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Antes de comprar software de gestión empresarial: 7 preguntas clave

La adquisición de un software de gestión empresarial, es una decisión muy importante para cualquier organización. Este tipo de herramientas facilitan la realización de los procesos, aumentan la precisión de los datos necesarios para la correcta toma de decisiones, e integran las diversas operaciones de la organización. Pero, ante tantas opciones que aparecen en el mercado, vale la pena conocer las preguntas clave que debemos formular antes de comprar software de gestión empresarial.

7 preguntas clave, antes de comprar software de gestión empresarial

¿Qué busca la organización en el Software de Gestión?

Lo primero que se debe buscar en un software de gestión es la capacidad para solucionar las necesidades de la organización. Las organizaciones minoristas, por ejemplo, tienen requerimientos diferentes a las industrias, y estas a su vez, son diferentes a las de servicios generales.

Es importante que el software se adapte a los procesos de la organización, y no lo contrario. Para saber exactamente cuáles son los requerimientos de la organización, es preciso conocer los procesos de trabajo, definir las necesidades operativas, establecer los puntos críticos y considerar los proyectos de expansión.

A partir de ahí, será posible analizar las diversas opciones que el mercado ofrece. Una forma fácil de hacerlo es consultando a organizaciones con perfil similar al de su organización.

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¿Qué debo saber sobre el proveedor de software?

Por supuesto, la credibilidad, la reputación y la experiencia que el fabricante del software tenga en el mercado, resultan de gran relevancia a la hora de elegir el proveedor.

Asegurarse de que el proveedor elegido presta un buen servicio de soporte técnico. La rapidez con que se resuelvan los problemas y la certeza de que las soluciones ofrecidas impactarán en forma efectiva en la calidad del sistema.

Un software que no funciona y que presenta problemas que no se solucionan, puede significar que varios procesos dentro de la organización se paralicen, teniendo como resultado perdidas de dinero.

¿Qué tan flexible es el software?

Antes de comprar software de gestión empresarial, es importante comprobar la flexibilidad y la capacidad que tenga para transformarse y adaptarse cuando sea necesario.

La elección del software debe considerar las necesidades actuales, pero también los posibles requerimientos futuros. Cuantas más opciones ofrezca el software, ciertamente más dúctil y maleable será para la organización.

¿Cuál es el presupuesto?

Como ya lo hemos afirmado, el mercado es generoso en opciones y alternativas. Igualmente, los costos y la gama de precios varían en forma considerable de una a otra. Es importante consultar si se trata de una solución lista para incorporar los datos o, si es posible, diseñada para ajustarse a los requisitos de la organización.

Recuerde que el precio puede o no incluir algunos costos adicionales, como la personalización, la capacitación, pruebas del sistema…

¿Cuál es el retorno de la inversión?

Comprar software de gestión empresarial es una inversión. Como tal, es necesario conocer el potencial de retorno de la inversión. Muchos proveedores ofrecerán cifras encantadoras sobre el tema. Conviene hacer una evaluación independiente sobre el tema.

Algunas soluciones, aunque pueden tener un retorno de inversión muy alto, esto se puede compensar con las grandes bondades que el sistema ofrezca.

¿Cuáles son las opciones de implementación?

Cualquier solución de software, sea de gestión empresarial o de otro tipo, plantea la posibilidad de utilizar almacenaje en la nube, en servidores del proveedor, o probablemente, este sea un tema que deba solucionar su organización.

Estas son opciones que se deben discutir antes de comprar el software. La elección debe ser apropiada a las necesidades y el presupuesto de la organización, pero también debe atender los requerimientos en materia de seguridad de la información.

¿Es un sistema fácil de utilizar?

La mencionamos en último lugar, pero tal vez es una de las preguntas más importantes que se deben formular antes de comprar software de gestión empresarial.

Recuerde que no todas las personas que se van a encargar de mantener el sistema, como una tarea diaria, son ingenieros de sistemas o algo similar. En este punto es importante aclarar la cantidad de horas de capacitación, y los temas que se tratarán en esas sesiones.

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Si bien, puede consultar todos los Casos de Éxito de las organizaciones que ya han trabajado con nosotros a través de nuestra sección de Clientes, donde mostramos cómo estas organizaciones han logrado mejorar la eficiencia, la calidad y cumplir con los requisitos de sistemas de gestión basados en normas ISO.

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