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5S. Cinco etapas clave en la gestión de la excelencia


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Puede ser que nuestro entorno de trabajo se encuentre desorganizado y sucio, esto genera una disminución de la productividad y la buena disposición del personal hacia la actividad que desarrollamos.

La técnica 5S ayuda a crear ciertos hábitos con los que establecer y mantener la organización, el orden, la limpieza estandarizada y disciplina necesaria para conseguir un entorno de trabajo mucho más productivo, seguro y agradable, donde se elaboran productos y servicios de mayor calidad. En el mercado actual, la creciente demanda de productos y servicios de calidad, a precios competitivos, se encuentra llevando a las empresas a optimizar servicios de calidad, a precios competitivos, las 5S son una herramienta que ayuda a conseguir condiciones necesarias para conectar al operador con el proceso, mediante el gerenciamiento diario.

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En algunas ocasiones nos encontramos con espacios físicos de trabajo muy saturados, donde conviven, por ejemplo, equipos, archivos de documentos, estanterías con material obsoleto o que se utiliza muy poco, gran cantidad de materiales, herramientas, productos en procesos o materias primas.

Si no se clasifica, se ordena y se limpia se genera una pérdida de eficacia. La metodología de las 5s es una sencilla técnica ideada para mantener el puesto de trabajo organizado, limpio y seguro y, como consecuencia, eficiente.

¿Qué significan las 5s?

Su nombre se debe a la letra por la que empieza, en japonés, cada una de las 5 disciplinas que contempla:

  • Seiri (separar): Identificar y separar los materiales estrictamente necesarios para cada operación, y retirar del puesto de trabajo los no necesarios. Se clasifican los que se pueden utilizar en función de su frecuencia de uso, según sea diaria, semanal o mensual.
  • Seiton (organizar): Colocar los equipos y materiales según el sentido del flujo de trabajo, de forma que sean intuitiva y fácilmente localizables. De este modo se eliminan pérdidas por movimientos, búsquedas, esperas o transportes.
  • Seiso (limpieza): Identificar y eliminar las fuentes de suciedad, y establecer los métodos, materiales, frecuencias y niveles de limpieza. La limpieza ayuda en la prevención de accidentes y a crear un puesto de trabajo ergonómico donde la persona se encuentre más a gusto.
  • Seiketsu (estandarizar): Estandarizar las actuaciones para mantener el puesto de trabajo limpio y ordenado, preferiblemente mediante control visual. Establecer elementos visuales que permitan distinguir fácilmente y de forma inmediata una situación normal de una anormal, como la ausencia o falta de disponibilidad de un determinado material en el lugar establecido, o la presencia de una anormal cantidad de trabajo, por ejemplo, colas de personas excesivamente largas.
  • Shitsuke (disciplina y hábito): Establecer normas para mantener y verificar periódicamente el nivel de orden. Dotar a los equipos de los recursos necesarios para que se pueda mantener la organización de los puestos de trabajo.

¿Qué implica esta técnica?

La gestión visual del proceso se realiza para que cualquier persona pueda interpretar de forma rápida el estado en el que se encuentra el trabajo, o el puesto, con respecto a lo que se ha planificado. La gestión visual implica:

  • Eliminar lo que no se necesita.
  • Clasificar y ordenar: un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio.
  • Puestos de trabajo limpios y con estándares de limpieza claros y definidos.
  • Estados de los procesos visibles de una forma rápida y sencilla.
  • Situaciones fuera de lo previsto rápidamente identificadas y gestionadas.
  • Eficiencia y progreso también visibles rápidamente.
  • Entorno de trabajo seguro.

La gestión visual en un puesto de trabajo debe permitir:

  1. Distinguir rápidamente entre lo que es normal y lo que no lo es.
  2. Disponer de señales de niveles mostrando el mínimo y/o el máximo de los materiales en los puestos de trabajo y en los almacenes.
  3. Disponer de estanterías ergonómicas para materiales y equipos muy usados.
  4. Señalar el perímetro de almacenaje destinado para las herramientas y materiales.
  5. Identificar áreas de material defectuoso.
  6. Disponer los procedimientos del proceso en los puestos de trabajo.

Si nos centramos en cualquier proceso o cualquier trabajo que hacemos, la gestión visual permite conocer a primera vista lo que realmente está sucediendo y lo que debería estar sucediendo, de forma que cualquier error se haga perfectamente visible, detectándose los problemas en su fase inicial. Si no puedes ver tus problemas, no puedes resolverlos.

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La aplicación de la técnica 5S puede ser extremadamente beneficiosa para una organización. Todo ello gracias a la facilidad que ofrece en cuanto a su comprensión y aplicación. Siguiendo sus 5 pasos, la compañía podrá recibir grandes mejoras. Al mismo tiempo, si esta se combina con un software de gestión que ayude con los distintos sistemas de gestión que disponga la organización, obtendremos como resultado una compañía basada en la mejora continua y en búsqueda de la máxima calidad. Para conseguir tales resultados le presentamos el software ISOTools Excellence que hará que estas complejas tareas resulten sencillas.

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