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¿Por qué automatizar su sistema de gestión. ISO9001, ISO14001, OHSAS18001?

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Normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001

ISO 9001, ISO14001 y OHSAS 18001 son sistemas de gestión que están diseñados para ser herramientas útiles de trabajo. Cuando se detecta que el sistema empieza a ser una carga más que una ventaja en el trabajo diario, se deben empezar a tomar medidas.

La automatización de procesos supone una mejora notable en la eficiencia de la gestión diaria de la organización.

Se recomienda el uso de herramientas de automatización o softwares de procesos en organizaciones cuyos sistemas de gestión estén consolidados o por el contrario, supongan un desgaste en tiempo y recursos económicos durante su implantación, impidiendo el desarrollo del negocio en cuestión.

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El siguiente Listado de Comprobación ayuda a determinar el estado del sistema de gestión y a la toma de decisión sobre la automatización:

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  • ¿Considera que invierte demasiado tiempo cumplimentando formatos?
  • ¿Tener al día el SG le quita tiempo de desarrollo del negocio?
  • ¿Le cuesta encontrar documentación?
  • ¿Se ha perdido algún documento en el circuito de aprobación?
  • ¿Le cuesta generar un flujo de comunicación interna eficaz?
  • ¿Le cuesta comunicar la política?
  • ¿La coordinación entre responsables no es fluida?
  • ¿El control de la ejecución de las tareas le genera demasiado tiempo?
  • ¿Tiene problemas para visualizar el estado general de su SG?
  • ¿Tarda mucho tiempo en recopilar los datos y analizar los indicadores?
  • ¿Le gustaría tener un registro de cada documento: impresiones, descargas, modificaciones?
  • ¿Se le presentan inconvenientes al conceder el acceso a la documentación al existir distintos niveles jerárquicos y/o departamentales?
  • ¿Ha tenido alguna No Conformidad por no tener evidencias de que ha comunicado documentos?
  • ¿Le resulta tedioso realizar el listado de documentos en vigor?
  • ¿Le resulta un inconveniente la gestión de la trazabilidad de las Acciones Correctivas?
  • ¿Has tenido en reiteradas ocasiones la misma NC por no haber tenido un buen control de las mismas?
  • ¿Se han duplicado tareas de seguimiento de la efectividad de una AC por no haber detectado a tiempo las NC recurrentes?

Si la mayoría de las respuestas han sido afirmativas, su organización necesita un software que automatice sus procesos. La sistematización suele ser la mejor solución contra la pérdida de tiempo y otros recursos que nos genera la gestión diaria de la burocracia de los sistemas.

Las ventajas que ofrece un software de automatización a cualquier organización en la organización del trabajo diario son numerosas y muy variadas:

  • Se adapta a cualquier sector económico y tipo de organización, independientemente de su tamaño y organización. Son herramientas parametrizables que personalizan las aplicaciones del sistema, permitiendo una gestión sencilla del conocimiento a nivel organizativo y documental.
  • Facilita la disponibilidad y el manejo ágil de la información desde cualquier dispositivo móvil con internet, en cualquier momento y lugar. Esta ventaja se hace muy patente en organizaciones multisede o, por el contrario en negocios sin una sede fija, ya que se basa en sistemas de gestión documental compartida.
  • Centraliza la información de todos los procesos y procedimientos de la organización en un solo lugar, de modo que el Responsable pueda consultarlos y modificarlos ahorrando tiempo y costes. Por ejemplo, el registro inmediato vía internet, de una no conformidad o incidente que ocurra en cualquier punto fuera de la oficina, con un cliente o en una obra.
  • Fomenta el dinamismo en los Sistemas de gestión enfocados hacia la mejora continua y a la obtención de resultados, con una notable mejoría de la eficiencia empresarial.
  • Reorganiza la comunicación interna y externa al vincular una agenda de contactos. Permite al gestor planificar, asignar y avisar las tareas pendientes o prioritarias, de forma inmediata y sencilla. Así mismo, potencia la colaboración y la involucración de todo el personal, al estar todos implicados en los procesos y sus procedimientos.
  • Reduce los trámites en papel, los riesgos de pérdidas de registros y preserva la seguridad de la información de la organización.
  • Ahorra recursos materiales, tiempo y costes, ya que no requiere instalación ni inversión en nuevo hardware. Al estar en red, admite actualizaciones automáticas de la propia plataforma o de las normas y sus requisitos, abaratando costes sobre las versiones instalables.
  • Para organizaciones certificadas, cuyo sistema de gestión esté consolidado, un software de informatización de procesos se constituye como una excelente solución para seguir avanzando en la mejora continua y optimizar la eficacia y eficiencia del mismo. Es la herramienta ideal para integrar y escalar hacia otras normas y modelos de gestión: Calidad, Medio Ambiente, Riesgos Laborales, Excelencia, etc.
  • Para organizaciones en proceso de implantación, se convierte en la perfecta guía durante el transcurso de establecimiento de un sistema de gestión. Desde primera hora la organización logrará una total ensambladura del Sistema de Gestión.
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Antes de contratar una plataforma tecnológica, la organización debe asegurarse que es segura, certificada con SSL, para proteger la confidencialidad de la información. Después, se recomienda que sean flexibles, on demand y escalables, en forma y precio, adaptándose a las necesidades, recursos económicos y humanos, y tiempos de la organización.

Software para Calidad, Medio Ambiente y SSO

La Plataforma Tecnológica ISOTools cuenta con todos los requisitos necesarios para que una organización confíe en ella y la utilice para automatizar sus Sistemas de Gestión. Además es un software que permite integrar las normas citadas, u otras según las necesidades de una entidad, gracias a su estructura modular.

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