Plan de Trabajo Anual del SG-SST
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Plan de Trabajo Anual del SG-SST

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Es necesario diseñar y desarrollar un Plan de Trabajo Anual del SG-SST, el cual contemplará toda la información de entrada, como por ejemplo:

  • Evaluación inicial
  • Identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos
  • Resultados de las auditorías internas
  • Revisiones por la alta dirección
  • Acciones preventivas y correctivas

El Plan de Trabajo Anual del SG-SST de cada organización deberá identificar, como mínimo, lo siguiente:

  • Metas
  • Responsabilidades
  • Recursos financieros
  • Recursos técnicos
  • Personal cualificado
  • Cronograma de actividades

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A continuación ponemos un ejemplo de plan de trabajo:

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El plan de trabajo debe estar firmado por el Responsable del SG-SST y el gerente de la organización.

El plan de trabajo anual es único para cada empresa

El Decreto 1072 de 2015 define que la elaboración de un Plan de Trabajo Anual es una de las obligaciones de los gerentes y constituye uno de los documentos indispensables dentro del sistema.

En el artículo 2.2.4.6.8 el decreto nos dice que el gerente debe:

Diseñar y desarrollar un plan de trabajo anual para conseguir cada uno de los objetivos propuestos en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), el cual debe identificar de forma clara las metas, las responsabilidades, los recursos y el cronograma de actividades, siguiendo la concordancia con los estándares mínimos del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad del Sistema General de Riesgos Laborales.

En el artículo 2.2.4.6.12, se refiere a la documentación, se establece la obligación de que el plan de trabajo anual esté firmado por el gerente y por el responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

Por otro lado, el Plan de Trabajo Anual es uno de los elementos esenciales en la revisión por la alta dirección, que se establece dentro del artículo 2.2.4.6.31.

Especialmente, el decreto indica que la alta dirección deberá determinar en qué medida se cumple con la política y los objetivos de seguridad y salud en el trabajo, además se deberán controlar todos los riesgos.

Fundamentos del plan de trabajo anual

El Plan de Trabajo Anual es uno de los resultados del proceso de implementación del SG-SST. Al mismo tiempo, representa uno de los ejes principales ya que debe guardar plena coherencia con lo que se ha definido en la planificación del SG-SST y con los objetivos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Una vez han sido identificadas todas las prioridades en materia de seguridad y salud en el trabajo, se deben concretar medidas de prevención y control, que se materializan precisamente en el plan de trabajo anual.

Este plan debe tener en cuento los programas que han sido definidos y las actividades, el presupuesto asignado para el SG-SST y la disponibilidad de recursos técnicos y humanos para su ejecución.

Elaborar el plan de trabajo anual

Para realizar un Plan de Trabajo Anual se debe partir de riesgos y peligros prioritarios identificados en la evaluación inicial. Básicamente se deben plantear las metas alcanzables en el periodo de un año para minimizar y monitorear los factores que pueden afectar a la seguridad y salud en el trabajo o la buena marcha de la organización.

En la elaboración del Plan de Trabajo Anual se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

Programas

Los programas son el conjunto de acciones que se deben realizar en las distintas áreas, para garantizar el cumplimiento de los objetivos del SG-SST. Comprenden al programa de capacitación, programa de auditoría, programa de tareas de alto riesgo, programa de emergencias, programas de vigilancia epidemiológica, etc.

El plan anual debe tener como mínimo una actividad de cada uno de los programas definidos en el SG-SST de la organización. Una vez finalice el plan de trabajo anual, se deberán verificar las actividades que se realizan en los programas.

Evidencias de ejecución del plan

El artículo 2.2.4.6.12 del decreto 1072 de 2015 establece que el gerente debe mantener disponibles y actualizados los documentos relacionados con el SG-SST.

Una vez se inicie la ejecución del plan de trabajo anual, se hace necesario que de cada una de las actividades se genere una evidencia de su cumplimiento. Esta evidencia puede existir en papel, disco, magnético, óptico o electrónico, fotografía o una combinación de éstos.

Durante la elaboración del plan de trabajo anual se deberá verificar que para cada actividad exista un procedimiento, un formato, un manual, una guía o cualquier otro documento que determine cómo se genera la evidencia de la ejecución y cómo será almacenada.

Cronograma

El cronograma de actividades contiene todas las acciones que se deben desarrollar, con las fechas respectivas de iniciación y terminación de cada una de ella, en forma consecutiva. También se deberán identificar a todos los responsables de cada una de las actividades.

Se incluirá dicho cronograma en las tareas de preparación que deberán ejecutarse antes de realizar alguna actividad, esto facilitará que cuando llegue el momento no tenga que improvisar.

Un plan de trabajo realista

El Plan de Trabajo Anual se debe elaborar tiendo en cuenta la realidad de la empresa. Deberá tener en cuenta el presupuesto disponible para el SG-SST durante el año, promover actividades cuya realización exceda el presupuesto asignado por la alta dirección generará que las actividades sean canceladas y que al finalizar el año no se pueda cumplir con los objetivos propuestos.

Software SG-SST

Para que todo este proceso sea más eficaz las organizaciones proceden a la automatización del SG-SST mediante herramientas como el Software ISOTools Excellence. Este software da respuesta a cada uno de los requisitos de la norma, dando cumplimiento a la misma.

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