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Gestión por procesos. También en Centros Educativos

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Procesos

La Gestión por Procesos es la forma de gestionar los centros educativos  basándose en los Procesos, entendiendo estos como una secuencia de actividades orientadas a generar un valor añadido sobre una entrada para conseguir un resultado, y una salida que a su vez satisfaga los requerimientos del Cliente, en este caso (alumnos y familias).

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La Gestión por Procesos es la piedra angular tanto de las normas ISO como de los modelos de Excelencia. Su implantación puede ayudar a una mejora significativa en todos los ámbitos de gestión de las organizaciones.

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Hemos de destacar que en los centros educativos el proceso clave es el de ENSEÑANZA Y APRENDIZAJE ya que es el pilar fundamental de la enseñanza de los alumnos. Pero hay otros muchos alrededor de él que sin ellos no sería posible la enseñanza, como pueden ser : Matriculación de alumnado, Gestión de actividades extraescolares, Planificación Estratégica del centro, Gestión de profesores ( Gestión Humana), etc..

Si un centro decide implementar  un Sistema de Gestión de Calidad, parece claro que el primer  paso a trabajar debe ser una adecuada Gestión por Procesos, lo que implica una nueva  percepción de la gestión de los procesos educativos, caracterizada por:

  • Orientación de las actividades realizadas por el centro a la satisfacción de  los implicados en su gestión: alumnos; padres y familiares; profesores,  personal de administración y servicios, y directivos del centro; comunidad y  entorno social donde el centro presta sus servicios; empresas e instituciones;  Titularidad del centro; etcétera.
  • Organización y asignación de responsabilidades entre las personas de forma  transversal. La asignación de tareas de forma departamental pasa a  subordinarse a la designación de responsabilidades en función de la  intervención en los procesos. Es una visión más plana y sencilla del centro,  no tan jerárquica y burocrática como a veces pudiera resultar según los  enfoques más clásicos de organización del trabajo.
  • Evaluación de la gestión en base a los indicadores de rendimiento y  resultados de los procesos definidos. De esta forma, el cumplimiento de las  tareas y actividades encomendadas no se considera suficiente, es necesario  obtener los resultados planificados en función de la finalidad perseguida con  cada proceso.

Para introducir todos estos cambios de  enfoque en la gestión educativa, es  prioritario el COMPROMISO Y PARTICIPACIÓN de los DIRECTIVOS, sin cuyo  liderazgo resulta inadecuado, ineficaz e imposible la implantación con ciertas garantías de  los Sistemas de Gestión de Calidad (o por procesos).

Los centros educativos comienzan con la definición de un PLAN ESTRATÉGICO, definiendo MISIÓN, VISIÓN Y VALORES del centro, debemos de entender que definiendo estos ítems vamos a fijarnos el norte , hacia donde queremos ir.  La gestión por procesos será el lenguaje que nos permitirá leer y avanzar, pero si no fijamos el norte, de nada nos servirá tener unos fantásticos procesos definidos.

El siguiente paso será la definición del mapa de procesos del centro, ¿Cómo lo hacemos, o que pasos podemos seguir?

  1. Identificación de procesos
  2. Inventario de procesos
  3. Clasificación de procesos
  4. Mapa de procesos
  5. Selección de procesos

De todas ellas no vamos a hablar en este artículo, ya pasaremos a escribir uno específico de cada uno de las etapas, pero destacar por ejemplo la IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS, la primera fase y la más importante ya que se deben de identificar muy bien que procesos son los del centro educativo para no realizar trabajo doble.

Una vez se tengan definidos todos los procesos del centro, definido el mapa de procesos, se tendrá que trabajar sobre cada uno de ellos, identificando:

  1. Ficha del proceso
  2. Procedimientos relacionados
  3. Registros relacionados
  4. Personas involucradas en el proceso
  5. Indicadores del proceso.
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Para toda la definición de la información del proceso, se tendrá que asignar un responsable por proceso y las personas involucradas en el proceso para que puedan aportar y entre todos ir desarrollando el proceso en cuestión. En los centros educativos suelen formar grupos de trabajo por proceso para ir desarrollando la información.

El enfoque de ISOTools a la gestión por procesos facilita el trabajo a las organizaciones que quieren implementar esta forma de trabajo sin recurrir a la certificación o acreditación. ISOTools les permite diseñar mapas, procesos, fichas, work flows, indicadores de desempeño, personas participantes, así como vincular objetivos de mejora o requerimientos legales.

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