cantidad de negocios que realiza en cada área

·         Nuevas áreas o áreas de expansión planificada.

·         Uso extensivo de terceros

·         Tratos con funcionarios gubernamentales

Entregar comunicaciones a los empleados sobre las políticas de línea directa y contra el soborno Desarrollar una metodología de clasificación de riesgos para socios comerciales, utilizando elementos como:

·          Área geográfica

·         Tipo / estructura de terceros

·         Servicios adquiridos

·         Nivel de gasto

·         Condiciones de contrato o de pago

·         Duración de la relación

Priorizar todas las actividades futuras por clasificación de riesgo Revisar incidentes de corrupción pasados (línea directa, investigaciones, etc.) e identificar áreas y problemas que requieren atención inmediata o adicional Asignar clasificación de riesgo a cada socio comercial
Auditar los registros financieros de pagos de terceros, obsequios, viajes, contribuciones caritativas y políticas Realizar encuestas a los empleados para evaluar la cultura y la eficacia del programa Priorizar las actividades de diligencia debida de los socios comerciales en función de las clasificaciones de riesgo.
Anotar los problemas y desarrolle un plan para investigar y abordar los problemas encontrados
Identificar interacciones con funcionarios gubernamentales (incluidas las empresas estatales), incluido qué, cuándo, quién, etc.
Identificar procesos para administrar pagos a funcionarios gubernamentales y otros
Reevaluar periódicamente el riesgo y modificar el programa
Encuesta a ejecutivos y personal clave en cada área geográfica con respecto a los riesgos de corrupción pasado y actual y las prácticas de mitigación de riesgos

 

CORRECCIÓN

Acción Correctiva Controles y Supervisión Socios de negocios
Ejecutar el plan para mitigar los problemas encontrados a través de la evaluación de riesgos Obtener apoyo de liderazgo para el programa anticorrupción Obtener apoyo para los procesos de gestión de socios comerciales revisados de los líderes comerciales
Desarrollar y revisar procesos y controles para:

·         Regalos, entretenimiento y viajes

·         Aduanas y envíos transfronterizos

·         Donaciones caritativas

·         Contribuciones políticas

·         Posibles conflictos de interés

Identificar / revisar los procesos y controles existentes para gestionar:

·         Regalos, entretenimiento y viajes

·         Aduanas y envíos transfronterizos

·         Donaciones caritativas

·         Contribuciones políticas

·         Conflictos de interés

Revisar los procesos y controles de diligencia debida existentes para contratar y administrar socios comerciales
Verificar procesos con partes interesadas clave en cada área geográfica Implementar y actualizar procesos de investigación de antecedentes para ejecutivos y personal clave Identificar las partes interesadas clave para los procesos de nuevos socios comerciales
Identificar sistemas y procedimientos para gestionar procesos Crear pautas para hacer cumplir las políticas y establecer procedimientos disciplinarios para abordar los problemas Redactar procesos de incorporación de nuevos socios comerciales basados en el riesgo
Adquirir un sistema de gestión de incidentes e investigaciones y ajustar los procesos para garantizar una supervisión adecuada Elaborar nuevos procesos de seguimiento de socios comerciales basados en el riesgo
Desarrollar informes y procesos para proporcionar actualizaciones periódicas sobre el programa a la alta dirección y la junta Examinar los procesos de incorporación de nuevos socios comerciales con líderes comerciales clave
Ejercer liderazgo en nuevos procesos y obtención de apoyo Examinar los procesos de monitoreo de nuevos socios comerciales con líderes comerciales clave
Establecer un cronograma de revisión regular del estado del programa con el liderazgo Identificar el sistema y los procedimientos para contratar y administrar socios comerciales que brinden una supervisión y visibilidad adecuadas por parte de la oficina de cumplimiento.
Implementar controles financieros anticorrupción (obsequios, conflictos, viajes, etc.) Implementar procesos de monitoreo e incorporación de nuevos socios comerciales
Implementar un sistema y procesos de investigación / incidentes revisados Revisar y auditar procesos y realizar las modificaciones apropiadas
Revisar y obtener retroalimentación sobre los procesos y realizar las modificaciones apropiadas
Realizar auditorías periódicas de procedimientos y controles

 


Una organización
 que logra alinear todos estos elementos de la lista de verificación para un sistema antisoborno, puede identificar, denunciar y, finalmente, erradicar el soborno y la corrupción.

Software ISO 37001 de ISOTools

Implementar un sistema anticorrupción y aplicar una lista de verificación para un sistema antisoborno como esta resulta mucho más fácil si se cuenta con una herramienta tecnológica avanzada que estructura el sistema y facilita cada tarea.

Así lo hace el  Software ISO 37001 de ISOTools específicamente diseñado para abordar cada componente de un sistema antisoborno con éxito. Esta solución ofrece funcionalidades apropiadas, por ejemplo, para una gestión óptima de los ciclos de tareas y flujos de documentación, para la aplicación ágil de la debida diligencia o para alentar la denuncia a través de canales que protegen el anonimato y facilitan las investigaciones

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