Sistemas integrados: ¿Qué metodología de integración es la adecuada para mi organización?

• Planificación.
• Gestión de recursos.
• Realización del producto.
• Medición, análisis y mejora.

Cabe destacar que los procesos incluidos en el ámbito de la realización del producto, serán los únicos característicos de cada organización. Esto es así según el producto realizado o servicio ofrecido.

Si realizamos una comparativa entre las metodologías de integración empleadas, podemos afirmar que el enfoque basado en estándares es el más fácil de implantar. Esta metodología fundamentada en los estándares hace uso de pocos recursos, pero no genera grandes beneficios ya que impide diferenciar a una organización del resto de organizaciones que hagan uso de la misma metodología

Todo lo contrario ocurre en el caso de la metodología basada en los principios TQM. Debemos saber que este tipo de metodología ofrece mejores resultados, aunque precisa de mayores recursos.

La decisión de qué tipo de metodología se debe emplear para llevar a cabo la integración de los sistemas de gestión de una organización, la adopta la propia empresa basándose en sus necesidades.

Es importante conocer que el enfoque basado en los principios TQM, es la única metodología que permite realizar una integración completa, esto es debido a que surge de los procesos de la empresa.

En función de la metodología de integración, la magnitud de los documentos requeridos será por el Sistema de Gestión Integrado será mayor o menor. El hecho de que las organizaciones se decanten por el uso de un mapa de procesos, les hace posible minimizar los procedimientos empleados. Además podemos decir que la gran mayoría de las organizaciones consiguen la integración total cuando emplean mapas de procesos.

Aunque la existencia de distintos departamentos no tiene que ver con el tipo de metodología empleada, es cierto que la agrupación de los departamentos involucrados en la integración de sistemas y por lo tanto, de sus responsabilidades favorece y facilita el proceso. Por lo tanto, se puede concluir que contar con una estructura organizativa integrada favorece a alcanzar mayores niveles de integración de los sistemas de gestión.

Para desarrollar correctamente la integración de sistemas, resulta básico conocer el estado de madurez del sistema. Asimismo, es necesario prestar atención a otras variables como la complejidad, alcance y riesgos asociados.

Teniendo en cuenta todo esto, hay que decidir qué tipo de integración de sistemas de gestión realizar, ya que puede ser progresiva o simultánea.

Para el caso de la integración simultánea, la organización integra a la vez desde el comienzo todos los sistemas de gestión involucrados:

• En un principio se produce sobre una de las áreas y posteriormente se integran el resto.
• Fomenta la integración desde el punto de vista de la alineación y/o combinación de sistemas. Esto puede originar problemas en la distribución y/ o modificación de responsabilidades.
• No requiere de un equipo multidisciplinar, ya que este puede adquirir los conocimientos necesarios  de un modo progresivo.
• Existe un referente normativo para cada uno de los sistemas que se desean integrar.

En el caso de gestionar una integración progresiva, la organización integra por fases los diferentes sistemas de gestión que van a participar. Su uso implica:

• Un diseño fácil del sistema de gestión integrado desde el principio, ya que establece una estructura dirigida a todas las áreas de gestión.
• Fomenta la integración total, por lo que las responsabilidades se asignan desde una perspectiva integradora.
• La necesidad de contar con un equipo multidisciplinar.
• No existe un referente normativo para la implantación de un sistema de gestión integrado.

Normalmente las organizaciones realizan una integración progresiva, siempre en función de sus necesidades y de los recursos disponibles.

Durante la integración progresiva de sistemas, destacamos a su vez tres secuencias de integración diferentes:

• 1-2-3: implantación de un primer sistema, seguido de un segundo y para terminar de un tercero.
• 1-1-2: En el momento inicial se hace la integración simultánea de dos sistemas y para finalizar se incorpora un tercero.
• 1-2-2: Al comienzo, tiene lugar la implantación de un sistema de gestión que concluye con la integración simultánea de dos sistemas.

De las alternativas ofrecidas anteriormente, comentamos que la más habitual es la que hemos denominados como 1-2-3.
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