ISOTools – herramienta informática para el Programa de Mejoramiento en la Gestión.-
Introducción
En el marco del Sistema de Control de Gestión implementado en Chile, uno de los instrumentos desarrollados es el Programa de Mejoramiento de Gestión (PMG).
Los PMG se centran en el desarrollo de sistemas de gestión mejorando las prácticas en los servicios públicos. La formulación y aplicación de los PMG, se realiza considerando un Programa Marco. El Programa Marco está enmarcado en 5 áreas de mejoramiento de la gestión, comunes para todas las instituciones del Sector Público (Recursos Humanos, Calidad de Atención de Usuarios, Planificación y Control de Gestión, Administración Financiera y Enfoque de Género). Además se ha incorporado Sistema de Seguridad de la Información.
El PMG 2.010 contempla las siguientes áreas y sistemas:
Ante estos retos y obligaciones los Servicios Públicos deben contar con herramientas informáticas que faciliten la administración y gestión de estos procesos. ISOTools se presenta como una solución tecnológica que da una respuesta integrada, sencilla y ágil a estas necesidades.
¿Qué es ISOTools?
ISOTools es una herramienta tecnológica desarrollada especialmente para la gestión de los PMG en los Servicios Públicos chilenos y la implementación de sus respectivos sistemas de gestión de la calidad conforme la norma ISO 9.001.
A través de una sencilla navegación por procesos, controla todos los procedimientos, instructivos, indicadores... del sistema de gestión, a la vez que permite el desarrollo, gestión e implementación de los PMG.
Ventajas y Beneficios
Comunicación: fomenta el trabajo en equipo, la comunicación, la colaboración y el conocimiento compartido. Mejora la información y comunicación entre las partes interesadas, creando una visión global.
Eficiencia: simplifica y reduce la documentación y los registros. Mejora la eficiencia y eficacia en la gestión, reduciendo costes.
Dinamismo: Sistemas de gestión dinámicos enfocados hacia la mejora continua y la obtención de resultados.
Integración: Aumenta las sinergias entre las diferentes áreas y procesos al tener un sistema de gestión único con toda la información centralizada e integrada.
Organización: Planificación y avisos de todas las actividades a realizar respecto del Sistema de Gestión. Perfecta gestión del conocimiento a nivel organizativo y documental.
Ahorro: Reduce los tiempos y costos dedicados a implantar y mantener el sistema.
Sencillez: Solución fácil, amigable, cómoda e intuitiva. Personalizable, adaptable y versátil. Su alto grado de parametrización hace que sea una herramienta abierta a los cambios propuestos.
Valor agregado: Facilita la mejora continua y el mejoramiento de la gestión.
Funcionalidades
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Sistema de Gestión
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Funcionalidades
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Recursos Humanos
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Definición de Puestos. Gestión de Personas. Definición de responsabilidades y autoridades.
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Gestión de Procesos
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Definición de los procesos de la organización. Despliegue de la información a través del mapa. Vinculación con procedimientos, instrucciones, objetivos, indicadores...
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Gestión Documental
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Revisión, aprobación, control de cambios y de versiones. Gestión de documentos en vigor / obsoletos. Distribución de documentos.
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Formatos y Registros
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Indicadores
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No Conformidades / Acciones Correctivas
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Definición, investigación de las no conformidades. Definición de las causas de las no conformidades y tomar medidas necesarias para que no vuelva a ocurrir.
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Producto No Conforme
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Auditorías
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Plan anual de auditorías, indicando el programa de la misma, los auditores, etc. Informe de auditoría. No conformidades y acciones correctivas realizadas para subsanarlas.
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Revisión por la dirección
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Comunicación Interna
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Comunicación eficaz entre los trabajadores del sistema de gestión de calidad.
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Satisfacción de Clientes
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Definición de diferentes encuestas para medir la satisfacción del cliente. Envío por emails de las encuestas y estadísticas automáticas de las mismas.
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Evaluación de Proveedores
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Control de comunicados de procedimientos, requisitos aplicables a los proveedores. Se gestionará desde este módulo dejando registro de los diferentes comunicados que realicemos.
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Objetivos
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Definiremos los objetivos de la Organización, dejando constancia de indicadores asociados a estos objetivos. Acciones asociados a los objetivos para el cumplimiento de estos.
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Infraestructuras
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Definición del inventario de la Organización, llevando el control de los mantenimientos y reparaciones realizados a cada equipo.
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PMG
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Funcionalidades
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Sistema de Capacitación - SCAP
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Gestión de Recursos Humanos
Capacitación
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Sistema de Evaluación de Desempeño – SED
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Gestión de Recursos Humanos
Gestión por Competencias.
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3. Sistema de Auditoría Interna – SAI
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Auditorías
Gestión de Riesgos en Procesos
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4. Sistema de Compras y Contrataciones
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Compras??
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5. Sistema de Higiene, Seguridad y Mejoramiento de Ambientes de Trabajo - SHSYMAT
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Gestión de Recursos Humanos
Riesgos Laborales
Gestión de Equipos de Protección Individual
Incidentes.
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6. Sistema Integral de Información y Atención Ciudadana – SIIAC
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¿??
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7. Sistema Planificación y Control de Gestión – SPCG
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Misión / Visión / Valores
Objetivos Estratégicos
Cuadro de Mando Integral – Indicadores
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8. Sistemas de la Seguridad de la Información - SSI
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Evaluación de la Seguridad de la Información – Análisis de Riesgos
Salvaguardas
Controles
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