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Características de un mapa de procesos de negocio

Mapa de procesos de negocio

El mapa de procesos de negocio es una técnica de gran utilidad, de uso frecuente en organizaciones que desean entender con claridad y sencillez como funciona una unidad de negocios y lo que representa cada proceso en términos de entradas, salidas y acciones, todo ello dentro de una estructura jerárquica.

En un mapa de procesos de negocios, también podemos encontrar los documentos, recursos e indicadores relacionados con esos procesos, de tal forma que este ejercicio resulta esencial para la comprensión y documentación de metodologías que tengan por propósito mejorarlos.

Es a partir de un mapa de procesos de negocio bien estructurado que las organizaciones pueden alcanzar la competitividad necesaria para liderar un mercado. Dado que la capacidad y la rapidez con las que la organización pueda adaptarse a los cambios, puede hacer una diferencia sustancial con respecto a sus competidores, esta herramienta resulta de especial interés, razón por la cual, hemos considerado oportuno compartir algunas de sus características.

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Características de un mapa de procesos de negocios

El mapa y la estructura de la organización

Los procesos de negocio, definidos en el mapa, no tienen porque relacionarse directamente con la estructura de la organización. Ciertamente, las actividades detalladas por la arquitectura de procesos, en algún nivel de detalle son realizadas por personas que desempeñan un papel en la organización, lo cual no implica que la creación de valor para cada proceso, este determinado por la jerarquía interna de quien, o quienes, tienen a cargo el proceso.

De hecho, una buena prueba para verificar la calidad de un trabajo de arquitectura de procesos, es preguntar si esa estructura puede sobrevivir a una reorganización interna de la organización. Sí la respuesta es “no”, entonces estamos ante un mapa de procesos ineficaz y no sostenible en el tiempo.

El mapa y la tecnología

Los procesos de una organización suelen ser diseñados por otras organizaciones proveedoras de tecnología y servicios, lo que hace que estén vinculados en alguna forma a un esquema propuesto por ese proveedor.

En el mapa de procesos de negocio puede resultar fácil utilizar estos esquemas como punto de partida. Sin embargo, no siempre existe una correlación exacta entre un proceso tecnológico y un proceso de negocio. Las perspectivas suelen ser diferentes y los objetivos también, por ello conviene no caer en la trampa de seguir la tecnología a la hora de construir una arquitectura de procesos.

Un mapa para cada unidad de negocio

Dentro del argot que se utiliza en materia de arquitectura de procesos, muchas veces escuchará usted la expresión “proceso de extremo a extremo”. Pero ¿Qué es una arquitectura de proceso de extremo a extremo?: para entender este concepto debemos tener en cuenta que algunas organizaciones tienen varias líneas de negocios, productos, servicios, mercados, sucursales, etcétera.

Tratar de consolidad toda esta red en una arquitectura de proceso consolidada – proceso de extremo a extremo -, puede ser un error, debido al tamaño y la complejidad que podría alcanzar un mapa de tales dimensiones.

Resulta un poco más aconsejable construir un mapa de procesos de negocios, por cada unidad, por producto o por sucursal, aunque ellos compartan recursos en común.

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Límite de la estructura del mapa

Sigamos pensando en términos arquitectónicos. El nivel de la estructura debe ser alto, evitando caer en detalles innecesarios. En el mapa, las organizaciones no deben profundizar en detalles de las actividades, sino en la descripción de procesos.

La estructura debe estar dominada por “lo que hacemos” y no “como lo hacemos”. Por ejemplo, un proceso puede ser “vender”, sin que tengamos que entrar a detallar la estrategia de ventas de la organización.

Aunque no se trata de una regla inapelable, en un mapa de procesos de negocios, tres niveles de profundidad pueden ser suficientes para alcanzar los objetivos propuestos.

Medición de los resultados

Finalmente, mencionamos una de las características de un mapa de procesos de negocios más importantes. La capacidad de cuantificar o calificar los resultados. Los procesos, a nivel arquitectónicos siempre deben ser medibles en términos de su eficacia y del valor que arroja en términos de necesidades satisfechas.

Un mapa de procesos, más que una guía práctica de actividades, aporta indicadores claves de desempeño e igualmente permiten identificar oportunidades y acciones correctivas a realizar. De ahí su importancia.

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