Planeación y ejecución de auditorías

Auditorías

En el artículo de hoy vamos a tratar sobre las auditorías, aspecto de gran interés. El contenido estará enfocado específicamente a las auditorías internas.

A continuación vamos a definir los puntos que trataremos a lo largo de esta publicación:

• Conceptos básicos
• Principios de auditoría
• Tipos de auditorías
• Etapas para realizar una auditoria exitosa
• Buenas prácticas que garantizan el éxito de la auditoria

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Conceptos básicos de auditoría

Como ya hemos mencionado en otras ocasiones, una auditoría es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia objetiva y evaluarla objetivamente para determinar en qué medida se cumplen los criterios de auditoría de un numeral de la norma. No importa qué tipo de norma sea (ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, etc). En este artículo hablaremos de las auditorías haciendo referencia a normas a nivel general.

Para las auditorías, siempre nos vamos a apoyar de la norma ISO 19011, recientemente renovada. Esta norma nos habla sobre las directrices que hay que tener en consideración para poder ejercer y ejecutar una auditoría.

Cuando hablamos de auditoría, es importante especificar los siguientes conceptos:

• Sistemático: No aleatorio, ordenado, planificado y programado.
• Independiente: Los auditores deben ser imparciales y no pertenecer al área auditada.
• Documentado: Deben ser establecidas en un documento o procedimiento del SG y sus resultados deben ser documentados.

¿Para qué sirven las auditorías?

• Verificar la capacidad de los procesos para alcanzar resultados planificados.
• Evaluar fortalezas y debilidades del Sistema de Gestión para toma de decisiones.
• Detectar oportunidades para la mejora continua tanto de la organización como del Sistema de Gestión.
• Ejecutar seguimiento de la eficacia de las acciones.
• Identificar problemas y corregirlos, generando un plan de acción.

¿Cómo debe ser el perfil del auditor?

• Formación académica especializada
• Experiencia (Competencia profesional)
• Conocimiento multidisciplinario
• Cualidades personales: Ético, mentalidad abierta, diplomático, observador, perceptivo, versátil, autosuficiente, imparcialidad, tenaz, decisivo, culturamente sensible y colaborador, etc.

Principios de auditoría

Se trata de principios que la norma ISO 19011 contempla para que la auditoría se supere con éxito. Hay principios para auditores y para auditorías.

Para auditores:

• Integridad
• Presentación justa
• Debido cuidado profesional
• Confidencialidad

Para auditorías:

• Independiente
• Enfoque basado en la evidencia
• Enfoque basado en riesgos

Tipos de auditorías

• Auditoría 1ª Parte: Es una auditoría interna que suelen emplear las organizaciones para ver si sus procesos se están desarrollando según lo establecido.
• Auditoría 2ª Parte: Es una auditoría de proveedores externos que realiza la organización a su proveedor para conocer si cumplen con el modo de operar que requieren.
• Auditoría 3ª Parte: Es una auditoría de certificación y/o acreditación por parte de un organismo externo para comprobar que cumplimos con los requisitos y otorgarnos de un certificado con validez.

Etapas para realizar una auditoria exitosa

Las auditorías se pueden realizar de modo presencial o remoto. Las fases a llevar a cabo son las siguientes:

• Planificación y preparación: Puede ser preliminar o específica
• Ejecución: Se incluyen los papeles de trabajo, indicadores y los hallazgos
• Finalización: Se realiza el informe de auditoría y por tanto, la comunicación de los resultados

Buenas prácticas que garantizan el éxito de la auditoría

• Expectativas de los grupos de Interés: Como empresa es importante que tanto la gerencia o clientes estén innvolucrados con la ejecución de la auditoría
• Políticas y procedimientos: Estos documentos sirven de apoyo durante la auditoría. Estarán de forma organizada y accesible según los permisos establecidos
• Formación y perfiles: Las personas que sean parte del equipo de auditoría tienen que tener los conocimientos necesarios para esta ocupación.
• Reportes: En los que se puede informar sobre el número de hallazgos, si hay cambios en la organización, si los indicadores están midiendo aquello que nos interesa, etc.
• Coordinación con otros sistemas de gestión: Esto permite no duplicar tareas y acciones.
• Plan de Auditoria Interna: Ayuda a las organizaciones a poder llevar a cabo diversos objetivos y tareas planificadas a través del Sistema de Gestión.
• Evaluación de auditoria: Para verificar qué y cuándo deben medirse los procesos y productos de calidad para obtener los máximos beneficios para la organización.

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