El canal de denuncias de compliance en organizaciones europeas

El canal de denuncias, como su propio nombre indica, se trata de un canal de comunicación de carácter interno a través del cual, cualquier persona puede formular una denuncia anónima sobre comportamientos o escenarios irregulares o delictivos llevados a cabo por los propios empleados o terceras personas que tengan algún tipo de vinculación mercantil. De este modo, le llegará al compliance officer o responsable de cumplimiento normativo de la organización.

En Europa, en concreto el Parlamento Europea aprobó en abril de 2019 la Directiva Whistleblowing. Se trata de una directiva que a través de canales de denuncia seguros, garantiza la protección de las personas que revelen alguna información sobre la organización (pública o privada que cuente con más de 50 trabajadores) o las autoridades si realizan actividades ilegales.

Además, para evitar el miedo que suele producirse ante el hecho de realizar denuncias, la Directiva indica de manera expresa que queda totalmente prohibido actuar con represalias contra aquellas personas que realicen denuncias, llevando a cabo acciones para protegerlos.

Muchas organizaciones ya han establecido un canal de denuncias interno. Este canal es un aspecto fundamental si la organización cuenta con un sistema de compliance, ya que este permite identificar, prevenir y eludir malos hábitos e infracciones normativas,

¿Qué aporta la Directiva?

Es una Directiva de aplicación a infracciones de Derecho Comunitario relacionadas con la contratación pública, la seguridad alimentaria, seguridad pública y protección de consumidores.

Como ya hemos comentado, esta Directiva será de obligado cumplimiento para aquellas entidades públicas, pero también para organizaciones europeas que cuenten con 50 o más trabajadores.

En la Directiva se indica que el debe existir garantías de confidencialidad y tramitación diligente. En el tema de entregas, es necesario un acuse de recibo. Es importante determinar unos plazos moderados y la intervención durante el procedimiento de la denuncia de personas imparciales.

En el caso de que una denuncia concluya con los procedimientos internos de la organización, se pasará a hacer uso de canales externos.

Por su puesto, en la Directiva se contempla como hemos destacado con anterioridad, la prohibición de represalias, como pueden ser: despidos, discriminación, falta al honor, etc.

Sistema de Gestión Compliance

Las organizaciones que se preocupan por el compliance, se apoyan en el establecimiento de Sistemas de Gestión Compliance basados hasta el momento en la norma ISO 19600. Esta norma elaborada por la Organización Internacional de Normalización (ISO) está siendo revisada para adecuarla a los tiempos actuales.

Desde el año 2018, el Comité Técnico TC309 requirió de un grupo de trabajo para comenzar con la revisión de la norma. Depués de algunas reuniones, se ha decidido que la norma ISO 19600 pasará a denominarse como ISO 37301.

Esta nueva norma ISO 37301 contendrá una guía de uso para realizar un establecimiento, progreso, implantación, evaluación, mantenimiento y mejora continua del sistema de compliance. La novedad más importante es que a diferencia de la ISO 19600, la ISO 37301 sí será certificable.

¿Por qué implementar un Sistema de Gestión Compliance?

Entre otros aspectos, con un Sistema de Gestión Compliance se intenta evitar el daño reputacional de las organizaciones y por lo tanto los efectos que se provocan a imagen de marca.

Si una organización no cuenta con instrumentos que le ayuden a reducir y suprimir situaciones corruptas, se ven expuestas a sanciones y multas, descarte de licitaciones públicas o el cierre de lnegocio.

Software para el canal de denuncias de compliance

El canal interno de denuncias o quejas por incumplimientos legales o faltas de conformidad de la normativa interna, es uno de los puntos clave en un sistema de Gestión de compliance. Mediante esta aplicación del Software ISOTools, podrá gestionar de forma integral el tratamiento de las denuncias, desde su recepción y clasificación según prioridad, hasta su resolución y cierre.

Garantiza un canal de denuncias en el que se puede llevar a cabo una el registro de la conducta observada a través de un formulario de forma anónima. Este método garantiza la confidencialidad de los participantes en este proceso.