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Cómo mejorar la planificación de las Auditorías con la App Gestión de Auditorías de ISOTools

Mejorar la planificación de las Auditorías

Todos los esfuerzos realizados por las organizaciones orientados a mejorar la planificación y realización de las Auditorías permite a las organizaciones obtener importantes beneficios derivados de la mejora continua que las inspecciones y auditorías permiten junto con la optimización de los recursos, aspectos esenciales en el mantenimiento de todo Sistema de Gestión empresarial e institucional para alcanzar los resultados esperados. 

Gestión de auditorías internas en la práctica

A la hora de proceder a la gestión de las auditorías internas, algunos de los principales problemas que suelen aparecer son los siguientes:

  • Falta de una planificación anticipada de la auditoria.
  • Datos, documentos y registros no actualizados.
  • No disponer de las herramientas adecuadas con las que poder ejecutar satisfactoriamente el programa de auditorías, así como las actualizaciones y revisiones que necesiten de manera automatizada.
  • No disponer de un sistema de notificaciones y alertas que avisen de las auditorías que han sido planificadas.
  • Descontrol sobre los informes emitidos de las auditorías realizadas o incluso pérdida de los mismos.
  • Dificultad para contar con una trazabilidad del proceso de auditoría.
  • El seguimiento de las no conformidades detectadas se ve dificultado.
  • No contar con las herramientas necesarias con las que obtener evidencias y pruebas fiables como las listas de verificación automatizadas.
  • Problemas del auditor para acceder al punto de auditorías por no disponer del permiso para el acceso o no contar con el Equipo de Protección Personal (EPP).
  • No registrar los hallazgos detectados, confiando en la memoria del auditor.

Este tipo de situaciones da lugar en muchas ocasiones al incumplimiento en las fechas previstas, retrasos, que no se realice un análisis adecuado, evaluaciones sujetas a errores, etc. que comprometen la eficacia de los Sistemas de Gestión, frenan la mejora de procesos, dificultan la toma de decisiones y la consecución de las metas.

Esta situación, lleva a las organizaciones, a buscar soluciones con las que poder mejorar la planificación de las Auditorías mediante un enfoque sistémico, permitiéndoles conseguir un importante valor real a las mismas de cara a la obtención de la mejora continua.

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App Gestión de Auditorías de ISOTools para mejorar la planificación de las Auditorías

La App Gestión de Auditorías de ISOTools permite a las organizaciones agilizar y hacer más eficaz su gestión y planificación del programa de auditorías.

Para ello, a través de la App gestión de Auditorías de ISOTools se puede realizar la gestión completa del programa de auditorías así como cada uno de los planes individuales. De esta forma, la organización puede contar con el circuito de auditorías a realizar y planificarlas tanto individual como conjuntamente.

Una vez aprobadas, podemos llevar a cabo la consulta y verificación de cada auditoría.

Para la planificación de cada auditoría, la herramienta permite considerar fechas de inicio, revisiones por parte de los responsables, aprobación y ejecución de cada auditoría. En la siguiente imagen se muestra una vista del workflow (flujo de trabajo) del Programa de Auditorías:

Además, es posible personalizar la herramienta para realizar la planificación del programa de auditorías con toda la información que requiera la organización: requisitos de una norma, objetivos, auditor líder, equipo auditor, planificación, reunión de inicio y reunión final, workflow de aprobación del Plan de Auditoría, incluir checklists de verificación de cumplimiento de todas las actividades, campos para introducir en la propia plataforma el informe de auditoría o adjuntarlo, validación por parte del auditor jefe y gestionar los hallazgos encontrados.

A ello le sumamos además, la casuística que arroja este sistema, a través de la cual informa si la implementación se ha ejecutado de manera correcta. En caso de no haberse realizado correctamente, el propio sistema permite volver hacia atrás para la corrección de los aspectos o información que sea necesarios.

En la siguiente imagen, se muestra un ejemplo de workflow para gestionar hallazgos de auditorías.

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Es decir, esta aplicación permite la gestión completa del programa de auditorías, lo que de manera concreta engloba la realización de las siguientes funciones:

  • Planificación de los programas de auditorías y planes.
  • Gestión de múltiples auditorías de una forma más sencilla a la vez que efectiva.
  • Permite establecer relaciones entre las actividades de auditorías y las de control.
  • Programación de los auditores en base a sus certificaciones.
  • Mayor alcance de las auditorías, al incluir procesos, áreas, productos, cláusulas de la norma y programas.
  • Elaboración de listas de de verificación.
  • Asignación de tareas de auditorías en base a los lineamientos de trabajo.
  • El equipo encargado de las operaciones puede ver las recomendaciones formuladas en base a los cuales definir planes de acción.
  • Los auditores pueden tener un seguimiento de los planes de acción.
  • Automatización de los procesos de revisión y aprobación.
  • Atribución automática de las actividades del plan de auditoría tras su aprobación.
  • Notificaciones automáticas a los usuarios.
  • Realización del proceso de investigación de causas de manera completo.
  • Posibilita anexar documentos y archivos a cada proceso de auditoría.
  • Genera automáticamente los informes de las auditorías, informando de los problemas.
  • Permite conocer en tiempo real la situación de los indicadores definidos.

Si quieres recibir más información sobre cómo poder mejorar la planificación de las auditorías con el software ISOTools Excellence, puedes ya contactar con nuestros expertos consultores y te ayudaremos a mejorar la planificación de las auditorías y optimizar el funcionamiento de tus Sistemas de Gestión.

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