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EFQM

EFQM: Auto-Evaluación y Evaluación Externa

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Proceso de autoevaluación EFQM:

1ª Reunión de Presentación.

El equipo directivo se reúne para decidir cual es la puntuación que obtiene la empresa en cada uno de sus apartados de los que se compone el modelo.

2ª Puntuación de 0 a 10 Individual.

Cada participante previamente, dos semanas antes, por ejemplo, habrá realizado la puntuación de forma personal e individual de estos aspectos. Durante la reunión cada directivo dará su puntuación de cada uno de los apartados.

3ª Reunión de Consenso.

Lo normal, y dado que existen diferentes preguntas a las cuales cada directivo puntuará diferente, provocará un dialogo el cual no finaliza hasta que todas las puntuaciones de cada pregunta de cada apartado por cada persona tienen una diferencia menor o igual al 25 por ciento entre las puntuaciones aportadas por los allí reunidos. Se trata de puntuar, no sólo el enfoque de cada aspecto, sino también el resultado, pues podría pasar, y de hecho suele ser muy frecuente, que el enfoque sea mejor que el resultado.

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4ª Planificación de Acciones para la mejora.

En esta evaluación se apuntan además de los resultados, los puntos de mejora de la gestión. Cada directivo utiliza esta lista para marcar los objetivos del departamento que se trasladan a toda la organización de una forma rápida y sencilla, en forma de plan estratégico que defina las acciones, la metodología, los recursos y la programación.

5ª Puntuación y Redacción de la Memoria de Autoevaluación

La evaluación de los criterios se realiza por subcriterio, según los elementos del enfoque REDER que le corresponda se puntúa de 0 a 100.

El informe debe recoger las evidencias por criterio, puntos fuertes y áreas de mejora.

Evaluación Externa EFQM

La diferencia entre las dos modalidades radica en la implicación de los profesionales de la entidad, recomendándose la realización de ambas de forma secuencial.

La ventaja de la Autoevaluación radica en el buen aprovechamiento de los conocimientos específicos sobre la organización de sus profesionales, y la ventaja de la Evaluación Externa se sustenta en la objetividad de las observaciones de un evaluador que no se encuentra implicado en el objeto evaluado.

Tras la autoevaluación, la organización solicita la evaluación externa a una entidad acreditada. Dicha entidad constituye un equipo evaluador, que debe contener como mínimo dos evaluadores y un coordinador senior.

A diferencia con las auditorías de los sistemas ISO que persiguen las no conformidades con la norma, la evaluación EFQM se basa en la búsqueda de evidencias de excelencia en la gestión de la organización, para cada uno de los 32 subcriterios de los 9 criterios.

Los ocho conceptos de excelencia sobre los que se buscan evidencias son:

  1. 1. Lograr resultados equilibrados.
  2. 2. Anadir valor a los clientes
  3. 3. Liderar con visión, inspiración e integridad
  4. 4. Gestionar por procesos
  5. 5. Alcanzar el éxito a través de las personas
  6. 6. Favorecer la creatividad y la innovación
  7. 7. Desarrollar alianzas
  8. 8. Asumir responsabilidades hacia un futuro sostenible.

Si existe evidencia de excelencia sobre el subcriterio, se definirá como PUNTO FUERTE. En cambio, si no existe evidencia en la gestión, el ámbito será considerado como ÁREA DE MEJORA.

Para realizar la evaluación EFQM, los evaluadores se ayudan de una herramienta matricial que cruza los datos de los conceptos en las filas con los subcriterios en las columnas. En cada celda de cruce, se escribe la puntuación sobre 100.

A esta matriz se le denomina matriz de impacto de 9 criterios sobre 8 conceptos. Primero, cada evaluador realiza una valoración individual y de forma aislada. Después, en grupo se exponen en común. En el consenso se debe alcanzar un valoración para cada subcriterio, cuya media final de las opiniones personales no difiera más del 25%.

Este sistema de evaluación subjetiva basada en el consenso obligado de todos los integrantes del equipo evaluador garantiza la objetividad de la puntuación final.

Esta puntuación final, se expresa en QUINTILES y tiene asociada una valoración numérica y lexical:

QUINTIL
PUNTUACIÓN
NOMENCLATURA
Q1
0% – 10%
Sin evidencia o Anecdótico
Q2 – Bronce
15% – 35%
Alguna evidencia
Q3 – Plata
40% – 60%
Evidencia
Q4 – Oro
65% – 85%
Evidencia clara
Q5
90% – 100%
Evidencia total

Las fases de la evaluación son:

1) Análisis de la memoria resultado de la autoevaluación por parte de cada miembro del Equipo Evaluador.

Identificación de las dudas relevantes a aclarar en la reunión previa a la visita de evaluación. El evaluador senior enviará con una semana de antelación las dudas más importantes a aclarar durante la reunión previa.

2) Reunión previa en la propia organización evaluada donde se presentará el equipo evaluador y los directivos. El Equipo evaluador revisa las dudas a compartir con la organización y se entrevista con el equipo directivo para aclarar las dudas relevantes. Finalmente, los evaluadores se reúnen para debatir lo visto y elaborar el borrador de agenda del resto de la visita y define las parejas de visita.

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3) Visita a la organización para entrevistas y análisis de evidencias, tras la que se reunirá el equipo evaluador para debatir y elaborar el borrador de puntos fuertes y áreas de mejora del informe y revisar la agenda de visita que resta por realizar.

4) Redacción personal de detalle del informe. Cada evaluador redactará y puntuará todo el modelo a nivel de subcriterio. El senior redactará la visión global.

5) Reunión de los evaluadores para el consenso del informe final, en el que

6) Envío del informe a la organización.

La duración de una evaluación puede alcanzar entre 1 y 2 semanas. Al finalizar del proceso, se obtiene un Informe de Resultados con la siguiente información recogida en:

– Puntuación de las áreas de la empresa siguiendo los Criterios del Modelo.

– Identificación de Puntos Fuertes y Áreas de Mejora.

– Observaciones que pueden proponer acciones a implantar.

– El análisis de esta información deberá servir como base para la planificación estratégica de la organización y para definir los objetivos correspondientes traducidos en planes de acción.

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